14 tipov na zvýšenie produktivity a zabránenie rozptyľovaniu pri práci doma

Posledných osem rokov pracujem z domu. A zatiaľ čo sa mi to teraz celkom príjemne páči, na začiatku bolo veľa rastúcich bolestí. Raz som sa zamkol v kúpeľni, aby som mal nepretržitý konferenčný hovor s klientom - nie úplne stelesnením profesionality. Ak si však urobíte čas na to, aby ste sa pripravili na prácu z domu a vytvorili atmosféru prispievajúcu k profesionalite a produktivite, je viac ako možné vybudovať prosperujúcu kariéru..

Tipy na zvýšenie produktivity práce doma

Zostať v úlohe v pracovnom priestore, ktorý zahŕňa deti, okamžitý prístup k sociálnym sieťam a nekonečné množstvo rozptýlení, môže byť ťažké. Tu je niekoľko tipov a trikov, ktoré som vyzdvihol po takmer desiatich rokoch práce z domu.

1. Vytvorte vyhradený kancelársky priestor

V rušnej domácnosti môže byť príliš ľahké nechať deti, aby si ukladali svoje domáce úlohy na stole alebo si hrali na počítači, ale to sotva vytvára profesionálnu atmosféru. Ak je váš domov dostatočne veľký na to, aby sa v ňom mohla umiestniť celá miestnosť venovaná výlučne práci, ste jedným z tých šťastných. Ak nie, jednoducho vytvorte oblasť, v ktorej môžete počítač používať, hovoriť po telefóne a uchovávať dôležité dokumenty.

Ale aj keď ste doma sami, mať vyhradený kancelársky priestor má zmysel - nielen pomôcť vám sústrediť sa, ale ušetriť vám peniaze na daniach. Ak chcete uplatniť nárok na odpočet dane z domácej kancelárie, odmerajte si vyhradený kancelársky priestor a vypočítajte percento svojho domova, ktoré predstavuje (kancelária s rozlohou 200 štvorcových stôp v 2 000 štvorcových stôp by bola 10%). Potom môžete odpočítať percentuálny podiel nákladov spojených s vaším domom, napríklad náklady na verejné služby a vylepšenia domácnosti.

Na získanie odpočtu z domácej kancelárie však musíte svoju kanceláriu používať výlučne a pravidelne na podnikanie. Ak ho používate iba náhodne alebo ak ho zdieľate so svojou celou rodinou, už to nespĺňa podmienky. Ak máte ďalšie otázky, obráťte sa na daňového odborníka, ktorý sa špecializuje na dane z malých podnikov.

2. Investujte do svojej kancelárie

Je dôležité, aby váš pracovný priestor mal všetky potrebné vybavenie, ktoré by ste očakávali v profesionálnej kancelárii. To, čo každý človek považuje za potrebné, sa, samozrejme, líši v závislosti od vkusu a povolania. Niektoré položky, ktoré by ste mohli zvážiť, zahŕňajú:

• Spoľahlivý a špecializovaný počítač
• Kvalitné pripojenie na internet
• Pevný firemný telefón alebo mobilný telefón určený iba pre firmy
• Registračný systém
• Kancelárske potreby (kúpte ich za najlepšiu ponuku pri predaji v škole)
• Dobrá tlačiareň
• Pohodlný domáci kancelársky nábytok vrátane kancelárskej stoličky

Hádanie sa so zastaralým počítačom alebo beh do tlačového obchodu vás môže stáť čas a produktivitu. A ak ste samostatne zárobkovo činná osoba, môžete odpočítať všetky položky, ktoré si kúpite pre svoju domácu kanceláriu, z daní za daný rok. Nezabudnite si uschovať svoje príjmy.

3. Vytvorte denný zoznam úloh

Stanovenie priorít je dôležité v kancelárii a nekonečne viac pri práci z domu. Bez šéfa, ktorý by sa obzeral cez rameno alebo kolegov, aby ste odrazili myšlienky, je len na vás, aby ste svoj zoznam úloh usporiadali. Môže vám pomôcť zostať na trati a vyhnúť sa ohromeným pocitom.

Rýchlo zapíšte, čo je potrebné urobiť počas konkrétneho pracovného dňa, a potom každú položku očíslujte podľa priority. Po dokončení dňa okamžite preneste všetko, čo ste nedosiahli, do zoznamu na nasledujúci deň, aby ste zaistili, že sa cez trhliny nič nevykĺzne..

