Ako dlho uchovávať dôležité dokumenty (a čo môžete skartovať)

Jedného dňa sa to môže stať. Ale dnes nie je ten deň.

Väčšina z nás stále vidí papierové dokumenty vstupujúce do našich domovov každých pár dní, ak nie každý deň: doklady o obchode, nevyžiadaná pošta, účty, bankové výpisy, daňové doklady, výplaty. Je lákavé to všetko len zamiesť do koša, ale pýtame sa: Budeme tieto dokumenty znova potrebovať? Ak áno, ako dlho by sme ich mali uchovávať a ako by sme ich mali uchovávať, aby sme ich mohli ľahko nájsť, keď ich potrebujeme?

Odpoveď na tieto otázky závisí od konkrétneho typu dokumentu. Tu je prehľad o tom, ktorý z týchto nepríjemných dokladov je potrebné uchovávať, ako dlho ich musíte uchovávať a najlepší spôsob, ako ich udržať v bezpečí a organizovanej.

Ako dlho uchovávať dôležité záznamy

Keby ste si museli navždy uchovávať každý kus papiera, ktorý vám príde do držby, od prijatia tovaru po parkovací lístok, čoskoro by to zabralo toľko miesta vo vašom dome, že by ste vy a všetky vaše veci vytlačili na ulicu. Našťastie to nie je potrebné. Existujú nejaké dokumenty, ktoré by ste mali držať donekonečna, ale sú ďalšie dokumenty, ktoré môžete bezpečne zahodiť už za mesiac. Tu je príručka k časom uchovávania rôznych typov dokumentov.

Daňové doklady

Po dokončení podania daňového priznania nemôžete len výpis všetkých dokumentov, ktoré ste použili na jeho vyplnenie. Služba Internal Revenue Service (IRS) by mohla skontrolovať vaše daňové priznanie až tri roky po jeho podaní - alebo až šesť rokov, ak má podozrenie na významnú chybu - a ak áno, budete tieto dokumenty potrebovať. IRS odporúča zachovať vaše daňové priznanie a všetky súvisiace dokumenty „až do uplynutia lehôt na toto daňové priznanie“ a poskytuje podrobný zoznam situácií, v ktorých by toto obdobie mohlo byť od troch rokov do večnosti..

Podľa Grega McBride, hlavného finančného analytika v Bankrate, však nie sú potrebné všetky tieto podrobnosti. Namiesto toho spoločnosť McBride hovorí spotrebiteľským správam, že by ste mali uchovávať všetky záznamy týkajúce sa daní najmenej sedem rokov. Zahŕňa to samotné daňové priznanie, podporné formuláre, ako sú vaše W-2 a 1099, a všetky dokumenty týkajúce sa položiek, ktoré ste nárokovali ako odpočty, ako napríklad:

• Príspevky na charitu
• Školné a poplatky
• Výdavky na zdravotnú starostlivosť
• Úrok z hypotéky
• Príspevky na dôchodkový plán
• Výplaty výživného

Pozastavte všetky bankové záznamy, príjmy a zrušené šeky, ktoré ukazujú, že ste tieto výdavky mali, aby ste ich mohli v prípade auditu preukázať..

Niektorí odborníci tvrdia, že stojí za to udržať si svoje daňové priznania navždy. Daňový profesionál Michael Tonkovic v rozhovore s CreditCards.com zdôrazňuje, že IRS môže vykonať audit zamestnávateľa alebo účtovníka podozrivého z podvodu aj po uzavretí siedmich rokov a v rámci tohto vyšetrovania by mohol požiadať o návrat. Môžete tiež použiť svoje staré formuláre návratov a formuláre W-2 na preukázanie príjmu za daný rok, ak sa vo výkaze ziskov zo sociálneho zabezpečenia vyskytla chyba..

Záznamy o kreditných kartách

Ak nakupujete pomocou kreditnej karty, pri príchode domov nemiešajte iba doklady z koša. Uschovajte ich, až kým nezískate faktúru za kreditnú kartu za daný mesiac a potom ich porovnajte s výpisom, aby ste sa uistili, že obsahuje všetko, čo ste si kúpili - a nič, čo ste nedostali. Týmto spôsobom budete môcť spochybniť akékoľvek poplatky, ktoré nie sú legitímne, alebo požadovať kompenzáciu za všetky položky, ktoré ste si objednali, ktoré ste nikdy nedostali..

