13 spôsobov, ako znížiť administratívne zasiahnuté náklady vo vašom podnikaní

Zistenie, ako znížiť alebo vylúčiť konkrétne administratívne náklady, je nevyhnutné pre ziskovosť a dlhodobý úspech vašej spoločnosti. Zníženie týchto výdavkov zníži príjmy potrebné na rovnomerné rozdelenie zisku alebo dosiahnutie zisku, poskytne väčšiu flexibilitu v dlhodobej cenovej stratégii a zlepší cash flow..

Ako znížiť administratívne náklady

1. Nekupujte - nájom
Rozhodnutie, či vlastniť alebo prenajať nehnuteľnosť, sa vo všeobecnosti zakladá na vašom rozsahu činnosti. Vlastníctvo alebo dlhodobý prenájom zvyšuje vaše fixné náklady a finančnú expozíciu. Zatiaľ čo zmluvy o prenájme z mesiaca na mesiac majú v krátkodobom horizonte trochu vyššiu cenu, schopnosť ukončiť dohodu a premiestniť sa na vhodnejší priestor z dlhodobého hľadiska šetrí peniaze a zodpovednosť. Na výkyvnom trhu môže byť rozumnejším rozhodnutím obmedziť vašu finančnú angažovanosť a ušetriť hotovosť za ten čas, keď budete mať lepšie možnosti na trhu a investíciu, ktorá bude spĺňať vaše kritériá..

2. Obmedzte cestovné a náklady na zábavu
Vzťahy s klientmi sú vždy dôležité a nikdy by nemali byť ohrozené. Hodnota osobných stretnutí však nie je funkciou bohatých darčekov a drahých večere v luxusných reštauráciách. Stanovte politiku zábavy, ktorá vyhovuje hospodárstvu; vaši klienti a vyhliadky pochopia, pretože ich spoločnosť pravdepodobne realizuje podobné politiky.

3. Telekomunikácia
Technológia efektívne znižuje vzdialenosť, takže nie je potrebné vyžadovať, aby sa administratívni pracovníci alebo odborníci fyzicky nachádzali spolu. Zamestnanci, ktorí pracujú z domu alebo z dočasných zariadení mesačne, znižujú alebo eliminujú vysoké náklady na kancelárske priestory, ako aj dopyt po podporných službách. V mnohých prípadoch budú mať zamestnanci s možnosťou telekomunikačných služieb nižší plat z dôvodu slobody a nedostatku nákladov na dochádzanie.

4. Podnájomná kancelária a lodenica
Ak máte prebytočný priestor, ktorý sa nebude používať rok alebo dlhšie, preskúmajte podnájom. Ako prenajímateľ budete naďalej kontrolovať priestory a činnosti vykonávané v priestore a budete mať ďalší príjem na kompenzáciu výdavkov na svoje vlastné zariadenia.

Predtým, ako sa dohodnete na podnájme, mali by ste si byť istí, že priestor nebude počas trvania zmluvy potrebný. Ak je to potrebné, do zmluvy uveďte predčasné ukončenie zmluvy. Vaša schopnosť znovu zamerať priestor poskytuje maximálnu flexibilitu a môže sa prejaviť v dohode buď znížením nájomného nájomcu počas doby platnosti dohody, alebo zaplatením pokuty, ak je potrebné ukončenie zmluvy..

5. Refinančný dlh
Úrokové sadzby sú v súčasnosti neobvykle nízke. Ak máte akýkoľvek dlhodobý dlh na zariadeniach, strojoch alebo nehnuteľnostiach, teraz je čas na refinancovanie s cieľom čo najviac znížiť platby v blízkej budúcnosti. V ťažkých časoch je hotovosť kráľom, takže v prípade núdze si chcete udržať čo najviac na dosah.

6. Eliminujte predplatné a členstvo
Mnoho spoločností v priebehu času pridáva predplatné a členstvo v dôsledku svojho odvetvia a malých nákladov spojených s jedným pridružením. Tieto výdavky sa však môžu rýchlo nahromadiť a zostanú bez povšimnutia, pretože sa často objavujú v rôznych rozpisoch a správach o výdavkoch.

Skontrolujte všetky svoje sociálne, bratské a obchodné vzťahy, aby ste sa uistili, že sú potrebné, a pravidelne prispievajte k ziskovej činnosti vašej spoločnosti. Eliminujte tých, ktorí tak neurobia.

7. Znížte cestovné náklady
Ak je to možné, eliminujte cestovanie, nahradzujte cesty telefonickými hovormi, e-mailom a videohovormi. Ak musíte lietať, plánujte dopredu, aby ste sa vyhli vysokým nákladom na „náhlu“ cestu. Zvýšte kontrolu svojich výdajových účtov a pošlite svojim zamestnancom jasný odkaz, že náklady sú dôležité.

Keď cestujete, radšej zostaňte v obchodných hoteloch ako v luxusných hoteloch, pretože často predstavujú polovicu ceny štvorhviezdičkového zariadenia. Každý, kto cestuje, by mal byť členom afinitnej skupiny sponzorovanej týmto hotelom, aby získal zľavy a noci zadarmo.

