Ako napísať a distribuovať tlačovú správu, ktorá prináša výsledky

Mnoho tlačových správ však tlač nikdy nepoužíva, pretože buď nie sú vhodné pre konkrétnu publikáciu alebo neobsahujú žiadne zaujímavé správy. Ak sa pokúsite šíriť slovo o svojej organizácii alebo udalosti, je veľmi dôležité porozumieť tomu, ako vytvoriť tlačovú správu, ktorá vás upovedomí - a dosiahnuť požadované výsledky..

Súčasti efektívnej tlačovej správy

Ak chcete zvýšiť pravdepodobnosť, že vaša spoločnosť bude vystupovať v médiách, píšte o témach, ktoré majú priamy a pozitívny vplyv na komunitu. Ak sa vaša spoločnosť napríklad rozširuje, nezabudnite sa zamerať na to, ako rozšírenie vytvorí pracovné miesta. Alebo ak sa vaša spoločnosť podieľa na získavaní finančných prostriedkov pre miestnu charitu, zdôraznite to vo svojej tlačovej správe a vyzvite komunitu, aby podporila tento prípad..

Ďalej je nevyhnutné zahrnúť:

1. Očarujúci nadpis
Aby ste upútali pozornosť novinára, je dôležité, aby ste napísali vynikajúci nadpis. Úlohou nadpisu je napokon povzbudiť novinárov alebo iných odborníkov v oblasti médií, aby pokračovali v čítaní vašej tlačovej správy. Preto vždy používajte aktívny hlas v nadpise, nie pasívny. Napríklad „Expanzia spoločnosti zvyšuje miestnu zamestnanosť o 500%“ je efektívnejšia ako „Spoločnosť predĺži West End of Factory o 2 000 stôp.“

2. Pútavý potenciál
Akonáhle upútate pozornosť novinára poskytnutím témy, ktorú by publikum publikácie aj editora považovali za zaujímavú, je nevyhnutné, aby sa novinárka stále angažovala. Za týmto účelom napíšte olovo (začiatok tlačovej správy) tak, aby upútalo pozornosť srdca alebo mysle vašich čitateľov. Nezabudnite čo najrýchlejšie odpovedať na otázky „kto“, „čo“, „kde“ a „prečo“. Majte tiež na pamäti, že v tomto bode nemusíte ponúkať veľa podrobností - to príde neskôr.

3. Citácie
Ak chcete dať svojej tlačovej správe viac obsahu, zahrňte podporné ponuky od jednotlivcov a skupín, o ktorých sa v rámci správy diskutuje. Napríklad, ak vaša malá firma organizuje podujatie, ktoré získava peniaze na konkrétnu charitu, uveďte citácie od rozhodujúcich činiteľov charity - a ak je to možné, zahrňte citácie od ľudí, ktorých bude fundraiser priamo ovplyvniť. Krátke rozhovory uskutočňované prostredníctvom e-mailu alebo telefónu by mali stačiť na zhromaždenie všetkých ponúk, ktoré potrebujete.

Uistite sa, že citácie, ktoré používate, sú inteligentné a podporujú cieľ tlačovej správy. Okrem toho, ak sú v úvodzovkách gramatické chyby, uistite sa, že ste tieto chyby napravili bez zmeny kontextu.

4. Kontaktné informácie
Nezabudnite do svojej tlačovej správy uviesť presné kontaktné informácie, aby sa novinári mohli obrátiť na vás alebo vašu organizáciu s otázkami. Zahrňte tiež kontaktné informácie zamerané na zákazníkov, aby si mohli kúpiť váš produkt alebo službu. Na konci tlačovej správy poskytnite informácie o sebe alebo svojej spoločnosti, pokiaľ ide o vaše zázemie, poslanie a služby.

5. Fakty, štatistika a odporúčania
Ak chcete dať svojej tlačovej správe podstatu, zahrňte do svojej tlačovej správy podporné štatistiky z renomovaného zdroja. Napríklad uveďte citácie od generálneho riaditeľa vašej spoločnosti, odborného obchodného analytika alebo dokonca spokojného spotrebiteľa.

6. Ekonomické použitie slov
Novinári majú obmedzený čas, takže tlačové správy by mali byť stručné a presné. Okrem toho, ak môžete použiť päť slov namiesto ôsmich na vyslovenie niečoho, urobte to a obmedzte veľkosť tlačovej správy na približne jednu stránku. Novinár vám môže kedykoľvek zavolať, ak potrebuje ďalšie podrobnosti. Ak si však želáte, môžete priložiť prehľad informácií o svojej spoločnosti.

7. Presnosť a správna gramatika
Pred odoslaním tlačovej správy na médiá sa ubezpečte, že všetky informácie sú presné a neaktuálne a že dokument neobsahuje gramatické chyby a pravopisné chyby. Je dôležité, aby ste sa zdali profesionálni a spoľahliví - aby ste urobili prvý prvý dojem, dostanete iba jednu ranu.

8. Profesionálne fotografie
Nie všetky publikácie sú schopné osobne fotografovať vás alebo vašu organizáciu. Preto je vynikajúci nápad mať pripravené fotografie profesionálnej kvality pre vaše mediálne kontakty. Tieto obrázky by mali byť vo formáte jpeg a mali by mať veľkosť najmenej 5 000 × 500 pixelov a 72 bodov na palec (DPI) pre online médiá - a vyššie pre tlač, ktorá často vyžaduje, aby veľkosť obrázkov bola 300 DPI..