Po skontrolovaní mesačného výpisu môžete vo väčšine prípadov disponovať s príjmami. Ak sa však týkajú položiek, ktoré chcete uplatniť na svoje dane, mali by ste ich namiesto toho uložiť do priečinka s daňovými informáciami.

Je tiež vhodné držať tržby za veľké nákupy, ako sú nábytok, spotrebiče, elektronika alebo vylepšenia domácnosti. Môžete ich použiť ako dôkaz o kúpe, ak potrebujete uplatniť záručný nárok, alebo preukázať náklady na tovar, ak potrebujete uplatniť nárok na stratu alebo poškodenie vášho poistenia domácnosti. Ak plánujete uchovávať potvrdenie z niektorého z týchto dôvodov, urobte si kópiu na obyčajnom papieri a uložte ho, pretože doklady o tepelnom papieri majú v priebehu času tendenciu miznúť..

Pokiaľ ide o samotný výpis z kreditnej karty, pravdepodobne ho môžete po zaplatení vyhodiť. Ak ich kópiu potrebujete neskôr - napríklad na overenie nákupu - môžete ju získať od spoločnosti vydávajúcej kreditné karty. Ak však výpis obsahuje nákupy, ktoré odpočítavate z daní, uschovajte ho v evidencii s daňovými dokladmi.

Ostatné účty

Po zaplatení poplatkov za služby, káble a mobilné telefóny za daný mesiac ich držte, až kým si overíte, či platba prešla. To by mohlo znamenať čakanie, kým nedostanete výpis z nasledujúceho mesiaca alebo len skontrolovať svoj účet online po niekoľkých dňoch.

Po overení platby môžete účty vo väčšine prípadov zlikvidovať. Ak ste však samostatne zárobkovo činná osoba, držte sa týchto účtov, kým nevyberiete dane na budúci rok. Existuje šanca, že by ste mohli všetky alebo časť nákladov odpočítať ako obchodné náklady.

Výplaty

Ak vaše pracovisko neukladá výplatu priamo na váš bankový účet, potom každá kontrola obsahuje výplatnú pásku, ktorá obsahuje informácie, ako sú vaše hrubé mzdy, dane a ďalšie zrážky pred zdanením. Odborníci tvrdia, že by ste si mali tieto formuláre ponechať, kým nenastane čas na registráciu daní na budúci rok, aby ste si ich mohli skontrolovať oproti ročnému formuláru W-2, ktorý dostanete od svojho zamestnávateľa. Ak sa sumy na W-2 a na vašich výplatných pásoch nezapočítavajú, môžete požiadať o zmenený a doplnený daňový formulár s použitím útržkov ako dôkazu.

Môžete tiež použiť svoje výplaty, aby ste sa uistili, že príjem uvedený v zázname o zárobkoch sociálneho zabezpečenia za daný rok je presný. Správa sociálneho zabezpečenia (SSA) už neposiela tieto výpisy poštou, takže si budete musieť zaregistrovať účet, aby ste si mohli prezerať svoj výpis.

Je vhodné každý rok skontrolovať chyby vo svojom vyhlásení. Ak SSA podhodnotí váš príjem jeden alebo viac rokov, ovplyvní to počet výhod, na ktoré máte nárok, keď odchádzate do dôchodku. Ak nájdete chybu, obráťte sa na spoločnosť SSA, aby ste ju čo najskôr opravili.

Záznamy o poistení

Ak ste ako väčšina Američanov, máte aspoň niekoľko rôznych poistných zmlúv. Napríklad by ste mohli mať poistenie pre zdravie, auto, život a majiteľov domov alebo nájomcov. Každá z týchto rôznych poistných zmlúv prichádza s papierovaním od poisťovateľa, ktoré ukazuje, čo vaša politika pokrýva a aké sú vaše odpočítateľné položky.

