5 krokov riešenia problémov - proces a stratégie pre úspech

Schopnosti riešiť problémy sa samozrejme medzi jednotlivými jedincami značne líšia - niektorí z nás vynikajú pri riešení všeobecných dilem, zatiaľ čo iní sú pri rozhodovaní o každodenných rozhodnutiach lepšie. Vedci z Centra pre výskum výučby a výučby na University of Michigan sa domnievajú, že problémy s riešením problémov majú tendenciu prameniť z týchto dvoch otázok:

Nepresnosť v čítaní. Nesprávny výklad problému môže vyplývať z jeho vnímania bez zamerania sa na jeho význam. Môže to tiež vyplývať z čítania neznámych slov, prehliadania dôležitých faktov a začatia ich predčasného riešenia. Zjednodušene povedané, veľa ľudí má spočiatku problémy s presným vymedzením problému a následne vyvinie neadekvátne alebo nesprávne riešenia.
Nepresnosť v myslení. Starí Gréci nazývali schopnosť náležite odôvodniť „logiku“. Dnes túto niekedy označujeme ako „pragmatizmus“ - systém myslenia na určenie významu, pravdy alebo hodnoty. Zlé rozhodnutia vyplývajú z nejasnosti, takže v procese riešenia problémov sa berú do úvahy irelevantné informácie. Niekedy hľadáme riešenia, ktoré nespĺňajú naše plánované ciele, alebo nedokážeme rozdeliť zložité problémy na zrozumiteľné časti, keď nás časové obmedzenia donútia k predčasným rozhodnutiam..

Každý z nás robí každý deň rozhodnutia, ktoré ovplyvňujú naše šťastie, kariéru a spokojnosť so životom. Naučením a precvičovaním zručností osvedčených riešiteľov problémov - a vykonaním potrebných krokov - môžete zvýšiť svoju sebaúctu, znížiť konflikty medzi ľuďmi a zmierniť celkový stres..

1. Definujte problém

Úplné porozumenie problému pred vývojom možných riešení je nevyhnutné. Niektoré problémy sa zdajú byť jednoduché - rozhodovanie o tom, čo jesť na raňajky, čo nosiť do práce, či už ide o hromadný tranzit alebo šoférovať - a ich riešenia majú zriedkavo skutočný vplyv na naše životy. Ostatné problémy sú neuveriteľne zložité a majú dlhodobé následky: výber povolania, s ktorým sa rozhodneme vziať, alebo či sa uchádza o vyšší stupeň vzdelania.

Problémy sú ďalej komplikované v dôsledku emócií a či vnímame implementáciu riešenia ako bolestivé alebo príjemné. Skutočnosť, že mnohé z našich rozhodnutí majú dôsledky ďaleko do budúcnosti, vedie k otáľaniu a ďalšej zložitosti.

Spôsob, akým premýšľame o probléme alebo ho definujeme, môže vyústiť do zmeškaných príležitostí, neadekvátnych alebo nestálych riešení, zbytočných nákladov, zbytočného času a pokračujúcej frustrácie a stresu. Príkladom toho je, keď problémy zjednodušujeme hľadaním jednoduchých, krátkodobých alebo krátkodobých riešení, pričom zanedbávame dlhodobé následky..

Napríklad ponáhľaný rodič, ktorý potrebuje večeru, môže bežať do obchodu na večerné jedlo a môže toto správanie opakovať viackrát týždenne. Pri hľadaní krátkodobého riešenia (dnes večer kúpiť večeru) a zanedbávaní dlhodobého riešenia (vopred urobiť jeden veľký, dobre naplánovaný výlet s potravinami) stráca čas, plyn a námahu a zaoberá sa opakovanou frustráciou..

Zvyčajne existuje celý rad rozhodnutí a krokov, ktoré môžeme prijať na vyriešenie problému, pričom každý z nich má odlišné krátkodobé a dlhodobé účinky, ktoré je potrebné zvážiť. Rozšírenie definície problému poskytnutím podrobnejších informácií môže stimulovať kritické myslenie a viesť k viacerým, často inovatívnym riešeniam. Lepší riešitelia vedia, že kladenie ďalších otázok pred pokusom o nájdenie riešenia vo všeobecnosti prináša lepšie výsledky.

