14 otázok, ktoré treba položiť pri výbere poskytovateľa miezd pre vaše podnikanie

Ak vaša firma platí zamestnancom alebo zmluvným dodávateľom - aj keď ide o výlučné vlastníctvo alebo mikropodnikanie s inými tradičnými zamestnancami ako vy - je čas pozrieť sa na poskytovateľa miezd v malom podnikaní. Potrebujete profesionálneho mzdového partnera, ak:

• Rozhodnite sa zdaňovať svoju priechodnú spoločnosť LLC ako spoločnosť - to je známe ako voľby spoločnosti S-corp, čo je bežná právna obchodná štruktúra, ktorá môže ponúkať daňové výhody pre sóloprivateľov a malých podnikateľov; alebo
• Zadávať pravidelné úlohy, projekty alebo obchodné služby nezávislým dodávateľom, ktorým platíte priamo; a
• Nechcete riadiť časovo a podrobne náročný proces výpočtu mzdových nákladov, vykonávania mzdových cyklov a udržiavania súladu so štátnymi a federálnymi požiadavkami na dane a podávanie správ..

S desiatkami renomovaných poskytovateľov miezd otvorených pre podnikanie nie je výber jedného malý problém. A pretože je to rozhodnutie, ktoré chcete urobiť iba raz, stávky nie sú triviálne. Vyberte si múdro, alebo sa predčasne vrátite na trh poskytovateľov miezd.

Kľúčové úvahy pri výbere poskytovateľa miezd pre malé podniky

Pri vyhodnocovaní mnohých možností spracovania miezd v malých podnikoch sa pozrite na nasledujúce dôležité faktory, aby ste sa uistili, že ste pre svoju firmu a jej zamestnancov vybrali najlepšiu voľbu..

1. Má dobrú povesť?

Poskytovatelia miezd s dobrou povesťou majú sklon plniť svoje sľuby. Napriek svojej zjavnej jednoduchosti je prevádzka miezd komplexným úsilím s množstvom pohyblivých častí za scénami. Zlyhanie MyPayrollHR v septembri 2019, cloudového procesora, ktorý sa náhle uzavrel po jednom poslednom kole výberov zamestnávateľov, je varovným príbehom pre zamestnávateľov, ktorí sú presvedčení, že poskytovatelia miezd sú zameniteľní..

Existujúce subjekty ako Mzdy v QuickBooks už mnoho rokov pridali a zdokonalili mzdové a personálne funkcie a v tomto procese kultivovali tvrdo lojálne sledovania. Ak sa vám nedarí zveriť to, čo je pravdepodobne najdôležitejšou noncore obchodnou funkciou vašej spoločnosti, začiatočníkovi, ktorý môže alebo nemusí uspokojiť jeho nároky, namiesto toho sa pozrite na zavedeného hráča..

2. Zaoberá sa výpočtom a platením dane zo mzdy?

Správa dane zo mzdy je časovo náročná a podrobne zameraná perspektíva, ktorá vedie nespočetných majiteľov firiem, ktorí by inak robili svoje vlastné mzdy, do rúk poskytovateľov miezd. Prečo platiť za spracovanie miezd, ktoré nezahŕňa automatizovaný výpočet dane zo mzdy, vyplnenie a platbu?

Ak váš preferovaný poskytovateľ miezd neponúka komplexnú správu daní vo všetkých cenových bodoch, dôkladne premyslite skôr, ako budete pokračovať. Prinajmenšom na jar plán, ktorý zahŕňa správu daní.

3. Je to prispôsobené pre mobilné zariadenia a funkčné pre mobilné zariadenia?

Zriedkavé je cloudová aplikácia, ktorá neovláda svoju „priateľskú mobilitu“. Aplikácie priateľské k mobilom majú čisté textové a ostré ikony na prednej strane, ktoré sa zdajú čitateľné a zreteľné na zariadeniach s malými obrazovkami, ako sú smartphony. Je to nevyhnutná úvaha pre každého vlastníka firmy alebo vedúceho mzdy, ktorý chce flexibilitu spravovať a vykonávať mzdy na cestách.

Prívetivosť k mobilným telefónom však nie je jediným hľadiskom častých používateľov mobilných zariadení. Ak očakávate, že od smartfónu alebo tabletu budete robiť významnú mzdovú agendu, alebo ak plánujete najať profesionála v oblasti ľudských zdrojov, aby urobil to isté, vyberte si aj poskytovateľa miezd s vynikajúcou mobilnou funkčnosťou - nie je ten, ktorého mobilná aplikácia alebo stránka nie sú bledou imitáciou jeho plne funkčný produkt pre stolné počítače.

4. Získáva od používateľov vysoké známky?

Nie všetci poskytovatelia miezd sa tešia z luxusných služieb alebo výhod vyplývajúcich zo štatútu domácnosti. Väčšina nie. Pri zvažovaní iba tých spracovateľov, ktorí majú dlhoročné konzistentné výsledky, môžete vynechať kvalitných nástupcov, ktorí robia veci inak a lepšie ako úradníci, ktorí sa uchádzajú o spokojnosť..

