10 tipov na rozvoj efektívnych komunikačných zručností na pracovisku

Mladý asistent, ktorý vrieskol medzi nevôľou a beznádejou, nevedel, ako reagovať na trojstránkovú poznámku, ktorá uvádza neúspech po zlyhaní úloh a očakávaní, ktoré skupina nesplnila. Memorandum bolo ukončené hrozbou, že „veci sa musia zmeniť alebo inak“ a že on, manažér, sa už nezaujímal o jednotlivcov kvôli ich nedostatkom. Môj priateľ, rozpoltený medzi odchodom z toho, čo považoval za nespravodlivé hodnotenie alebo zostaním, keď by ďalší postup mohol byť oneskorený alebo nemožný, sa ma opýtal: „Čo mám robiť? Skončite alebo zostaňte v nádeji, že nebudem prepustený? “

Komunikácia na pracovisku zameraná na výsledky

Výsledkom je všetka komunikácia. Bol však výsledkom v tomto prípade ten, ktorý si želal manažér, ktorý napísal poznámku? Obchodné vzťahy, najmä vzťahy medzi nadriadenými a podriadenými, sú často vysoké z dôvodu nedostatočnej komunikácie, nedostatku alebo nesprávneho výkladu faktov, tlakového prostredia a vzájomného záväzku k úspechu. Rovnako ako v športe a politike, mnoho podnikateľských chýb nie je nútených. Krížové kopce sa stávajú horami a chyby sa stávajú katastrofami v dôsledku emócií a prehnaní.

Výskum ukázal, že emócie často potlačujú intelekt, čo je dôsledok nutnosti bojovať alebo utekať pred vecami, keď zvieratá jedli ľudí, ktorí sa pomaly rozhodli, či sú nebezpeční. Našťastie väčšina firiem nemá prostredie „zabiť alebo byť zabitý“ - sme však stále pripravení na jedno reagovať.

V tomto prípade neúspešné úsilie manažéra motivovať svojich zamestnancov. Aj keď sa vo vzhľade a činnostiach obchodu vyskytli zjavné nedostatky, ktoré bolo potrebné napraviť, výsledkom poznámky bolo zamerať pozornosť na osobnosti, nie na výkon. Zatiaľ čo poznámka pre manažéra v krátkodobom horizonte nepochybne patrila do kategórie katarizmu, dlhodobým dopadom bola strata dôvery a dôvery v jeho schopnosť viesť, zvýšenie každodenného napätia medzi manažérom a ostatnými zamestnancami. a pravdepodobnosť výraznej straty budúcich potenciálnych manažérov a ich nahromadených inštitucionálnych znalostí. Ako mohol manažér situáciu riešiť inak?

Efektívna komunikácia: Manažér

Manažér môže urobiť niekoľko, aby zlepšil svoje komunikačné schopnosti:

1. Pred prijatím akýchkoľvek opatrení zvážte situáciu
Naše emócie nás pokúšajú robiť rýchle rozhodnutia na základe povrchných dôkazov, ktoré nemusia odrážať skutočnú povahu problému. Manažér predpokladal, že zlý vzhľad obchodu bol spôsobený nedostatkom úsilia a pozornosti zamestnancov. Nezohľadnil skutočnosť, že niekoľko zamestnancov obchodu bolo z dôvodu finančnej situácie ukončených, zatiaľ čo pracovné zaťaženie obchodu zostalo rovnaké. Každý asistent manažéra bol zodpovedný za viac oblastí s menším počtom ľudí na prácu.

Okrem toho sa od každého asistenta vyžadovalo zníženie mzdy v dôsledku straty veľkého zákazníka a každý sa obával, že strata zákazníka by spomalila jeho vlastnú povýšenie na vedúceho skladu. Aj keď to nebolo zamýšľané, ich úsilie pravdepodobne utrpelo z dôvodu ich vlastných starostí.

2. Zhromaždite a potvrďte informácie pred prijatím rozhodnutia
Máme tendenciu zamieňať príznaky s ochorením a následne liečiť symptóm skôr ako základné ochorenie. Technológia nám umožňuje zachytiť obrovské množstvo údajov a nakrájať ich na kocky, aby sa javili tak, ako chceme. Dáta sú však reprezentáciou problému, nie samotného problému. Pozorovanie práce asistentov a ich rozprávanie a počúvanie o aspektoch ich zamestnania by mohlo viesť k inému záveru, ako ten, ktorý manažér dosiahol..