Môžete tiež vyskúšať niektoré aplikácie a nástroje, aby ste sa udržali na dobrej ceste. Páči sa mi Teuxdeux na vytváranie zoznamov a uprednostňovanie zoznamov, ako aj na zapisovanie poznámok online. Ak by ste radšej spravovali svoj zoznam úloh pomocou smartfónu, pamätajte, že mlieko spolupracuje so Siri, čo vám umožňuje vytvárať zoznamy hlasom namiesto ich písania. Môžete tiež vyskúšať program Urob to zajtra, ktorý je k dispozícii pre iOS a Android. Pomáha vám naplánovať si zoznam úloh deň vopred, takže sa nič nestratí - aj keď sa k nemu dnes nemôžete dostať.

4. Zapojte svoju rodinu

Ak máte doma deti, potrebujete spoluprácu všetkých, pokiaľ ide o vašu kariéru. Zavolajte na rodinné stretnutie a vysvetlite svojim deťom, že sa musíte počas pracovnej doby sústrediť - a požiadajte svojho manžela / manželku o ruku, aby ste zaistili zábavu a obsadenie detí. Práca z domu sa stáva tímovým úsilím, keď žiadate od každého, aby sa podieľal na tom, aby vám zostal produktívny.

Jedna rodina, ktorú poznám, používa „systém semafora“. Rodič pracujúci doma kladie na kancelárske dvere červený, žltý alebo zelený kruh na základe toho, čo sa v ten deň deje: zelená znamená vstúpiť priamo, žltá znamená požiadať najskôr a červená znamená, že to nebude rušiť. Robí to z hry pre deti veľmi vizuálnym a zrozumiteľným spôsobom.

Ale aj keď nemáte deti, možno budete musieť oznámiť svoju potrebu tichého pracovného prostredia svojmu významnému druhému. Ak váš manžel / manželka alebo partner pracuje v tradičnejšom prostredí, myšlienka domácej kancelárie sa môže zdať náhodná, čo vedie k hluku a narušeniu, keď sa snažíte sústrediť. Nastavte základné pravidlá pre svoj pracovný priestor, ako napríklad klepanie pred príchodom do vašej kancelárie alebo rešpektovanie pokojného času medzi určitými hodinami.

5. Zostaňte na úlohe

Kontrola vášho e-mailu je nevyhnutná pri telefonovaní, najmä ak ide o obľúbený spôsob komunikácie vašich kolegov. Neustále klikanie na túto kartu e-mailu však môže brániť vlastným projektom a narušiť pracovný tok.

Namiesto toho zatvorte svoj e-mail, vypnite všetky telefonické upozornenia a skontrolujte svoje správy a sociálne siete iba v určených časoch počas celého dňa. Aj keď by ste skontrolovali každých 30 minút, stále by ste dosiahli určitý pevný a nepretržitý pracovný čas. Ďalšou možnosťou, ako udržiavať čistú doručenú poštu a zastaviť jej obchádzanie osobnými správami, je zriadenie samostatnej e-mailovej adresy iba pre prácu a snažiť sa podľa toho čítať, triediť a odpovedať na korešpondenciu.

Ak ste náchylní kontrolovať svoje obľúbené webové stránky, keď by ste mali pracovať, skúste použiť LeechBlock, rozšírenie, ktoré vám umožňuje zakázať webové stránky s časovým odstupom medzi určitými hodinami - môžete dokonca nastaviť „povolené“ časy registrácie, napríklad ako päť minút Facebooku po 45 minútach práce. V súčasnej dobe LeechBlock funguje iba pre Firefox, ale iné prehliadače majú podobné rozšírenia - WasteNoTime pre Safari a StayFocusd pre používateľov prehliadača Chrome..

6. Použite vyhradený prehliadač

V počítači mám dva rôzne prehliadače: jeden pre prácu a druhý pre bežné surfovanie. Príležitostný prehliadač surfovania je plný rozptýlení, od otvorených kariet po záložky, e-mailové upozornenia a správy. Keď mám voľný čas, používam surfovací prehliadač, aby som mohol rýchlo skontrolovať svoje obľúbené stránky a spojiť sa s ostatnými.

Na druhej strane je môj pracovný prehliadač takmer úplne holý. Ponechávam si iba záložky súvisiace s prácou a vybavujem ich aplikáciami a rozšíreniami, ktoré mi pomáhajú zostať produktívne. Výsledkom je možnosť prístupu na internet bez toho, aby vás rozptyľovali vtipné videá alebo kanály sociálnych sietí.

7. Organizujte sa

Keď pracujete z domu, vaša práca sa v skutočnosti môže stať viac stresujúcou. Zrazu bojujete medzi domácim a pracovným životom a stiesnený rozvrh môže narušiť váš pracovný postup. To znamená, že musíte urobiť všetko pre to, aby ste optimalizovali a usporiadali svoju domácu kanceláriu.