Pokiaľ máte politiku, mali by ste sa držať aktuálnej dokumentácie. Umožní vám skontrolovať vaše poistné krytie pred podaním žaloby alebo preukázať, že máte poistné krytie v prípade sporu s poisťovacou spoločnosťou. Keď obnovíte alebo zmeníte svoje pravidlá, dostanete za to novú sadu dokumentov, v ktorej môžete predchádzajúce zlikvidovať.

Bankové záznamy

Zakaždým, keď použijete bankomat alebo vykonáte vklad alebo výber v okne bankomatu, dostanete potvrdenie. Uschovajte ich, až kým nedostanete mesačný výpis od banky, aby ste sa uistili, že všetky vaše transakcie boli správne zaznamenané. Potom ich môžete hodiť.

Ak vykonávate banku online, nemusíte po kontrole skontrolovať svoje mesačné výpisy z účtu. Kópiu výpisu za ktorýkoľvek daný mesiac môžete kedykoľvek navštíviť na webovej stránke alebo v aplikácii banky. Ak nemáte účet online, je dobré uchovávať svoje mesačné výpisy jeden rok - alebo až sedem rokov, ak ich potrebujete na daňové účely. Ak dostanete ročný výkaz, ktorý obsahuje daňové informácie, môžete si to ponechať a mesačné výpisy zahodiť.

Ak stále používate šeky v papierovej podobe, podržte jeden rok zrušené šeky alebo ich kópie, ktoré sú súčasťou vášho výpisu. Týmto spôsobom môžete vystaviť šek, keď ho potrebujete ako doklad o platbe. Každý mesiac prejdite všetky svoje šeky, ktoré prešli jednoročným limitom, a zaevidujte tie, ktoré súvisia s vašimi daňami, obchodnými nákladmi, vylepšením domácnosti alebo splátkami hypotéky. Všetci ostatní môžu byť skartovaní.

Investičné záznamy

Ak investujete do akcií, dlhopisov alebo podielových fondov prostredníctvom sprostredkovateľskej firmy, každé tri mesiace vám zašleme štvrťročné vyhlásenie, ktoré vám ukáže, ako sa vaše investície vyvíjajú. Tieto výkazy si uschovajte do konca roka, keď spoločnosť zašle svoje ročné výkazy. Skontrolujte štvrťročné výkazy, aby ste sa uistili, že sa zhodujú s ročným súhrnom, a potom ich zahoďte. Držte ročné súhrny, pokiaľ vlastníte cenné papiere, plus ďalších sedem rokov, ak ich potrebujete na daňové účely.

Ak nakupujete a predávate jednotlivé akcie, dlhopisy alebo fondy online, dostanete potvrdenie o nákupe. Toto potvrdenie si uschovajte, kým nepredáte cenný papier, aby ste sa naň mohli odvolať pri vykazovaní kapitálových výnosov z predaja daní. Potom by ste ho pravdepodobne mali mať spolu s ostatnými daňovými dokladmi pre prípad, že by ste ich potrebovali na vykonanie auditu.

Dokumenty o odchode do dôchodku

Plány odchodu do dôchodku, ako napríklad plány 401 (k) a 403 (b), tiež zasielajú štvrťročné výkazy. Odborníci tvrdia, že by ste s nimi mali zaobchádzať rovnako ako so štvrťročnými výkazmi pre ostatné investície: Nechajte ich skontrolovať podľa svojho ročného výkazu a potom ich zahoďte..

Odborníci sa zhodujú v tom, že ročné výkazy by ste mali uchovávať aspoň do dôchodku a niektorí ich odporúčajú ponechať, pokiaľ budete naďalej čerpať peniaze z plánu. Toto je obzvlášť dôležité pre plány Roth IRA a Roth 401 (k), aby ste dokázali, že už ste zaplatili dane z vašich príspevkov. Ak je vaše pracovisko jedným z mála, ktoré stále ponúka dôchodkový program so stanovenými požitkami, odborníci odporúčajú, aby všetky dokumenty súvisiace s týmto plánom boli natrvalo aj po odchode do dôchodku..

