6 tipov na riadenie času v malých podnikoch na zvýšenie produktivity

Znie to extrémne? Zoberme si toto: V štúdii vykonanej spoločnosťou Microsoft vedci zistili, že pracovníci využili iba asi 60% svojho pracovného času, ktorý majú k dispozícii. To znamená, že z päťdňového pracovného týždňa boli produktívni iba tri z týchto dní. Teraz to aplikujte na svoje podnikanie. Ak sú časom peniaze, ako by ste sa cítili pri zarábaní peňazí iba 60% času, ktorý trávite v práci?

Teraz mám vašu pozornosť?

Realita je taká, že čas sa ľahko stráca a ak nemáte vopred stanovenú predstavu o tom, ako ho strávite, prejde skôr, ako ho budete vedieť. Nerobte si starosti - tu je šesť tipov, ktoré môže každý majiteľ malej firmy využiť na čo najlepšie využitie svojho času.

Tipy na riadenie pracovného času v malých podnikoch

1. Ignorujte svoj e-mail

Pravdepodobne to znie oveľa jednoduchšie, ako je to, pretože väčšina ľudí má tendenciu ich kontrolovať každých 5-10 minút. Ak však spočítate všetky minúty, ktoré sú potrebné na nepretržitú kontrolu doručenej pošty a potom na odpoveď, je ľahké zistiť, prečo je to taká časová strata.

Namiesto toho, aby ste boli e-mailom otrokom, podriadte ho tvoj časové obmedzenia. Vynechajte dve časové obdobia počas dňa, aby ste skontrolovali všetky svoje správy a odpovedali na ne. Bude to mať nejakú vážnu motiváciu a disciplínu, ale umožní vám to venovať viac pozornosti a času iným úlohám, ktoré by inak mohli byť neustále prerušené kontrolou e-mailu..

Ak sa obávate, že sa ľudia urazia o to, ako dlho vám trvá odpoveď, vytvorte automatickú odpoveď, ktorá ľuďom umožní vedieť, že na odpoveď potrebujete 10 - 12 hodín, alebo dokonca 24 hodín, ak je to prijateľné pre váš typ podnikania..

2. Nepoužívajte viac úloh

V Psychonomický bulletin a prehľad, odborníci ukázali, že iba asi 2,5% ľudí je schopných účinne vykonávať viac úloh a stále sa im darí pri každej činnosti. Inštitút psychiatrie na University of London navyše ukazuje, že IQ osoby klesne o 10 bodov, keď sú príliš stimulované e-mailami, textami a telefónnymi hovormi..

Na druhej strane odborníci na riadenie času odhadujú, že zameranie sa na jednu vec súčasne zdvojnásobí produktivitu, pracovný výkon a výkon. A keď prevádzkujete malú firmu, môže to znamenať rozdiel medzi úspechom a neúspechom. Nútte sa urobiť jednu vec naraz nastavením hodín alebo časovača na určitý čas a potom sa sústredte na jednu úlohu, kým nebude dokončená.

3. Stanovte podrobné ciele

Je to jedna vec, ktorá si stanoví cieľ, a celkom iná je to, že si stanoví podrobný cieľ, v ktorom sú vopred načrtnuté kroky a prírastky potrebné na dosiahnutie tohto cieľa. Mnoho ľudí si stanovilo všeobecné ciele a potom ich nikdy nesledovalo. Napríklad si predstavte milióny novoročných predsavzatí, ktoré sa každoročne stanovujú. Problém s týmito typmi cieľov je v tom, že hoci sú to pekné nápady, ľudia jednoducho nevedia, ako ich realizovať.

Aby ste čo najlepšie využili svoj čas vo vašom podnikaní, váš deň by sa mal skladať z radu cieľov, ktoré majú konkrétne míľniky. Napríklad, ak je vaším cieľom získať päť nových zákazníkov, mali by ste to premyslieť a napísať všetky kroky, ktoré budete musieť urobiť, aby ste to dosiahli. Rozdelením väčších cieľov na menšie kroky budete môcť efektívnejšie dosahovať svoje ciele, pretože presne viete, aké kroky sa musia robiť pozdĺž tohto procesu. Plus, kto nemá rád trochu pozitívneho posilnenia? Vedomie, že ste dokončili určité kroky k dobytí vášho cieľa, môže byť veľmi motivujúce.

