10 jednoduchých spôsobov, ako zlepšiť svoje obchodné schopnosti písať

Teraz premýšľajte o tom, koľko času ste zbytočne snažili rozlúštiť e-mail alebo správu, ktorá je napísaná zle. Čítanie je nielen frustrujúce a nepríjemné, ale zlé písanie môže viesť aj k vážnym nesprávnym komunikáciám, stratám príležitosti alebo dokonca k nehodám na pracovisku..

Ide o to, že dobré zručnosti písania sú hodnotné mnohými spôsobmi. Ak by ste si našli čas na vylepšenie svojich, mohli by ste počas svojej kariéry venovať značné dividendy. Pozrime sa na niekoľko techník, ktoré môžete použiť na zlepšenie svojich obchodných schopností písania.

Hodnota pevných schopností písania

Dobré písanie je pre pracovnú silu nevyhnutné z viacerých dôvodov.

Po prvé, byť dobrým spisovateľom vám pomôže vyčnievať z davu a zvyšuje vaše šance na povýšenie alebo zvýšenie. Môže pomôcť presvedčiť vášho šéfa, aby konal v súvislosti s projektmi a nápadmi, ktoré vás baví. Vďaka dobrému písaniu budete vyzerať inteligentnejšie, dôveryhodnejšie a profesionálnejšie. Pomáha predchádzať nedorozumeniam a nesprávnemu výkladu, buduje dôveru a vzťahy s kolegami a získava klientov.

Dobré písanie je dôležité najmä z dôvodu zvýšeného využívania sociálnych médií. Všetci sme videli profesionálov na Twitteri, LinkedIn alebo Facebooku nesprávne napísané slovo alebo nesprávne použili slovo. Nielenže je to nepríjemné, keď sa to stane vám, ale môže to tiež ovplyvniť vašu povesť a dôveryhodnosť v budúcnosti.

Vaše písanie je jedným z primárnych nosičov, v ktorom budete posudzovaní počas celého svojho života. E-maily, texty a správy, ktoré denne posielate, sú fyzickou reprezentáciou a záznamom vy. V priebehu času tieto reprezentácie budujú vašu reputáciu a ovplyvňujú vzťahy, ktoré potrebujete, aby ste mohli prosperovať vo svojej kariére.

Vaše písanie sprostredkuje vaše myšlienky a je dôležité, aby sa tieto myšlienky sprostredkovávali čo najjasnejším a najreprezentatívnejším spôsobom.

Kurt Vonnegut povedal: „Prečo by ste mali preskúmať svoj štýl písania s myšlienkou jeho vylepšenia? Urobte to ako znak rešpektu voči svojim čitateľom bez ohľadu na to, čo píšete. “

Či už ste podnikateľ, ktorý potrebuje napísať skvelú tlačovú správu, manažér písajúci denné e-maily rušnému tímu alebo niekto, kto hľadá nové zamestnanie a potrebuje napísať víťazný sprievodný list, sú nevyhnutné dobré komunikačné schopnosti. Slová v živote záleží a budete vedieť, ako ich efektívne používať.

Ako zlepšiť svoje schopnosti písania

Skvelé písanie vyžaduje čas a prax. Ako ikonický podnikateľ David Ogilvy povedal: „Dobré písanie nie je prirodzený darček. Musíte sa naučiť písať dobre. “

Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete rýchlo vylepšiť svoje vlastné písanie.

1. Premýšľajte skôr, ako začnete písať

Než začnete čítať niečo, zastavte sa a premýšľajte o tom, čo chcete a čo potrebujete povedať. Opýtajte sa sami seba: „Čo musí táto osoba vedieť alebo porozumieť po prečítaní tohto e-mailu?“

Môžete tiež použiť „5 W + H“, ktoré všetci novinári používajú pri tvorbe svojej práce:

kto: Kto je moje publikum?
Čo: Čo potrebujú vedieť?
Kedy: Kedy sa to týka, kedy sa to stalo alebo kedy to potrebujú vedieť?
Kde: Kde sa to deje?
prečo: Prečo potrebujú tieto informácie?
ako: Ako by mali používať tieto informácie?

Musíte sa tiež opýtať sami seba: „Naozaj potrebujem poslať tento e-mail?“

Profesionáli vo všetkých odvetviach sú každý deň zaplavovaní e-mailmi, z ktorých mnohé nie sú potrebné. Ušetrite sebe a svojim čitateľom čas a uistite sa, že každý e-mail, ktorý odošlete, je skutočne potrebný a relevantný.