Dokumenty o pôžičke

Ak máte dlhy, ako sú hypotéka, pôžička na auto alebo študentské pôžičky, čakajte na všetku dokumentáciu týkajúcu sa týchto pôžičiek, kým sa nesplatia. To zahŕňa zmluvu o pôžičke a záznamy o všetkých vašich platbách. Vedenie týchto záznamov vám umožní presne dokázať, čo dlhujete a koľko ste už zaplatili.

Po vyplatení pôžičky by ste mali dostať ďalší dokument, ktorý dokazuje, že pôžička bola vyplatená v plnej výške. Tento dokument by ste si mali uschovať najmenej počas siedmich rokov pre daňové záznamy. Ak však máte priestor, je dobré ho navždy udržať, aby ste dokázali, že pôžička sa vyplatí. Pokiaľ ide o hypotekárne úvery, mali by ste si ich uchovať určite navždy.

evidencia majetku

Ak ste majiteľom domu, musíte si uchovávať všetky záznamy týkajúce sa kúpy vášho domu a akýchkoľvek významných zlepšení, ktoré ste urobili. Patria sem záznamy o všetkých výdavkoch súvisiacich s nákupom domu, ako sú právne poplatky a provízie za nehnuteľnosti. Tieto dokumenty budete potrebovať na stanovenie nákladovej základne - tj celkovej sumy peňazí, ktorú ste vložili do domu - keď ju predáte. Tieto informácie ovplyvnia sumu, ktorú zaplatíte pri dani z kapitálových výnosov z predaja.

Podobne, ak vlastníte dovolenkový dom alebo investujete do nehnuteľností na prenájom nehnuteľností, mali by ste si okrem svojho hlavného domu uschovávať tieto rovnaké dokumenty pre všetky nehnuteľnosti, ktoré vlastníte. Na daňové účely držte tieto dokumenty do siedmich rokov od predaja nehnuteľnosti.

Ďalším užitočným dokumentom je vaše štvrťročné vyúčtovanie dane z nehnuteľností. Účty, ako aj potvrdenky alebo zrušené šeky si uschovajte, aby ste dokázali, že ste uskutočnili platby, až kým nezapíšete dane na nasledujúci rok. Ak sa zúčastňujete akýchkoľvek sporov týkajúcich sa platby dane z nehnuteľností, nechajte účet až do urovnania sporu.

Ďalším dokumentom, ktorý musíte uschovať - ​​a nezabudnite ho uschovať na bezpečnom mieste - je názov vášho domu. Tento dokument je vašim právnym dôkazom, že vlastníte vlastníctvo. Titul si ponechajte k svojmu domovu, kým ho nepredáte. To isté urobte pre názov svojho automobilu, ak ho vlastníte.

Ak ste nájomcom, nebudete mať žiadne záznamy o nákupoch, ktoré by ste si mali robiť starosti, ale s najväčšou pravdepodobnosťou máte zmluvu o prenájme, ktorú ste podpísali pri presťahovaní. Tento dokument uschovajte, kým žijete doma, aby ste mohli ak máte akékoľvek spory s prenajímateľom, obráťte sa na to. Po vysťahovaní podržte zmluvu o prenájme, kým prenajímateľ nevráti váš bezpečnostný vklad. Potom to môžete skartovať.

Osobné záznamy

Niektoré z najdôležitejších dokumentov, ktoré vlastníte, sú tie, ktoré dokumentujú dôležité udalosti vo vašom živote. V závislosti od toho, ako prešiel váš životný príbeh, môžu tieto obsahovať nasledujúce:

• Rodné listy (vlastné a vaše deti)
• Osvedčenia o prijatí
• Karta sociálneho zabezpečenia
• Manželský preukaz
• Rozhodnutie o rozvode
• Naturalizačný certifikát
• Vojenské prepúšťacie doklady
• Wills, trust, splnomocnenie a iné dokumenty týkajúce sa plánovania nehnuteľností
• Osvedčenie o úmrtí (pre manžela / manželku a ďalších blízkych príbuzných)

Tieto dokumenty budete musieť používať v rôznych obdobiach svojho života. Napríklad rodný list alebo kartu sociálneho zabezpečenia môžete použiť ako preukaz totožnosti, keď žiadate o vodičský preukaz alebo pas; Ak sa chcete znova oženiť, budete musieť predložiť rozhodnutie o rozvode a vaši dedičia budú po smrti potrebovať prístup k vašej vôli. Tieto dokumenty uschovajte navždy a uschovajte ich na bezpečnom mieste, napríklad v bezpečnostnej schránke.