Usporiadanie skôr, ako si niekedy sadnete za svoj pracovný stôl, môže spôsobiť, že budete po celý deň menej stresovaní a produktívnejší. Jednou z mojich obľúbených aplikácií na organizovanie zostávajúcich dní je aplikácia Evernote, aplikácia pre iOS, Android a Windows. To vám umožní uchovávať nápady, poznámky, obrázky a pripomenutia na jednom mieste, vďaka čomu je perfektný pre tento „eureka“, keď ste mimo svojho stola..

Udržiavanie čistej kancelárie je tiež veľmi prospešné pre to, aby ste zostali na špičkách. Organizovaním a podávaním voľných papierov budete tráviť menej času hľadaním nich, keď príde čas, kedy ich budete potrebovať. Kartotéka stojí okolo 50 dolárov a viac ako vám vráti v ušetrenom čase a zvýšenej produktivite. Tiež vám spríjemní vaše pracovné prostredie.

8. Vytvorenie nastavených hodín

Nie je vždy ľahké jasne vymedziť váš domáci život z vášho pracovného života, keď je váš počítač vzdialený len pár metrov. Najlepším spôsobom riešenia syndrómu vyhorenia je vytvorenie harmonogramu. Aj keď môže byť nemožné úplne ignorovať svoju prácu po hodinách - najmä ak pracujete ako nezávislí a máte prísne termíny - vždy môžete uprednostniť. Nastavte pravidlo, že vaša pracovná doba je od 9:00 do 17:00 a potom odpoviete iba na urgentné e-maily.

Ak vaša práca vyžaduje sledovanie vašich hodín, môže vám pomôcť napríklad aplikácia, napríklad Toggl. Zaznamenáva čas, ktorý ste pracovali, a umožňuje vám posielať aktualizácie a časové výkazy vašim nadriadeným. Ale aj keď nepotrebujete odovzdať svoje hodiny, môže to zvýšiť vašu produktivitu tým, že vám dáte vedieť, ako dlho ste strávili na projekte a koľko času ste strávili surfovaním na webe..

Nezabudnite, že pri plánovaní pracovného plánu by ste mali plánovať aj prestávky a jedlo. Sú neoddeliteľnou súčasťou zachovania vášho zdravého rozumu. Ranná prestávka, poludňajšie jedlo a popoludňajšia prestávka - aj keď je to iba na odskočenie a navštevovanie obľúbených webových stránok - vám môžu pomôcť sústrediť sa a vyhnúť sa tomu, aby ste pri práci pracovali..

9. Jedzte v kuchyni

Keď pracujete doma, môže sa vám jedenie pri vašom stole zdať ako bezvýznamný, ale zistím, že ak si pri počítači pamätám desiatu, čoskoro ma rozptyľuje jedenie. Pretože je pre mňa takmer nemožné pracovať, zatiaľ čo jedna ruka dopravuje jedlo do úst, zvyčajne ho používam ako ospravedlnenie, aby som prestal pracovať a namiesto toho som surfoval..

Najlepším riešením je urobiť z vašej domácej kancelárie zónu bez potravín. Fľašu s vodou alebo šálku kávy majte vždy po ruke, aby ste ju rýchlo popíjali, ale hlavné jedlo nechajte v kuchyni alebo jedálni. Týmto spôsobom získate zaslúženú prestávku, ale keď ste späť pri stole, ste pripravení na prácu.

10. Investujte do slúchadiel

Pred pár rokmi mi manžel dostal na Vianoce pár slúchadiel na potlačenie hluku. Neuvedomil som si, až som ich začal nosiť na prácu, aký to bol zamyslený a neoceniteľný darček.

Pomysli na všetky domáce zvuky, ktoré môžu narušiť tvoju koncentráciu. Vyzváňací telefón, hlasný televízor, hranie detí, zvonček a dokonca aj pravidelné rozhovory môžu spôsobiť, že prídete o myšlienku alebo budete frustrovaní. A keďže nie je možné (ani spravodlivé) očakávať, že sa všetok hluk pri práci jednoducho zastaví, sú slúchadlá s potlačením hluku ďalšou najlepšou vecou.

Vydávajú frekvenciu, ktorá pomáha tlmiť bežné zvuky domácnosti, a sú obzvlášť účinné, keď sú spárované s hudbou. Podobne aj White Noise Lite môže byť záchranca. Stačí kliknúť na zvuky oceánu, aby ste sa lepšie zamerali na prácu, keď ste v „zóne“. Slúchadlá tiež fungujú ako skvelý indikátor pre moju rodinu - ak sú zapnuté, znamená to, že mama pracuje a nemali by sa obťažovať..