2. Udržujte krátke

Po identifikácii toho, čo potrebujete povedať, sa rýchlo dostanete k veci. Ľudia sú vždy tlačení na čas a ocenia vašu stručnosť.

Potrebujete presvedčivejšie? Zastavte sa a premýšľajte o tom, ako sa cítite frustrovaní po prečítaní e-mailu, ktorý je trikrát dlhší, ako je potrebné, s hlavnými bodmi uloženými dole. Je to strata času a energie, správne?

Nenechajte svoje publikum prejsť týmto - buďte struční.

Môže pomôcť premýšľať ako ľudia čítajú. Novelist Elmore Leonard ponúka niekoľko stručných, ale skvelých rád, keď hovorí: „Skúste vynechať tú časť, ktorú majú čitatelia vynechávať.“ Vo všeobecnosti to znamená dlhé odseky, ktoré majú viac čo do činenia vy chcem povedať ako to, čo potrebuje čitateľ počuť. Vždy majte na pamäti čitateľa.

Ak zistíte, že nemôžete napísať e-mail, ktorý je kratší ako polovica stránky, e-mail nie je najlepším spôsobom, ako oznámiť tieto informácie. Namiesto toho zavolajte osobe a priamo s nimi hovoriť.

3. Vyvarujte sa hrozivých slov

V písomnej podobe je vaším cieľom byť jasný a priamy. Ak váš čitateľ musí pomocou Google rozlúštiť, čo sa snažíte povedať, bude sa cítiť odcudzený a otrávený.

Mark Twain raz povedal: „Nepoužívajte slovo päť dolárov, keď to urobí päťdesiat centov.“ Vyvarujte sa pokušeniu používať kvetinové, domýšľavé slová, ktoré znejú chytrejšie. Držte sa päťdesiatich centov.

Rovnakým spôsobom sa vyhnite žargónu vždy, keď je to možné. Vďaka žargónu vás často znie úžasne a váš čitateľ to môže ešte viac odcudziť. Namiesto toho napíšte spôsob, ktorým hovoríte. Zachovajte to prirodzené a priame.

4. Použite aktívny hlas

Aktívne vety sú priame, tučné a zaujímavejšie ako pasívne vety. Pasívne vety sú slabé a nepríjemné; sú ako ochabnuté podanie ruky. Vaše písanie sa dramaticky zlepší, ak sa budete snažiť používať aktívne vety podľa možnosti.

Pozrite sa napríklad na tieto dve vety:

Mačka poškriabaniu ženu.
Žena bola mačkou poškriabaná.

Prvá veta je napísaná aktívnym hlasom. Je to jasné a priame. Druhá veta je pasívna.

V aktívnej vete predmet vykonáva pôsobenie slovesa. V pasívnej vete subjekt necháva konať na ne. Tu je ďalší jednoduchý príklad:

Golfista zasiahol loptu.
Lopta bola zasiahnutá hráčom golfu.

V prvej vete vykoná akciu subjekt (hráč golfu) (trafí loptu). V druhej vete, subjekt (golfista) prichádza za slovesom; prijíma túto akciu.

Ak si chcete všimnúť pasívny hlas, hľadajte pred slovesom formy slovesa „byť“, napríklad „vôľa“ alebo „bolo“. Napríklad „Schôdza sa bude konať o 20:00“, je pasívna. Namiesto toho povedzte: „Stretnutie je o 20:00.“

5. Vždy buďte profesionálni

Niekedy je lákavé hodiť vtip alebo zahrnúť nejaké kancelárske klebety do e-mailu. Tieto doplnky však neprispievajú k vašej správe a môžu negatívne ovplyvniť vašu povesť. Sú tiež ľahko nepochopení.

Áno, musíte byť autentickí a nechať svoj hlas žiariť pri písaní. Musíte však zostať profesionálmi; je to vyrovnávací akt. Dobrým spôsobom, ako skontrolovať vhodnosť vášho obsahu, je opýtať sa: „Bol by som s tým spokojný, keby to bolo zajtra ráno na titulnej strane novín?“ Ak sa tým chcete krčiť, urobte nejaké úpravy.