3. Zamerajte sa na problémy, nie na osobnosti
Memorandum manažéra zaútočilo na charakter každého asistenta tým, že naznačovalo, že boli leniví, opustení alebo ho zradili. Dôsledky zosilnili emocionálny kontext memoranda a zatienili jeho faktický obsah a účel.

Asistenti v reakcii reagovali s emóciami bez toho, aby prestali zvažovať platnosť faktov alebo sa pokúšali dať manažérovi nejaké vysvetlenie. Vždy, keď sa zaoberáme akoukoľvek záležitosťou, ktorá môže mať emocionálny obsah, malo by platiť „24-hodinové pravidlo“: neposielajte e-maily, správy, listy, poznámky alebo správy ostatným, kým nemáte deň na zváženie jeho obsah a sú si istí, že sprostredkujú fakty a tón, ktorý chcete.

4. Spravujte jednotlivcov, nie skupiny
Manažérska poznámka bola adresovaná všetkým a nikomu. Nedostatok špecifickosti umožnil každému príjemcovi vyhnúť sa osobnej zodpovednosti, pretože každý cítil, že jeho vlastné úsilie splnilo očakávania. V dôsledku toho sa memorandu nepodarilo dosiahnuť požadovaný výsledok a zhoršilo už tak nedotknuteľné pracovné prostredie. Skupinová komunikácia je ideálna na poskytovanie všeobecných informácií, vzdelávania a chvály; Nemali by sa však používať na individuálne riadenie alebo kritiku. Pamätajte, pochvalte si na verejnosti a kritizujte v súkromí.

5. Zoznámte sa s podriadenými tvárou v tvár
Význam a zámer písaných slov bez kontextu fyzickej prítomnosti je často nepochopený a môže viesť k zmätku a konfliktu. Nie je možné hľadať niekoho v oku a vidieť jeho reakciu na vašu konverzáciu s cieľom objasniť obsah a zabezpečiť porozumenie a dohodu..

Manažéri sa často skrývajú za poznámkami a poznámkami, akoby ich podriadenými boli roboty, ktoré sa presunuli na miesto a naprogramovali. Úspešní vodcovia však hľadajú osobnú angažovanosť a vytvárajú mosty dôvery, vzájomného rešpektu a zdieľaných skúseností. Buďte fyzicky k dispozícii a „choďte na prechádzku“ a dajte svojim ľuďom vedieť, že ste s nimi cez dobré a zlé.

6. Priradiť úlohy priamo a jasne
Ľudia pracujú najlepšie, keď vedia, čo sa od nich očakáva. Kvalitní manažéri identifikujú ciele a opatrenia jednoduchým a zrozumiteľným spôsobom, jednoznačne prideľujú zodpovednosť a potvrdzujú, že informácie, ktorým sú určené, rozumejú. Dobrí manažéri sledujú a poskytujú nápravné vstupy, aby zabezpečili, že každý z jeho podriadených je na tej istej stránke a pracuje na rovnakom cieli..

Manažéri by si mali vždy pamätať, že žiadny zamestnanec neberie prácu s očakávaním, že bude v práci prehliadaný, ignorovaný alebo zanedbateľný. Zamestnanci chcú, aby ich kolegovia boli radi a rešpektovaní a hrdí na svojho zamestnávateľa. Výzvou manažmentu je udržiavať a ďalej rozvíjať toto nadšenie a odhodlanie zamestnancov, a to aj v časoch stresu.

Chyby sú súčasťou rastu a nedostatok a náprava kurzu sú bežné udalosti v podnikaní a v živote. Zaoberať sa podriadenými tak, ako by ste sa chceli vyrovnať v podobnej situácii, je najlepším kurzom, aký môže mať manažér.