Začnite hľadať spoľahlivé informácie o novších spracovateľoch miezd tak, že budete preberať nestranné recenzie prostredníctvom renomovaných technológií a obchodných publikácií vrátane peňazí Crashers. Doplňte odborné posudky spätnou väzbou od skutočných používateľov na platformách, ako je Capterra. A skontrolujte vzory sťažností na štátnych zástupcov a súkromných rozhodcov, ako je kancelária Better Business Bureau.

5. Ponúka integrované sledovanie času?

Integrované sledovanie času nie je zvyčajne prekážkou pre malé podniky s rovnomerne poberanými zamestnancami, ktorí sú oslobodení od platenia nadčasov alebo pre tých, ktorí sa spoliehajú výlučne na zmluvnú prácu..

Je to však rozhodujúce pre zamestnávateľov s hodinovými zamestnancami, a to dvojnásobne, keď títo zamestnanci pracujú rôzne hodiny v každom výplatnom období. Reštaurácie a kaviarne, poskytovatelia údržby nehnuteľností a sezónne podniky všetkých druhov majú rozsiahle potreby časomier, ktoré si vyžadujú úzku integráciu miezd.

6. Akonáhle je nastavená, spustí sa automaticky mzdové prostriedky?

Manuálna mzda je pre podniky s viacerými zamestnancami a zmluvnými partnermi významným časovým odstupom. Namiesto toho, aby ste sa vzdali trávenia hodín a ste si istí, že ste pripravení na spustenie miezd, vyberte poskytovateľa miezd, ktorý automatizuje proces po úvodnom nastavení. Napríklad všetky Mzdy v QuickBooks cenové body ponúkajú automatickú mzdu pre zamestnancov s priamym vkladom, vždy s možnosťou predbežného preskúmania behu a podľa potreby pridania špeciálnej náhrady, ako sú bonusy a provízie podľa potreby.

7. Povoľuje priamy vklad v ten istý deň?

V súčasnosti sa všetko pohybuje rýchlejšie. Prečo nie priame spracovanie vkladu vášho poskytovateľa miezd?

Štandard dvojdňového priameho vkladu je takmer taký starý ako papierový šek. Vďaka nezamestnanosti v blízkosti historických minimov hľadajú talentovaní pracovníci akúkoľvek výhovorku, aby sa mohli pohnúť ďalej. U už nespokojných zamestnancov je pomalé spracovanie miezd často príslovečnou slamou, ktorá láme chrbát ťavy. Nie je dôvod pokúšať osud.

V závislosti od plánu ponúkajú vedúce platformy na spracovanie miezd, ako je QuickBooks Payroll, nasledujúci vklad v ten istý deň a rovnaký deň, čím sa zmenšuje alebo eliminuje rozdiel medzi výberom miezd a vkladom. Je to funkcia, ktorá vám umožňuje predávať rýchle platby ako jednu z mnohých výhod pre zamestnancov, ktoré ponúkate novým zamestnancom.

8. Je pre neprofesionálov jednoduché použitie?

Aj keď máte prostriedky na prenájom účtovníka na čiastočný alebo plný úväzok, mzdová platforma navrhnutá pre ľudí, ktorí nemajú na mysli účtovníkov, vám bude lepšie slúžiť. Mzdy sa dajú ľahko komplikovať. Nie je to však raketová veda, takže nie je dôvod spoliehať sa na podriadeného alebo externého dodávateľa pri navigácii rozhrania vašej sady miezd alebo interpretácii jeho správ.

Pred zakúpením mzdového plánu strávte nejaký čas preosievaním pomocou obsahu pomoci poskytovateľa. Vyhľadajte rozsiahle archívy, videá s inštruktážami, články napísané odborníkmi v jednoduchej angličtine a obsah generovaný používateľmi. Sledujte a čítajte tento obsah, aby ste získali cit pre rozhranie a schopnosti platformy, a potom sa opýtajte sami seba: Môžem tento softvér použiť na spustenie mzdy bez toho, aby došlo k nákladnej a časovo náročnej výpočtovej chybe?

9. Je to cena primerane?

Mzdy sú jednou z oblastí, v ktorých sa obvykle vypláca viac za kvalitnejší produkt. Inými slovami, dostanete to, za čo tu platíte.

Neplatíte však za funkcie a funkcie, ktoré za svoje funkcie nepotrebujete, ani za ne platíte viac, ako stojí za to. Nájdite poskytovateľa miezd, ktorý ponúka viacero možností plánu pokrývajúcich celý rad cenových bodov, čím lepšie je škálovanie, keď pridávate zamestnancov a vítate komplexnejšie výzvy v oblasti ľudských zdrojov..

Pri hodnotení potenciálnych poskytovateľov miezd venujte zvýšenú pozornosť kvantite a kvalite funkcií príslušných plánov. Pri porovnaní plánov základnej úrovne ponúkaných dvoma danými poskytovateľmi vyhľadajte akékoľvek výrazné opomenutia alebo uvítacie inklúzie. Potom porovnajte ich ceny a zistite, ktorá je lepšia hodnota.