6. Objasnite svoju výzvu na akciu

Vaše obchodné oznámenia sa odosielajú s určitým účelom; je zriedkavé, že napíšete e-mail, ktorý je čisto informačný. Pravdepodobne budete potrebovať, aby váš čitateľ niečo urobil: zavolajte späť, poskytnite viac informácií, potvrďte ich prítomnosť na schôdzi atď..

Nenechajte to na čitateľovi, aby zistil, čo s nimi chcete robiť. Vysvetlite to a buďte konkrétni. Napríklad:

Akékoľvek úpravy pošlite do utorka do 17:00.
Ak chcete problém vyriešiť, zavolajte späť tohto klienta do piatku.

Vyjasnite si, čo chcete a pravdepodobne nájdete lepšie výsledky od svojich čitateľov.

Tip pre profesionálov: Majte na pamäti, že ak potrebujete niečo podniknúť okamžite, osobne sa porozprávajte s príjemcom. Vstaňte od svojho pracoviska a choďte do svojej kancelárie alebo im zavolajte na telefón. Písanie je dôležitým médiom, ale keď niečo potrebujete, nič neprekonáva konverzáciu medzi ľuďmi.

7. Používajte svoj predmet e-mailu správne

Predmet e-mailu je výkonný nástroj; myslite na to ako na nadpis svojho e-mailu. Hlavnou úlohou je zabezpečiť, aby sa telo čítalo. Na to musia byť titulky krátke, priame, silné a konkrétne.

Napríklad, pozrite sa na dva riadky predmetu e-mailu nižšie:

Pondelok schôdze
Účasť na pondelok, 14. októbra, 14.00 Štvrťročné správy o stretnutí

Prvý predmet je nejasný a mnoho otázok zostáva nezodpovedaných. Ktoré pondelkové stretnutie? O čom je stretnutie? Potrebujem dokonca vedieť o tomto stretnutí?

Druhý predmet je oveľa konkrétnejší, a preto je pravdepodobnejšie, že sa rýchlo otvorí a prečíta. Poskytuje informácie o tom, na ktorom stretnutí autor hovorí, kedy je a čo by ste mohli potrebovať pri účasti na tomto konkrétnom stretnutí.

Nikdy nenechávajte riadok s predmetom e-mailu prázdny. Filtre e-mailov často kategorizujú prázdne riadky predmetov ako spam, preto ich vyplňte, aby ste nevynechali e-mail.

Tip pre profesionálov: Ak potrebujete položiť iba jednoduchú otázku, použite techniku koniec správy (EOM). Jednoducho napíšte svoju otázku do predmetu e-mailu a na konci pridajte „EOM“. Šetrí to čas čitateľa, pretože môžu rýchlo odpovedať bez toho, aby si museli prečítať zbytočný text.

Napríklad, predmet správy by mohol povedať: „Zúčastníte sa na pondelok o 14:00? EOM. "

Pred použitím tejto techniky sa uistite, či vaši príjemcovia vedia, čo znamená VPM. Potom, v ideálnom prípade, odpovedia v predmete svojho návratového e-mailu niečo ako: „Áno, budem tam. EOM. "

8. Držte sa jednej témy v e-mailoch

Vždy, keď je to možné, majte svoje e-maily zamerané na jeden konkrétny bod alebo nápad. Ak potrebujete riešiť inú tému, napíšte samostatný e-mail. Zameranie sa na jednu tému na e-mail dáva čitateľovi čas na spracovanie toho, čo hovoríte, a na priamu reakciu. Pomáha tiež efektívnejšie organizovať ich e-maily a rýchlejšie nájsť archivované e-maily.

Nižšie je uvedený príklad e-mailu, ktorý pokrýva príliš veľa tém:

Predmet správy e-mailu: Pondelok schôdze

telo: Ahoj Steve,

Ďakujeme za všetku prácu za štvrťročné správy za minulý týždeň. Odviedli ste peknú prácu! Myslím si, že musíme intro skrátiť, ale okrem toho je to skvelé.

Písal som, aby som zistil, či sa zúčastníš tohto pondelkového zasadnutia. Ak áno, mohli by ste nám priniesť kópiu pôvodného návrhu štvrťročnej správy? Chcel by som to Susan ukázať.

Tiež ste sa niekedy dotkli základne s Al Thompsonom v Syrakúzach? Mal nejaké sťažnosti týkajúce sa jeho poslednej zásielky a musíme sa uistiť, že sú adresované. Dajte mi vedieť, ako sa to ukáže.