Dôležitosť presného popisu

Charles Kettering, vedúci oddelenia výskumu General Motors v rokoch 1920 až 1947, vyhlásil: „Dobre uvedený problém je problém vyriešený čiastočne.“ V článku z roku 2012 v správe Harvard Business Review sa uvádza: „Dobre definované problémy vedú k prelomovým riešeniam.“ Autori verili, že väčšina spoločností a jednotlivcov nie sú dostatočne presní pri definovaní problémov, ktoré sa snažia vyriešiť, a neuvádzajú, prečo je riešenie dôležité..

Napríklad čistenie alaskánskeho pobrežia po ropnej škvrne Exxon Valdez v roku 1989 stálo drasticky viac, ako sa očakávalo, a dokončenie trvalo viac ako 20 rokov, predovšetkým kvôli nezohľadneniu, že ropa v subarktických vodách sa stáva sirupou. Vďaka nízkej viskozite tekutiny bolo čerpanie do pobrežných zberných miest mimoriadne ťažké.

Keď sa problém rozšíril z „čistenia oleja“ na „viskozitu materiálov“, chemik v cementárskom priemysle navrhol riešenie, ktoré by vibrovalo zmrazený olej v člnoch, keď sa čerpalo, pričom by si udržal tekutinu. V dôsledku toho sa čistenie urýchlilo potenciálnymi úsporami miliónov dolárov.

Použitie metódy Kipling na definovanie problémov

Prvým krokom pri riešení každého problému je jasné a stručné vyhlásenie - to, čo obhajcovia nazývajú „vyhlásenie problému“. Metóda Kipling, pomenovaná po básni Rudyarda Kiplinga z roku 1902 vo svojej knihe „Just So Stories“, je jedným z najpopulárnejších systémov na definovanie problému. Novinári, ktorí sa niekedy nazývajú systémom „päť W a jeden H“, ho často používajú na informovanie o skutočnostiach.

Báseň zdôrazňuje šesť komponentov potrebných na správne vyriešenie problému:

Čo je problém?
prečo opravuje tento problém ako dôležitý?
Kedy vznikol problém? Kedy to treba vyriešiť?
ako stalo sa problém?
Kde nastáva problém?
kto ovplyvňuje problém?

Vyhlásenie o probléme by malo byť čo najjasnejšie a najkompletnejšie. Napríklad ubohý študent zvažujúci, či sa zúčastniť vysokej školy, môže prísť k záveru, že „v nadchádzajúcom semestri nemôžem ísť na vysokú školu“. Toto rozhodnutie odráža skôr chybné vyhlásenie o nedostatku finančných prostriedkov než rámec na vývoj riešení, ktoré môžu umožniť účasť.

Lepšie vyhlásenie o probléme môže byť: „Ja (kto) nemám finančné prostriedky na zaplatenie školného a poplatkov (čo) nasledujúceho semestra na UCLA (kde) do 1. septembra (kedy). Bol som prepustený z letnej práce a nemôžem ušetriť toľko, v čo som dúfal (ako). V dôsledku toho sa môj titul a začiatok mojej kariéry odložia najmenej o šesť mesiacov (prečo). “ Rozšírené vyhlásenie o probléme by mohlo viesť k iným riešeniam, ako je napríklad získanie štipendií, požičiavanie finančných prostriedkov, navštevovanie inej vysokej školy za nižšiu výučbu, práca na čiastočný úväzok počas školskej dochádzky, zníženie iných výdavkov na šetrenie alebo kombinácia všetkých.

2. Vyvíjajte alternatívne riešenia

Spoločnou prekážkou úspešného riešenia problémov je spoliehanie sa na predchádzajúce skúsenosti, najmä tie, ktoré sa zdajú byť podobné súčasnej situácii. Podľa psychológa G. Stanleya Hall sú ľudia väčšinou tvormi zvyku a naše činnosti a rozhodnutia sú často automatickými reflexmi založenými na našich osobných zaujatostiach, stereotypoch a histórii..