Zamerajte prenájom automobilu na jedného dodávateľa, s ktorým ste dohodli výhodnú sadzbu - uveďte štandardné modely s výnimkou schválených prípadov. Ak bývate vo väčšom meste, zvážte použitie taxislužby namiesto prenájmu automobilu. Prerušte poskytovanie súkromných limuzín, pokiaľ nie sú porovnateľné s sadzbami taxíkov.

8. Eliminujte papier
Správa papiera je časovo náročná a nákladná. Triedenie, archivácia a hľadanie súborov vyžaduje sekretársky / administratívny čas a priestor. Kúpte si skener a digitalizujte všetky dôležité dokumenty a uchovávajte ich v dobre usporiadaných elektronických súboroch, aby ste ušetrili miesto a administratívne náklady. Knihy a záznamy vašej spoločnosti sú rozhodujúce pre vašu nepretržitú prevádzku, preto je dôležité uchovávať a zabezpečovať kópie elektronických súborov vo vašom zariadení a na vzdialenom mieste..

Malo by byť samozrejmé, že súbory je potrebné zálohovať každý deň, najmä všetky súbory týkajúce sa identifikácie zákazníkov, finančných záznamov alebo kontaktných informácií..

9. Podiel marketingových výdavkov
Identifikujte produkty alebo služby, ktoré dopĺňajú váš produkt. Potom kontaktujte spoločnosť, ktorá poskytuje produkty, a dohodnite si vzájomnú marketingovú dohodu. Napríklad dodávateľ plaveckých bazénov sa môže dohodnúť na spoločnom marketingu s dodávateľom vonkajšieho nábytku, alebo by viacero etnických reštaurácií mohlo propagovať „medzinárodný zážitok z jedla“, v ktorom sa každá reštaurácia predstaví v inú noc. Táto stratégia rozširuje vaše marketingové úsilie bez vynaloženia výdavkov, ktoré by boli bežne spojené s pridaním nových predajcov alebo reklamy.

10. Údržba zariadenia interne
Ak je oprava a údržba vo vašich prevádzkach značnými nákladmi, zvážte najatie mechanika alebo špecialistu a opravu zverte in-house. Budete mať lepšie, pravidelne udržiavané vybavenie, ktoré vám umožní vyhnúť sa drahým výmenám až neskôr.

11. Použite letecké míle na cestovanie, hotely a autá
Ak vy alebo vaši zamestnanci pravidelne lietate, zacieľte na jednu leteckú spoločnosť s dobrým programom cestovných odmien pre firemné použitie. Prihláste sa tiež na jednu z najlepších kreditných kariet pre malé podniky a pri získavaní bodov alebo míľ použite ocenenia pre obchodné spoločnosti.

12. Monitorovacie nástroje a spotrebný materiál
Spotrebný materiál je neviditeľným aktívom, ktoré sa často prehliada. Pretože žiadna položka nie je sama o sebe drahá, zamestnanci ich často nesprávne umiestňujú, nechávajú alebo ich berú domov na osobné použitie.

Iniciovať politiku týkajúcu sa spotrebného materiálu - kancelárske potreby udržiavajte v bezpečnom prostredí, ktoré je k dispozícii iba prostredníctvom určeného zamestnanca. Ak máte závod, v ktorom sa používajú ručné náradie alebo iný cenný spotrebný materiál, iniciujte podobnú politiku. Priradiť nástroje jednotlivcom s požiadavkou, aby boli osobne zodpovední za náklady na nástroj, ak sa stratí alebo chýba.

13. Využite internet
Každý, kto sa podieľa na nákupe materiálu alebo spotrebného materiálu, by mal mať prístup na internet a vedieť, ako vyhľadávať údaje v konkrétnych položkách. Stanovte maximálnu cenu za položku pomocou politiky, ktorá vyžaduje, aby ktokoľvek, kto si kúpi položky nad túto hodnotu, používal internet na identifikáciu potenciálnych dodávateľov a najnižších nákladov.

Záverečné slovo

Zníženie administratívnych nákladov si vyžaduje spoluprácu a účasť vašich zamestnancov. Pri začatí cvičenia povzbudzujte ich k účasti a nápadom a informujte ich o výsledkoch.

Obchodní konzultanti všeobecne súhlasia s tým, že väčšina spoločností môže znížiť administratívne náklady až o 10% bez ovplyvnenia ich efektívnosti. Keď implementujete stratégie na zníženie obchodných nákladov, sledujte ich účinky, aby ste zabezpečili, že to nebude mať nepriaznivý vplyv na vzťahy so zákazníkmi, ani aby sa v dôsledku škrtov nezvýšili náklady v oblastiach mimo administratívy. Po dokončení zmien v administratívnych operáciách prejdite fázu znižovania nákladov na fázu „kontroly nákladov“, aby sa zabezpečilo, že zlepšenia sa začlenia do každodennej činnosti spoločnosti..

Aké ďalšie spôsoby môžete navrhnúť na zníženie administratívnych nákladov?