Keď už hovoríme o bezpečných schránkach, spotrebiteľské správy hovoria, že ak ich máte, je dobré si nechať zoznam ich obsahu. Ak máte podozrenie, že niečo chýba, môžete naň odkazovať. Tento zoznam si uschovajte, pokiaľ máte pole.

Ako ukladať vaše záznamy

Akonáhle si všetky svoje záznamy roztriedíte a prídete na to, čo si treba ponechať, musíte sa rozhodnúť, kam si ich necháte. Existujú dva hlavné spôsoby ukladania dokumentov: na papieri alebo v digitálnej podobe. Bez ohľadu na to, ako sa rozhodnete, budete potrebovať systém na organizáciu svojich záznamov, aby ste ich v prípade potreby ľahko našli. A keď pracujete na tom, aby vaše súbory boli v poriadku, môžete urobiť niekoľko bezpečnostných opatrení na ochranu citlivých dokumentov pred poškodením a krádežou.

Ukladanie papierových dokumentov

Papierové dokumenty patria do niekoľkých rôznych kategórií. Potvrdenia o kreditných kartách, príjmoch z bankomatov a bankových vkladových listov sa musia uchovávať menej ako mesiac. Môžete ich vložiť do obálky alebo ich pripnúť na stojan. Na konci mesiaca ich môžete skontrolovať pomocou svojej kreditnej karty alebo bankového výpisu a potom ich zlikvidovať.

Ďalej je potrebné uchovávať niektoré dokumenty - napríklad štvrťročné správy o investíciách a formuláre poistenia - jeden rok alebo menej. Praktický spôsob, ako ich uložiť, je v kartotéke alebo zavesenej prepravke na spisy so samostatným priečinkom pre každú kategóriu: domov, auto, finančné a tak ďalej. Ak nemáte dostatok miesta a máte k dispozícii iba niekoľko dokumentov, organizátor súborov s akordeónmi s viacerými vstavanými vreckami ponúka kompaktnú alternatívu.

Napokon existujú dokumenty, ktoré musíte dlhodobo uchovávať, napríklad daňové priznania a majetkové záznamy. Tým sa musíte rozhodnúť, čo je pre vás dôležitejšie: chrániť svoje súbory alebo ich nechať prístupné.

Uloženie dlhodobých dokumentov do kartotéky spolu s krátkodobými dokumentmi uľahčí ich nájdenie, keď ich potrebujete. A ak si vyberiete kartotéku so zámkom, vaše citlivé osobné informácie budú chránené pred zvedavými očami. Nechráni však tieto dokumenty pred poškodením v prípade požiaru alebo povodne. Naopak, uloženie dokumentov v ohňovzdornom trezore ich ochráni pred poškodením a krádežou, ale sťaží prístup k nim..

Expert na malé podniky Barbara Weltman v rozhovore pre spotrebiteľské správy odporúča zvoliť protipožiarny trezor pre dokumenty, ktoré sú obzvlášť citlivé: bankové a investičné výpisy, daňové doklady, dokumenty týkajúce sa plánovania nehnuteľností a dôchodkové informácie. Pretože tieto dokumenty obsahujú osobné informácie, napríklad vaše číslo sociálneho zabezpečenia, ponechávajú ich tam, kde ich môžu ostatní nájsť, a vystavujú vám tak riziko krádeže identity..

Je tiež dobré mať v bezpečí dokumenty o poistení, aby ste ich mohli získať po požiari, povodni alebo vlámaní. Patria sem vaše poistné zmluvy a kópia vášho domáceho inventára, ktoré budete musieť uplatniť. Odborníci tiež navrhujú zostaviť zoznam všetkých vašich najdôležitejších účtov a uložiť ich do bezpečia ako referencie.