Mnoho vedcov verí, že zvyk je prirodzeným dôsledkom evolúcie, kompromisom medzi obrovskou potrebou energie mozgu - mozgy predstavujú menej ako 2% telesnej hmotnosti človeka, ale spotrebujú až 20% nášho kalorického príjmu - a prežitím. , Beh z zavrčania neviditeľného leva nepochybne zachránil viac našich predkov, než čakal na potvrdenie svojej prítomnosti..

Táto tendencia aplikovať rovnaké skúsenosti na každý problém nanešťastie môže viesť k zlým rozhodnutiam. Ako povedal americký psychológ Abraham Maslow: „Ak máte iba kladivo, každý problém vidíte ako klinec.“

S výnimkou matematických otázok alebo otázok založených na faktoch má niekoľko problémov jediné riešenie. Lepší riešitelia problémov využívajú rôzne stratégie na vývoj viacerých riešení skôr, ako sa rozhodnú. Pretože optimálne riešenie sa zvyčajne zistí porovnaním alternatívnych výsledkov, je výhodné teoretizovať viac možností a ich výsledky.

Techniky na vývoj viacerých riešení jedného problému

Počas tejto fázy je cieľom vytvoriť čo najviac možných riešení bez ohľadu na to, či sú realistické, praktické alebo efektívne. Medzi užitočné techniky na prekonanie starých návykov myslenia patria:

analógia. Zvážte podobné problémy z minulosti a prispôsobte ich riešenia súčasnej situácii. Napríklad spoločnosť, ktorá sa snaží uviesť na trh nový softvérový produkt, môže pri zavádzaní produktu zvážiť bežné taktiky priemyselného marketingu - celebrity, nízke úvodné ceny alebo vnútroštátnu reklamu..
brainstorming. Táto technika vyžaduje, aby ste vypli interný cenzor a vytvorili čo najviac riešení problému, bez ohľadu na to, do akej miery boli pritiahnutí za vlasy. Mimoriadne riešenia môžu byť výsledkom kombinácie, rozširovania a zlepšovania pôvodných myšlienok, ktoré sa často nazývajú „kreatívne myslenie“ alebo „premýšľanie mimo krabice“. IDEO, ocenená dizajnérska a vývojová firma v Silicon Valley, ocenená takými produktmi, ako je pôvodná myš Apple, matrac Tempur-Pedic a revolučný PillPack, sa spolieha na brainstorming nových nápadov..
Rozdeľte a dobite. Rozdeľte veľký komplexný problém na menšie riešiteľné problémy. Napríklad cieľ NASA postaviť človeka na Mesiac v 60. rokoch sa dosiahol súčasným riešením jednoduchších inžinierskych problémov, od toho, ako umiestniť dve alebo viac rakiet na seba (viacstupňové), až po výber a výcvik astronautov..
Analýza prostriedkov. Začnite s požadovaným výsledkom a pracujte dozadu cez kritické kroky potrebné na dosiahnutie vášho cieľa. Napríklad prijatie propagácie zvyčajne vyžaduje pozitívne odporúčanie od nadriadeného. Nadriadení však zvyčajne hodnotia kandidátov podľa ich doterajších úspešných úloh. Mať príležitosť pracovať na úlohe závisí od nepretržitej dochádzky zamestnancov a pracovných návykov atď., Atď., Až kým nedôjde k východiskovému bodu vašej analýzy..
Analýza koreňov a príčin. Namiesto zamerania sa na problém sa zameriavajte na príčinu problému. V predchádzajúcom príklade úniku ropy sa pôvodne predpokladal, že ide o predĺžený čas a náklady na čistenie. Príčinou však boli ťažkosti s rýchlym čerpaním hustého oleja do skladovacích zariadení.
Pokus a omyl. Ak čas nie je úvahou a zmena je pomerne jednoduchá na implementáciu, zvážte vyskúšanie všetkého, kým nedosiahnete optimálnu stratégiu. Poučenie z našich chýb je často hodnotnejšie ako poučenie z našich úspechov. Ako povedal Thomas Edison, keď hovoril o svojom vynáleze elektrickej žiarovky, „nezlyhal som. Práve som našiel 10 000 spôsobov, ktoré nefungovali. “

Čas potrebný na vypracovanie viacerých riešení by mal byť úmerný rozsahu problému a jeho vplyvu. Súčasne je pokusiť sa vyvinúť riešenia pre väčší výber len zriedka, najmä po dlhšom období úsilia. Ak ste spokojní, že ste vyčerpali všetky možnosti, je čas vyhodnotiť potenciálne riešenia.