11. Použite zdieľanie súborov typu cloud

Telekomunikácia môže znamenať neustále zdieľanie súborov medzi domom a kanceláriou vašej spoločnosti. Aj keď je možné poslať e-mail tam a späť, prílohy sa môžu v náhodnom poradí stratiť, najmä ak pravidelne aktualizujete kópie.

Vynikajúcim riešením je služba zdieľania súborov typu cloud, napríklad Dropbox, Disk Google alebo Trello. Vďaka možnosti aktualizácie v reálnom čase zdieľanie súborov takmer úplne eliminuje problém práce s neaktuálnymi dokumentmi. Môžete dokonca prepísať minulé súbory, aby ste znížili zmätok a umožnili tak svojim kolegom, šéfom alebo klientom prístup. Chráni tiež doručenú poštu bez veľkých súborov, ktoré zaberajú značné miesto.

12. Uchovávajte dokonalý kalendár

Byť prítomný celý deň môže znamenať veľa multitaskingu, ako napríklad viesť deti k schôdzkam alebo stráviť obedovú hodinu po telefóne. Masívny kalendár vám pomôže vyhnúť sa nadmernému plánovaniu a dvojitej rezervácii. Používajte programy Microsoft Outlook, Worktime pre iOS alebo My Work Schedule pre Android - alebo jednoducho kalendár v telefóne.

Okrem toho môže byť pokusom o synchronizáciu s kolegami a klientmi bolesť, keď nepracujete spolu vo fyzickej kancelárii. Nastavte stretnutia so zdieľaným kalendárom Google a môžete sa nahlásiť a vybrať si časový úsek, ktorý bude vyhovovať všetkým. Môžete tiež posielať pozvánky a potvrdenia.

13. Požiadajte o pomoc

Nemusíte to robiť všetko sám. Najmite opatrovateľku pre svoje deti alebo zvážte prijatie asistenta alebo pomocníka v domácnosti, ktorý vám pomôže znížiť rozsah vašich povinností a udržať vás v zameraní. Vždy v lete, keď moje deti chodia do školy, vždy najímam matkinho pomocníka na pár hodín každý deň. Mám nepretržitý pracovný čas a moje deti dostávajú mimoriadnu pozornosť, ktorú potrebujú.

Či už máte deti, alebo letíte samostatne, práca z domu znamená, že vám neustále pripomínajú všetky práce, ktoré musíte urobiť, a do tradičnej kancelárskej práce pridávate stres. Ak máte pocit, že zaostávate, požiadajte svojho partnera, aby sa zapojil a prevzal zodpovednosti, ktoré vás najviac rozptyľujú. Môžete byť produktívnejší, ak sa 100% sústredíte na prácu, a nie na špinavé riady v umývadle alebo na pochôdzky, ktoré potrebujete spustiť.

14. Vypadni a socializuj sa

Je skutočne ľahké sa prakticky prilepiť na kancelársku stoličku, najmä keď je vhodne umiestnená v blízkosti vašej kuchyne a postele - koniec koncov, čo ešte potrebujete? Ak však pracujete doma, je dôležité, aby ste sa snažili dostať von z domu a pravidelne sa stýkať.

Či už ide o úradný obed, ísť na veľtrh práce alebo do priemyselného kongresu, alebo sa dokonca stretnúť so skupinou ďalších profesionálov z práce doma, môžete byť produktívnejší po tom, čo strávite nejaký čas mimo práce. Navyše si môžete vyzdvihnúť tipy a nápady od iných odborníkov, ako ste vy.

Ak máte pocit, že ste príliš zaneprázdnení na to, aby ste sa dostali von z domu a spojili sa s ostatnými, zvážte to ako súčasť práce a ceruzku včas od svojho stola ako schôdzku. Aj keď je to len mierenie do posilňovne na pol hodiny, pravdepodobne sa budete cítiť omnoho ľudskejší, keď budete mať prestávku, vyjdete von a budete s ľuďmi hovoriť počas dňa.

Záverečné slovo

Práca doma má síce veľa výhod, ale určite to môže byť ťažké, ak nie ste pripravení na jej výzvy. Testovaním vôd a sledovaním toho, čo vám skutočne pomáha udržať vás na správnej ceste a pri úlohách, môžete z koncertu doma urobiť životaschopnú kariéru - tú, ktorá ponúka to najlepšie z profesionálneho aj osobného sveta..

Pracujete z domu? Aké sú vaše najlepšie tipy na zvýšenie produktivity?