Ukladanie elektronických dokumentov

Uchovávanie finančných dokumentov v digitálnej podobe môže byť jednoduchšie ako ukladanie fyzických dokumentov. Elektronické súbory zaberajú vo vašom dome menej miesta ako kartotéky plné papiera a nemôžu byť zničené požiarmi alebo povodňami. Ak už väčšinu svojich faktúr a výpisov už dostávate v digitálnej podobe, je ľahké ich uložiť na pevný disk a ak máte papierové dokumenty, môžete ich previesť do elektronickej podoby ich skenovaním.

Elektronické súbory sú však zraniteľné voči iným hrozbám, ako sú počítačové vírusy a hackerstvo. Takto chránite svoje digitálne záznamy pred týmito nebezpečenstvami:

• Použite ochranu heslom. Najprv sa uistite, že používate silné heslá pre všetky svoje finančné účty online. Zmeňte svoje heslá často a vyhýbajte sa používaniu rovnakého hesla na viacerých weboch. Ak ukladáte kópie finančných záznamov na pevný disk, môžete chrániť heslom jednotlivé súbory alebo priečinky, v ktorých sú uložené. Digitálne trendy vysvetľujú, ako to urobiť pre počítače so systémom Windows aj Macintosh..
• Nainštalujte antivírusový softvér. Počítačové vírusy a iné typy škodlivého softvéru môžu poškodiť vaše súbory alebo prerušiť prístup k nim. Ak sa chcete vyhnúť týmto problémom, nainštalujte do svojho počítača dobrý antivírusový program a aktualizujte ho. Ak chcete nájsť najlepší antivírusový softvér pre počítače so systémom Windows a Mac, obráťte sa na technické publikácie, ako sú PC Magazine a CNET.
• Použite prepäťovú ochranu. Ďalšou hrozbou pre váš počítač sú energetické špičky, ktoré môžu vyprážať jeho jemné vnútorné komponenty. Najlepším spôsobom, ako znížiť túto hrozbu, je udržať počítač zapojený do prepäťovej ochrany. Elektrické zásuvky s ochranou proti prepätiu dokážu zabezpečiť naraz až tucet elektronických zariadení.
• Ponechajte si záložné kópie. Bez ohľadu na to, ako starostlivo chránite svoj počítač, nemôžete úplne vylúčiť riziko jeho poškodenia alebo odcudzenia. Ak však uchovávate záložné kópie svojich súborov v cloude, nestratíte k nim prístup, aj keď prídete o počítač. Uistite sa, že poskytovateľ cloudového úložiska používa šifrovaciu technológiu, aby hackeri nemohli ľahko získať vaše súbory. Môžete tiež zálohovať súbory na externý pevný disk, ktorý je chránený heslom.

Ukladanie osobných záznamov

Odborníci nesúhlasia s tým, kde by ste mali uchovávať dôležité osobné záznamy, ako sú rodné listy, pasy, závety a tituly, do svojho domu a do auta. Weltman odporúča tieto dokumenty uložiť do bezpečnostnej schránky v banke, ale iní odborníci poukazujú na to, že ak tak urobíte, získate prístup k dokumentom iba počas bankových hodín. Ak zomriete, mohla by sa vaša bezpečnostná schránka zapečatiť, takže pre svojich dedičov je ťažké získať obsah. Títo odborníci tvrdia, že protipožiarny trezor je najlepším miestom pre tieto dôležité dokumenty.

Najbezpečnejšou možnosťou zo všetkých je vytvorenie záložných kópií najdôležitejších dokumentov, ako sú rodné listy a sobášne listy. To vám umožní mať doma jednu v bezpečnostnej schránke a jednu v protipožiarnom trezore.

Skartovanie starých dokumentov

Aby ste sa ochránili pred krádežou identity, musíte uchovávať dokumenty, ktoré uchovávate, viac než len bezpečne. Musíte tiež bezpečne zlikvidovať tie, ktoré vyhodíte. Ak dokumenty, ktoré obsahujú citlivé osobné informácie, hodíte do koša alebo do recyklačného koša, môžu ich zlodeji vytiahnuť z koša na obrubníku a použiť ich na preniknutie do vašich účtov..