Mali by ste si stanoviť ciele pred obedom a po obede, a uistite sa, že najdôležitejšie z nich sú naplánované pred obedom. Ak viete, že nemôžete odísť k jedlu, kým sa nedosiahnu stanovené ciele, pravdepodobne sa viac sústredíte na vykonávanie úloh a nedovolíte, aby ste boli odvedení..

4. Usporiadajte si čas a priestor

Je ťažké pracovať organizovaným spôsobom, keď je všetko okolo vás v chaose. Štúdia spoločnosti Esselte ukazuje, že 43% Američanov sa považuje za neorganizovaných a že nedostatok organizácie spôsobuje, že zostanú v kancelárii neskoro najmenej dve noci týždenne. Nemusí to tak byť.

Odborníci na organizáciu súhlasia s tým, že prvým krokom k zvýšeniu produktivity je vyčistenie a organizácia vášho priestoru. Odstráňte všetko, čo nie je potrebné, a potom vytvorte systém pre veci, ktoré sú. Napríklad použite farebne označený priečinok so súbormi pre položky, ktoré sú naliehavé, majú byť vykonané v ten deň, a ďalšie pre veci, ktoré môžu počkať do zajtra. Alebo ak ste technický pracovník, využite svoj skener a vytvárajte súbory na svojom PC alebo Blackberry pomocou rovnakého typu systému.

Bude potrebné zorganizovať nielen váš priestor, ale aj čas. Mnoho ľudí používa systém časových prírastkov, kde si ponecháva určitý čas na to, aby robili veci na svojom zozname úloh. Vďaka skvelým bezplatným online nástrojom, ako je napr. Gadget, modul gadget, ktorý funguje rovnako ako časovač vajec, môžete nastaviť čas a potom upozorniť, keď bude hotový. Nie je nič ako pretekať s časom, aby sa splnil cieľ pre tých z nás, ktorí sú konkurencieschopnejší.

5. Dajte to do písania

Existuje niečo o záväzku písať plán, ktorý to nejakým spôsobom upevní vo vašej mysli. Ak napíšete svoj akčný plán na deň - vrátane vašich cieľov a podrobností o nich - budete vyzbrojení plánom, ktorý by vás mal počas dňa efektívne prenášať. Samozrejme budete stále konfrontovaní s rozptýlením, ale ak máte jasnú predstavu o tom, čo musíte za deň splniť, je pravdepodobnejšie, že sa dostanete späť priamo k danej úlohe, namiesto toho, aby ste sa bezcieľne unášali z jednej úlohy. úloha do ďalšej.

Niektorí odborníci sa domnievajú, že by ste mali tento zoznam vytvoriť včera večer. Týmto spôsobom budete môcť začať ďalší deň úplne pripravení, a nemusíte strácať čas rozhodovaním o tom, ako pristupovať k úlohám, a zisťovaním, čo musíte urobiť..

6. Premeňte svoje auto na kanceláriu

Ak ste videli film, Lincoln Lawyer, oceníte tento ďalší, extrémnejší tip. Páčilo sa vám niekedy, že by ste si želali urobiť nejakú prácu, keď idete medzi schôdzkami alebo sa stretávate v aute a čakáte na začatie schôdzky? Namiesto toho, aby ste strácali tento drahocenný čas, pripojte k svojmu autu fax a kopírovací stroj a využite čas na vykonanie vecí, ktoré sú potrebné, ale často veľmi nepohodlné, keď ste na cestách. Vyskúšajte prenosný fax, tlačiareň a skener GSM od spoločnosti Possio Greta a nikdy nenechajte stratiť čas na disku znova. Môžete tiež investovať do smartfónu alebo prenosného počítača s mobilnou internetovou kartou, aby ste boli vždy pripojení.

Záverečné slovo

Staré príslovie „čas sú peniaze“ je založené na pravde, ktorá sa pravdepodobne nikdy nezmení. Ak pracujete sami pre seba, najjednoduchší spôsob, ako zvýšiť svoj príjem, je venovať pozornosť tomu, ako trávite čas, a potom vykonať úpravy, ktoré vám pomôžu lepšie ich minúť..

Ak máte ďalšie návrhy na čo najlepšie využitie času stráveného v práci, uverejnite ich nižšie.