Možnosti písania tlačovej správy

Existuje niekoľko možností, pokiaľ ide o výber toho, kto bude tlačiť vašu tlačovú správu. Pri posudzovaní nasledujúcich možností buďte úprimní pri posudzovaní schopností seba a svojich zamestnancov, ako aj rozpočtu vašej firmy:

1. Napíš to sám
Ak ste si istí svojimi schopnosťami písania PR a marketingu, napíšte tlačovú správu sami. Koniec koncov, nikto nepozná vaše podnikanie lepšie ako vy - a aký lepší je spôsob, ako ušetriť?

2. Najmite si profesionálneho spisovateľa
Ak nevlastníte zručnosti alebo nemáte čas na napísanie tlačovej správy, vynikajúcou alternatívou je najať niekoho, kto vám ju napíše. Uistite sa, že práca s spisovateľom, ktorý má veľa obchodných a marketingových skúseností písania. S cieľom určiť úroveň svojej skúsenosti si vyžiadajte informácie týkajúce sa profesionálneho zázemia a tiež požiadajte o priame vzorky. Urobte to ešte o krok ďalej a potvrďte profesionálne informácie žiadateľov kontrolou profilov LinkedIn alebo vykonaním vyhľadávaní Google.

Ak chcete nájsť spisovateľa, požiadajte kolegov o odporúčanie, uverejnite inzerát na Craigslist alebo na webových stránkach sociálnych médií alebo použite vyhľadávací nástroj. Sadzby pre profesionálneho spisovateľa na voľnej nohe sa môžu líšiť od 50 do 500 dolárov na základe jeho skúsenosti.

3. Pracujte s agentúrou PR
Okrem písania tlačových správ môže agentúra PR s vami spolupracovať na vytvorení rozsiahleho plánu PR. Ak však pracujete na obmedzenom rozpočte, mnoho PR agentúr bude mimo vašu cenovú ponuku. Vo všeobecnosti PR agentúry pracujú na mesačných držiteľoch a podľa zmluvy dokončujú pre vás počet tlačových správ a ďalších PR úloh.

Menšie PR agentúry môžu účtovať menej ako 1 000 dolárov mesačne za stanovený počet služieb vrátane tlačových správ, zatiaľ čo väčšia butiková PR firma môže účtovať až 10 000 dolárov mesačne. Nezabúdajte však na to, že existujú agentúry PR, ktoré pracujú na jednotlivých projektoch.

Ako propagovať tlačovú správu

Propagácia je kľúčom k tomu, aby sa vaša tlačová správa dostala pred správne oči a na dosť stolov, aby to ovplyvnilo.

1. Zostavte zoznam mediálnych kontaktov
Ak ste typ „do-it-yourself“ alebo ak zacieľujete na miestne médiá, môžete si ľahko vytvoriť svoj vlastný zoznam kontaktov s médiami. Stačí si zapamätať meno, pozíciu a e-mail každého kontaktu s tlačovou správou a nezabudnite pravidelne aktualizovať tento zoznam, pretože redaktori často menia pracovné pozície v spoločnostiach.

Ak chcete poslať tlačovú správu, jednoducho ju odošlite e-mailom príslušnému editorovi. Dbajte na to, aby ste tlačovú správu a sprievodnú fotografiu uviedli v tele e-mailu, a nie ako prílohu. Ak chcete zvýšiť pravdepodobnosť otvorenia vášho e-mailu, do nadpisu e-mailu zahrňte nadpis tlačovej správy.

2. Nákup adresára
Vynikajúci spôsob, ako získať prístup k mnohým cieleným kontaktom, je zakúpením zoznamu adresárov. V adresároch si môžete vybrať všeobecné alebo špecializované kontaktné informácie pre médiá. Ceny týchto adresárov sa samozrejme môžu výrazne líšiť. Niektoré populárne adresáre zahŕňajú Burelle's Media Directory (60 až 1 000 dolárov) a adresáre Bacon's Information, Inc. (425 až 1 350 $).

3. Použite službu distribúcie tlačových správ
Spoločnosti ako PR Newswire a PRWeb môžu distribuovať vašu tlačovú správu za určitý stanovený poplatok, často v rozsahu od 100 do 500 dolárov. Tieto distribučné služby vytvárajú personalizovanú databázu médií a distribuujú tlačové správy príslušným kontaktom.

Záverečné slovo

Po získaní pozornosti médií je dôležité, aby bol váš podnik pripravený na pozornosť a možný príliv podnikania, ktorý môže vyplynúť z pozornosti médií. Sprístupnite sa, rýchlo volajte a buďte si istí, že máte dostatok personálu, šírku pásma a dostupný produkt. Ak nie, novinári a patróni sa môžu ľahko stať frustrovanými a zdieľať negatívne informácie týkajúce sa ich skúseností.

Navyše, keď konkrétny novinár spustí príbeh o vás a vašej firme, je dôležité zostať v kontakte. Reklama nie je jednorazovou záležitosťou a aby ste boli úspešní, je vo vašom najlepšom záujme pokračovať v predkladaní zaujímavých a relevantných tlačových správ a zasvätených tipov do zoznamu kontaktov..

Aké ďalšie tipy môžete navrhnúť na vytvorenie a distribúciu úspešnej tlačovej správy?