Ak sa chcete tomuto problému vyhnúť, investujte do malého skartovača pre domácu kanceláriu. Skartovač s priečnymi rezmi je najlepší, pretože skartuje vaše dokumenty na malé kúsky, a nie na dlhé prúžky, ktoré by sa mohli prípadne znova zložiť. Nie je potrebné skartovať každý jeden kus papiera, na ktorom je vaše meno, ale odborníci tvrdia, že je rozumné skartovať všetko, čo obsahuje viac osobných informácií o vás, ako by ste mohli nájsť v telefónnom zozname..

Podľa Recycle Coach, väčšina miest vám umožní zbaviť sa vašich skartovaných finančných dokumentov vo vašom recyklačnom koši. Pravdepodobne ich však budete musieť obsahovať v plastovom sáčku, papierovom sáčku alebo kartónovej krabici, aby ste predišli vyfukovaniu malých kúskov. preč. Ak sa chcete dozvedieť, aké sú pravidlá, obráťte sa na miestnu recyklačnú agentúru. Papierové kúsky môžete tiež zmeniť na kompost alebo ich znova použiť ako mulč alebo baliaci materiál.

Jedným z typov finančných záznamov, ktoré by ste nemali recyklovať, sú sklady a bankomaty vytlačené na tepelnom papieri. Ako vysvetľuje spoločnosť Recycle Coach, tento typ papiera obsahuje tenkú vrstvu toxického plastu BPA, ktorý môže kontaminovať celú dávku recyklovaného papiera. Ak vaše mesto nemá špeciálny program spätného odberu, stačí ho hodiť do koša. Našťastie na účtoch nie je veľa osobných informácií, takže ich nemusíte najskôr skartovať.

Pri likvidácii starých elektronických súborov, ktoré obsahujú citlivé údaje, je tiež dôležité postupovať opatrne. Ak tieto súbory presuniete len do koša, aj keď ich ihneď vyprázdnite, súbor nie je natrvalo vymazaný. Namiesto toho podľa organizácie Electronic Frontier Foundation (EFF) váš počítač robí súbor neviditeľným a sprístupňuje miesto, ktoré zaberá, na prepísanie. Kým sa tak nestane - čo by mohlo byť v budúcnosti týždne, mesiace alebo roky - je súbor stále na disku, kde ho môže získať skúsený hacker..

Ak chcete svoje súbory bezpečne zlikvidovať, musíte dať počítaču pokyn, aby ich okamžite po prehodení prepísal. EFF vysvetľuje, ako to urobiť na počítačoch Macintosh aj Windows.

Záverečné slovo

Nastavenie úložného systému pre všetky vaše finančné dokumenty si vyžaduje trochu práce dopredu, ale z dlhodobého hľadiska vám môže ušetriť čas. Akonáhle presne viete, ktoré dokumenty je potrebné uchovávať a na ako dlho, je bežnou praxou nalepovať potvrdenky do obálky, štvrťročné výpisy do priečinka a daňové priznania v protipožiarnom trezore. Keď viete, ako postupovať s každým dokumentom okamžite, nebudete mať hromady papierov na každej ploche v domácnosti a riskujete, že stratíte dôležité záznamy, pretože sú niekde pochované v stohu.

Udržiavanie dokumentov v organizácii má aj ďalšie výhody. Ak je váš domov poškodený pri prírodnej katastrofe, vaša peňaženka alebo peňaženka je ukradnutá alebo ak sa vás IRS rozhodne vykonať audit, budete si môcť okamžite položiť ruky na všetky dokumenty, ktoré potrebujete na vyriešenie problému. Organizácia finančných záznamov vám môže dokonca pomôcť porozumieť vašej finančnej situácii, takže máte lepší prehľad o tom, čo si môžete a nemôžete dovoliť.

Roztriedenie finančných záznamov môže niekedy odhaliť aj chýbajúce peniaze. Môžete napríklad zistiť šek, ktorý ste nikdy neuložili, lekársky účet, ktorý môžete odoslať na úhradu, alebo dokonca starý bankový účet, na ktorý ste zabudli. Ak to nie je dobrá motivácia na to, aby váš finančný život bol v poriadku, neviem, čo je.

Aký systém používate na organizovanie svojich finančných záznamov doma?