10. Získavajú noví používatelia špeciálne ceny?

Mnoho poskytovateľov miezd ponúka špeciálne ceny pre nové účty. Bezplatné skúšobné obdobia, najčastejšie siahajúce 30 dní - a niekedy aj dlhšie - sú bežné. Rovnako sú zdĺhavé zľavy. Napríklad, Mzdy v QuickBooks ponúka 50% zľavu na tri mesiace, čo je ekvivalent 45 dní zadarmo, pre nových používateľov, ktorí sa vzdajú 30-dňovej bezplatnej skúšobnej doby.

11. Pomáha to s novými správami o prenájme?

Štátne úrady práce požadujú od podnikov, aby krátko po tom, čo nastali, oznámili nové zamestnanie. Žiadni poskytovatelia miezd vo vašom mene nepodávajú nové správy o prenájme. Mnohé však poskytujú formuláre, ktoré potrebujete, aby ste tak urobili presne a rýchlo.

12. Zaručuje výsledky dane zo mzdy?

Mzdy v QuickBooks nie je jediným poskytovateľom miezd, ktorý automaticky počíta, archivuje a platí dane zo mzdy s minimálnym vstupom požadovaným od používateľov. Zaslúži si však pochvalu za daňovú funkciu priateľskú k zákazníkom. Jeho Daňová sankcia bez záruky sľubuje vrátenie penále a úrokov IRS až do výšky 25 000 dolárov ročne, keď pošlete svoje daňové vyúčtovanie IRS do 15 dní od prijatia.

Jemná tlač napriek tomu, že QuickBooks Payroll je daňová sankcia zadarmo poskytuje majiteľom firiem dostatok pokoja, ktorí sa obávajú nepozornosti svojich spracovateľov miezd, aby sa ich mohli opäť uhryznúť. Je to gesto, ktoré sa replikuje len málo poskytovateľov dane zo mzdy.

13. Prispieva k rozmanitosti platových štruktúr a klasifikácií pracovníkov?

Váš poskytovateľ miezd by nemal mať problémy s uspokojovaním mzdových potrieb vášho podniku, bez ohľadu na to, ako zložité alebo premenlivé. Vyhľadajte poskytovateľov, ktorí uľahčujú zmenu vecí, ako sú hodinové sadzby zamestnancov, príspevky za nadčasy, špeciálne platové sadzby, stav oslobodenia a oprávnenosť na bonus. Potrebujete poskytovateľa miezd, ktorý rastie s vašou firmou, keď pridávate a propagujete dodávateľov a zamestnancov.

14. Integruje sa alebo ponúka priamy prístup k iným produktom HR?

Spracovanie miezd nie je jedinou službou v oblasti ľudských zdrojov, ktorú podniky potrebujú, keď rastú. Zostaňte o krok pred svojimi plánmi a vyhnite sa nepríjemným nekompatibilitám medzi súčasnými a budúcimi funkciami v oblasti ľudských zdrojov výberom balíka na spracovanie miezd, ktorý sa hladko integruje s inými základnými produktmi v oblasti ľudských zdrojov a účtovníctva, ako je správa výhod a správa kompenzácií pracovníkov. Vyhľadajte stimuly na nákup viacerých služieb súčasne. Mzdy v QuickBooks zákazníci dostanú 50% zľavu napríklad na tri mesiace, keď sa zaregistrujú v službe QuickBooks Accounting.

Záverečné slovo

Váš výber poskytovateľa miezd bude mať hmatateľný vplyv na vašu malú firmu. Ideálny predajca miezd okrem iného začiarkava tieto políčka:

• Plne mobilný a funkčný mobilný zážitok
• Jednoduché použitie pre neprofesionálov
• Vynikajúca hodnota pre rôzne prípady použitia
• Funkcie s pridanou hodnotou, ako je integrované sledovanie času a účtovanie
• Úplný pokoj pri správe daní zo mzdy
• Flexibilita a škálovateľnosť pre rastúce podniky so zmesou nezávislých dodávateľov a zamestnancov na čiastočný a plný úväzok
• Hands-off prevádzka, vrátane automatického spracovania miezd
• Funkcie priateľské k zamestnancom, ako napríklad priamy vklad v ten istý deň

Toto sú odôvodnené požiadavky na podniky, ktoré hľadajú poskytovateľa mzdových služieb v plnej výške, ktorý plní svoje sľuby.

Niektoré podniky majú aj iných potenciálnych poskytovateľov miezd. Nebojte sa tlačiť na svoje obchodné kontakty a vysvetlite, ako môžu vyhovieť vašim potrebám. Ak skutočne chcú vaše podnikanie, urobia všetko, čo je v ich silách, aby prešli.

Máte preferovaného poskytovateľa miezd pre malé podniky? Aká je na tom tvoja obľúbená vec?