3. Vyberte optimálne riešenie

Kritické myslenie je proces konceptualizácie, aplikácie, analýzy, syntézy a vyhodnocovania informácií na usmernenie viery a konania podľa Nadácie pre kritické myslenie. Je to naučený proces, ktorého cieľom je zabrániť zaujatosti, skresleniu, predsudkom a nekonzistentnosti a je nevyhnutný na efektívne riešenie problémov. Vyžaduje sa kritické myslenie, aby sa vyhodnotili potenciálne riešenia problému a stanovilo sa, ktoré by s najväčšou pravdepodobnosťou priniesli najlepší celkový výsledok.

Skoré odstránenie zjavných neefektívnych riešení

Niektoré, ak nie veľa alternatívnych riešení, ktoré boli vyvinuté skôr, sú nepraktické alebo sa nedajú implementovať, pretože sú príliš drahé, vyžadujú príliš veľa času, vyžadujú nedostupné zdroje alebo prinášajú neisté výsledky. Vyhodnotenie takýchto zjavne nevhodných rozhodnutí je stratou času a energie a malo by sa im podľa možnosti zabrániť.

Naopak, vaše predbežné preskúmanie možných riešení môže priniesť ďalšie informácie a viesť k nesporne najlepšej voľbe, čo vylučuje potrebu ďalšej analýzy. Jeff Bezos, zakladateľ Amazon.com, tvrdí, že pri významných objektoch alebo skokoch nad rámec konvenčného myslenia je vždy prítomný prvok serendipity - šťastie alebo šťastie..

Vypracovať rozhodovaciu maticu na hodnotenie

Pri riešení najzložitejších problémov existuje zriedka jediné riešenie, ktoré spĺňa všetky kritériá - tie najlepšie spĺňajú najdôležitejšie kritériá s minimálnymi negatívnymi dôsledkami alebo dosahom na ďalšie faktory. Podľa Mind Tools je rozhodovacia matica vynikajúcim nástrojom na vizuálne pochopenie rozdielov medzi alternatívnymi riešeniami, keď neexistuje jasná alebo jediná voľba. Potenciálne výbery možno zoradiť podľa stupňa, v akom spĺňajú kritériá pre najlepší výber.

Tu je niekoľko faktorov, ktoré by sa mohli zohľadniť pri analýze možných riešení:

účinnosť. Do akej miery riešenie rieši problém?
praktickosť. Je riešenie realistické z hľadiska dostupných zdrojov a možností?
včasnosť. Splní riešenie kritické termíny alebo časové rámce?
výdavok. Čo bude stáť riešenie za zdroje a úsilie?
nebezpečenstvo. Aké sú dôsledky - dobré a zlé?
ovládateľnosť. Môžu sa výsledky merať?

Každý faktor by sa mal vážiť na stupnici od 0 do 10 kvôli dôležitosti v konečnom riešení, pričom 10 je najlepšie hodnotenie a 0 najhoršie hodnotenie. Napríklad jedno riešenie by mohlo problém úplne vyriešiť („10“ o účinnosti), zatiaľ čo iné vyrieši väčšinu problému („7“). Podobne môže jedno riešenie vyžadovať malé alebo žiadne náklady („10“) alebo vyžadovať vysoké náklady („0“)..

Posledným krokom pri vytváraní matrice je stanovenie relatívnej dôležitosti každého faktora v konečnom roztoku pomocou percentuálneho podielu, takže celková váha sa rovná 100%. Napríklad účinnosť môže mať hodnotenie 50%, zatiaľ čo aktuálnosť je 10%. V takýchto prípadoch by vyplnená matica rozhodovania mohla vyzerať podobne ako na nasledujúcom obrázku:

Vyberte najlepšie riešenie pomocou dostupných informácií

Ak sa riešenie s najvyšším hodnotením intuitívne nezdá byť najlepším, prehodnotte svoje počiatočné váženie a hodnotenie. Nepohodlie, ktoré cítite, môže naznačovať, že niektoré faktory sú pre vás dôležitejšie, ako ste si pôvodne mysleli. V takom prípade ich prehodnoťte a opätovne zvážte. Uvedomte si, že nízke skóre jedného faktora môže stačiť na vyradenie ako riešenia. Napríklad vysoké náklady môžu stačiť na to, aby sa riešenie stalo neprijateľným.

