Ako vytvoriť domáci registračný systém pre vedenie záznamov

Dokončenie ročných daní však nie je jediným dôvodom dobrého systému evidencie. Je veľmi dôležité, aby ste si ponechali príjmy, aby ste ukázali, koľko ste zaplatili za nehnuteľnosť a investície, a aby ste dokázali, kedy boli nákupy uskutočnené. Je takmer nemožné získať pôžičku bez zverejnenia záznamov o vašich príjmoch a výdavkoch.

Sledovanie papierovania je nevyhnutnosťou a môže spôsobiť problémy tým, ktorí nie sú pripravení a neusporiadaní. Vytvorenie domáceho registračného systému, ktorý má zmysel, však môže byť dosť jednoduché.

Nastavenie registračného systému

Ak ste ešte neprešli na bezpapierový systém ukladania dokumentov, stále môžete ľahko spravovať systém na sledovanie všetkých vašich záznamov..

1. Nákup potrebných spotrebných materiálov

Navštívte svoj obľúbený obchod s kancelárskymi potrebami a vykonajte nasledujúce nákupy:

• Jeden vreckový súbor veľkosti písmen, ktorý sa rozširuje na tri a pol palca (približne 3 doláre)
• Niekoľko priečinkov so súbormi (každý s menej ako 1 USD)
• Štítky pre priečinky so súbormi (približne 3 doláre za balenie 250 štítkov)

2. Vytvorte štítky

Označte rozširujúci priečinok pre daný rok. Potom pre každý priečinok so súbormi vytvorte označenie takto:

• Osobné výdavky, ako napríklad oblečenie, knihy, potraviny a zábava
• Medical / zubný
• Účty
• Veľké nákupy a vylepšenia domácnosti
• Bankové výpisy
• investície
• Výpisy z kreditných kariet a príjmy
• Výplaty
• Daňové záznamy

3. Usporiadajte svoje dokumenty a súbory

Akonáhle budete mať svoje priečinky označené, začnite organizovať registračný systém. V priebehu roka môžete pridať ďalšie priečinky na uchovávanie potvrdení o nových kategóriách, ktoré musíte sledovať, napríklad výdavky na vzdelávanie, domáce zvieratá alebo cestovanie..

Umiestnite priečinky so súbormi do rozširujúceho priečinka a svoj spisový systém udržujte bezpečne v zásuvke alebo kartotéke. Vždy, keď uskutočňujete nákup alebo platbu faktúrou, je zvykom okamžite umiestniť príjem do príslušnej zložky.

Ak chcete zostať na vrchole fakturačných platieb, vytvorte priečinok označený ako „Zmenky“. Tento priečinok uschovajte na dobre viditeľnom mieste, aby ste si ho pravidelne pripomínali a platili svoje nevyrovnané účty. Po zaplatení každej faktúry vložte záznam do príslušnej zložky v registračnom systéme.

Mali by ste tiež vytvoriť priečinok s názvom „Vyžaduje pozornosť.“ Napríklad, ak potrebujete na svoju kreditnú kartu požiadať o podozrivý poplatok alebo ak potrebujete kontaktovať predajcu, ktorý vám nedal kredit za zaplatenie poslednej faktúry, mali by ste si viesť záznam alebo pripomenutie v tento priečinok.

Metóda denného podania

Implementáciou tohto systému môžete skrátiť čas, ktorý strávite hľadaním rozptýlenými papiermi, usporiadaním svojich súborov do usporiadaných a správne označených súborov. Vytvorte dennú rutinu, aby sa vaše súbory udržiavali konzistentne a správne:

1. Zhromaždite poštu a prejdite ju pri stole alebo kuchynskom stole.
2. Otvorte každý kus pošty a odložte nevyžiadanú poštu a obálky na recykláciu.
3. Umiestnite účty do priečinka „Účty na zaplatenie“.
4. Umiestnite potvrdenky do správneho priečinka. Súhrny zdravotníckych služieb by napríklad mali byť vložené do priečinka „Medical / Dental“.
5. Všetko, čo si vyžaduje okamžitú pozornosť, by malo ísť do priečinka „Vyžaduje pozornosť“, aby ste sa oň mohli rýchlo postarať.

Čo treba uchovávať a ako dlho

Vo väčšine prípadov by ste mali viesť záznamy najmenej tri roky, pretože IRS zvyčajne vyhľadáva počas daňovej kontroly tri roky do vašej histórie. IRS sa však môže rozhodnúť vyhľadať ďalšie tri roky vo vašej histórii, takže z tohto dôvodu je vhodné uložiť záznamy na šesť rokov..

Tu je niekoľko záznamov, ktoré by ste si mali uchovať šesť rokov:

• Príjmy za akékoľvek odpočty, ktoré ste uviedli vo svojom daňovom priznaní
• Sprostredkovateľské výpisy z transakcií nahlásených v daňovom priznaní
• Záznamy týkajúce sa predaja domu alebo iného majetku nahlásené v daňovom priznaní
• Záznamy o príjmoch a výdavkoch vykázaných pre vaše malé podniky v daňovom priznaní

Každý kus papiera, ktorý podporuje informácie nahlásené v daňovom priznaní, by sa mal uložiť šesť rokov po dátume podania.

Existuje však niekoľko záznamov, ktoré si budete chcieť ponechať navždy:

• Daňové priznania
• zmluvy
• Majetkové listiny a záverečné vyhlásenia
• Záznamy o vašich príspevkoch do vašich dôchodkových plánov
• Životné poistky
• Dokumenty týkajúce sa plánovania nehnuteľností, napríklad splnomocnenie alebo dohody o zverení majetku

Papierovanie zahodiť

Po dokončení daňového priznania za daný rok existuje niekoľko dokladov, ktoré možno vyradiť. Pokiaľ sa to netýka vášho daňového priznania, mali by ste byť schopní zbaviť sa nasledujúcich položiek:

• Bankové vkladové lístky a potvrdenky z bankomatov
• Výplatná páska
• Účtenky za káblové rozvody

Záverečné slovo

Nie je čas ako teraz, aby ste začali organizovať svoju dokumentáciu. Čím skôr si vytvoríte organizovaný systém evidencie, tým skôr budete môcť ťažiť z výhod preplneného domu alebo kancelárie. Tiež vám môže byť oveľa ľahší prístup k akejkoľvek dokumentácii alebo dokumentácii kedykoľvek to budete potrebovať.

Používate domáci informačný systém? Aké stratégie pre vás fungovali dobre?

(fotografický kredit: Bigstock)