Efektívna komunikácia: zamestnanec

Z tejto udalosti sa mohol poučiť aj môj priateľ, pomocný manažér. Jeho reakcia, hoci zrozumiteľná, situáciu zbytočne zhoršila. V dôsledku toho on a ostatní asistenti trpeli zbytočným strachom a stratou času a úsilia, ktoré si navzájom navzájom vysvetľovali vnímanú nespravodlivosť, ktorú zažili. Tento čas a energiu by sa dali lepšie využiť na riešenie problémov obchodu a zlepšenie služieb zákazníkom. Aj keď on ani ostatní asistenti nemohli ovplyvniť pocity manažéra, ktoré viedli k memorandu, ich reakcia na to bola pod ich kontrolou..

Ak sa nachádzate v podobnej situácii, mali by ste:

1. Nikdy neprispôsobujte kritiku
Či už dávate alebo prijímate kritiku, mala by byť založená na pozorovaných akciách a výsledkoch, nie na úmysle. Nie je možné poznať motiváciu každej činnosti, iba fyzické činy a výsledok činnosti. V dôsledku toho by sa mala kritika kritizovať a akceptovať neúmyselne, mala by sa posudzovať jej platnosť a vhodnosť a mala by sa vykonávať v odôvodnených prípadoch..

Inými slovami, keď dostanete spätnú väzbu, nebuďte príliš citliví alebo defenzívni. Považujte prijaté informácie za úmysel získať iný výsledok, nie osobný útok.

2. Porozumieť situácii
V tomto prípade bola príčinou kritiky fyzický stav a vzhľad obchodu. Inokedy je konštruktívna kritika súčasťou pravidelného preskúmania výkonnosti zamestnancov, ktoré má obom stranám poskytnúť spätnú väzbu. Využite obe príležitosti na budovanie vzťahov a získanie informácií. Použite recenziu ako príležitosť na získanie a poskytnutie informácií, ktoré by inak mohli byť vynechané.

3. Porozumieť
Vždy, keď dostanete to, čo považujete za neoprávnený osobný útok alebo kritiku, uvedomte si zdroj a jeho okolnosti skôr, ako skočíte do záveru. Bohužiaľ, ľudia majú zlé dni a často reagujú tým, že napadajú ostatných z malého alebo žiadneho dôvodu. Ak sú hlavy chladnejšie a tlak je menší, kontaktujte útočníka, aby ste sa dozvedeli viac o probléme a o tom, ako sa môžete stať súčasťou riešenia. Možno zistíte, že podnetom pre útok bolo prehnanie zo strany odosielateľa alebo nemalo nič spoločné s vami alebo s vašou prácou.

4. Poučte sa zo svojich chýb
Bez ohľadu na fázu svojej kariéry sa môžete a mali by ste sa naďalej učiť. Počas svojho pracovného života budete pracovať pre nadriadených a s rôznymi predstaviteľmi rôznych schopností a talentov. Niektorí si pamätáte kvôli ich veľkému vodcovstvu, zatiaľ čo iní si pamätáte, pretože to boli takí zlí manažéri. Aj ten vás môže niečo naučiť.

V tomto prípade sa môj priateľ dozvedel, ako sa cítil, keď bol nespravodlivo obvinený zo zlého výkonu. Dúfajme, že si bude pamätať na svoje pocity skôr, ako urobí rovnaké chyby s ľuďmi, ktorí mu v súčasnosti alebo v budúcnosti podávajú správy. Zlé príklady sú niekedy účinnejšie ako dobré.

Záverečné slovo

Manažment a vedenie je naučená zručnosť. Efektívni manažéri majú skúsenosti na oboch stranách spektra, prijímajú pokyny a dávajú im pokyny. Úspech spoločnosti priamo súvisí so zručnosťami jej manažérov a ich schopnosťou viesť zamestnancov v náročných a testovacích časoch.

Analýzou a premýšľaním vo svojej komunikácii s podriadenými aj nadriadenými sa môžete lepšie naučiť, ako sa viesť v akejkoľvek pozícii. Týmto spôsobom zaistíte nielen svoje budúce vyhliadky na zvýšenie pozície v spoločnosti, ale vytvoríte aj produktívnejšie a lepšie pracovné prostredie pre seba a svojich kolegov..

Aké ďalšie účinné tipy na komunikáciu môžete navrhnúť?