Vďaka,

Jim

Zastavte sa a premýšľajte o tom, koľko vecí bol Steve v tomto e-maile požiadaný.

Najprv musí zistiť, či Jim chce, aby upravil intro, alebo ak to Jim urobí sám; to nie je jasné. Potom musí potvrdiť, že bude v pondelok na schôdzi, a nezabudnite si vziať aj návrh správy. Nakoniec musí riešiť tieto sťažnosti zákazníkov a povedať Jimovi, čo sa stalo.

E-mail obsahuje niekoľko dôležitých pripomienok a Steve ich možno bude chcieť uložiť. Ale nadpis jednoducho hovorí: „Pondelok na schôdzi.“ Ak ho chce uložiť ako pripomienku na riešenie týchto sťažností zákazníkov, nadpis nemá nič spoločné so skutočným predmetom. Bude si musieť pamätať, že pripomienka na riešenie sťažností zákazníkov bola v e-maile s názvom „Pondelok na schôdzi“.

Urobte svojim čitateľom láskavosť a urobte im čo najjednoduchšie. Jednoducho s jednou témou na e-mail.

9. Nikdy nepoužívajte e-mail na doručovanie zlých správ

Nikdy nepoužívajte e-mail na doručovanie zlých správ. Ak potrebujete niekoho prepustiť zo svojho tímu alebo poskytnúť spätnú väzbu, ktorá znie menej ako ružovo, urobte to osobne. Je ľahké, že k nedorozumeniam môže dôjsť prostredníctvom e-mailu, čo je vyhliadka, ktorá sa pri použití e-mailu na šírenie zlých správ zosilní. Osobne môžete komunikovať so súcitom a empatiou a pomocou svojho tela a hlasu môžete ďalej vyjadriť svoju úprimnosť a úmysly. To je niečo, čo jednoducho nemôžete urobiť prostredníctvom e-mailu.

10. Korektúra, Korektúra, Korektúra

Gramatické a pravopisné chyby sú trápne a poškodzujú vašu dôveryhodnosť. Iste, môžete sa spoľahnúť na nástroje kontroly pravopisu, ale nezachytávajú všetko, najmä slová, ktoré sa používajú mimo kontextu.

Po dokončení písania to okamžite opravte. A vždy, keď je to možné, odložte ju a znova si ju prečítajte o niekoľko hodín (alebo o niekoľko dní) znova. Ak sa vzdialite od písania, pomôžu vám zistiť chyby, ktoré ste pri prvom čítaní mohli vynechať.

Tip pre profesionálov: Pri korektúre si pozorne prečítajte každú vetu. Poraďte sa s radou Georga Orwella, ktorý uvádza: „Dôsledný spisovateľ si v každej vete, ktorú píše, položí aspoň štyri otázky, a teda: Čo sa snažím povedať? Aké slová to vyjadria? Aký obraz alebo idiom to vyjasní? Je tento obrázok dostatočne čerstvý na to, aby mal efekt? A pravdepodobne sa spýta sám seba ešte dva: Mohol by som to skrátiť? Povedal som niečo, čo je hrozne škaredé? “

Ak je e-mail alebo správa obzvlášť dôležitá, odovzdajte ich dôveryhodnému priateľovi alebo kolegovi, aby si ich prečítal skôr, ako ich odošlete určenému publiku. Čerstvý pár očí si môže všimnúť ďalšie chyby, ktoré ste vynechali.

Tip pre profesionálov: Ak zistíte, že potrebujete ďalšiu pomoc s písaním obchodných záležitostí, použite službu ako Gramatika, ktorá prehľadá váš text a identifikuje jednoduché aj zložité gramatické chyby (vrátane správne napísaných slov použitých v nesprávnom kontexte). Tiež dostanete vysvetlenia pre každú chybu, aby ste si v budúcnosti mohli vylepšiť písanie.

Záverečné slovo

Ktokoľvek sa môže naučiť byť lepším spisovateľom a najlepším spôsobom, ako zlepšiť svoje písanie, je praxe. Čím viac píšete, tým lepšie dostanete. Môžete tiež zvážiť absolvovanie bezplatného kurzu online obchodného písania prostredníctvom služby Coursera. Trieda bola vytvorená University of Colorado-Boulder a je zadarmo, ak auditujete.

Aké chyby robíte najčastejšie vo svojom podnikaní? Čo si myslíte, že robíte dobre??