4. Implementujte optimálne riešenie

Keď sa rozhodnete pre najlepšie riešenie vášho problému, je čas konať. Uvedomte si, že implementácia nemusí ísť hladko, najmä ak riešenie závisí od spolupráce ostatných ľudí. Prakticky každé rozhodnutie si vyžaduje zmenu súčasného stavu a, ako napísal Niccolo Machiavelli v roku 1532, „nie je nič ťažšie vziať do úvahy, nebezpečnejšie konanie alebo neistota v jeho úspechu, ako prevziať vedenie v úvode“ nového poriadku vecí. “ Tendencia ľudí odolávať zmenám je taká rozšírená, že konzultanti pre riadenie zmien pravidelne zarábajú šesť- a sedemmiestne ročné príjmy.

Aj keď je dôležité čo najrýchlejšie implementovať riešenie kritických problémov, je tiež rozumné rozpoznať prekážky, ktoré sa pravdepodobne objavia, a vypracovať zodpovedajúcu stratégiu na prekonanie odporu. Tu je niekoľko bežných prekážok, ktoré sa majú zmeniť v podnikateľskom prostredí:

Pohybuje sa príliš rýchlo. Namiesto priameho odporu je pravdepodobnejšie, že ľudia budú hľadať oneskorenie tým, že požiadajú o ďalšie informácie, zvážia iné alternatívy alebo prosia o nedostatok zdrojov..
Implementácia trvá príliš dlho. Riešenie je príliš malé, príliš neskoro.
nedostupné. Náklady sú príliš vysoké alebo odrádzajú od iných dôležitých investícií.
s malým počtom zamestnancov. Vaši ľudia sú príliš zaneprázdnení alebo nemajú školenie na implementáciu riešenia.
Zákazníkom sa to nebude páčiť. Stratíte podiel na trhu pre konkurentov, sťažnosti zákazníkov vzrastú alebo utrpí zákaznícky servis.
Negatívne dôsledky nie sú známe. Čo ak riešenie nebude fungovať alebo spôsobí stratu podnikania?
Riešenie nebude fungovať. Analýza problému je chybná, príliš unáhlená alebo nezohľadnila potrebné prvky.

Nebojte sa konfrontovať námietky ostatných alebo seba. S ostatnými odpovedajte na otázky fakticky, slušne as čo najväčším počtom informácií. Zamerajte sa na riešenie problému, nie na osobnosti zúčastnených strán.

Ak je vznesená legitímna námietka alebo riešenie, ktoré sa predtým nezohľadnilo, pripravte sa na odloženie vykonávania, kým sa nebude dať preskúmať. Ak svoje rozhodnutie na základe prijatých námietok prehodnotíte, rýchlo preskúmajte a svoje zistenia oznámte všetkým zúčastneným. Nemajte pýchu na autorstvo riešenia, ale na proces určenia najlepšieho riešenia.

5. Dôverujte svojej analýze

Ak ste dôsledne postupovali podľa krokov na lepšie riešenie problémov v tomto bode, máte istotu, že vaša práca je dokončená a dospeli ste k najlepšiemu riešeniu. Veľká časť odporu, s ktorým sa stretnete, je pravdepodobne spôsobená strachom a nedostatkom informácií, a nie skutočnou námietkou proti navrhovanému riešeniu.

Komunikáciou vášho procesu môžete previesť naysayers a plot-sitters na svoj spôsob myslenia. Byť transparentný a nebrániaci, uvedomujúc si, že ich obavy a námietky sú prirodzené a pravdepodobne nastanú vo väčšine situácií, ktoré zahŕňajú zmenu.

Ak sa do procesu zapojila skupina s cieľom dospieť k optimálnemu riešeniu, na základe všetkých dostupných informácií identifikujte kľúčových spojencov, ktorí môžu pomôcť presvedčiť ostatných, že riešenie je spoľahlivé. Mať sponzorov alebo „šampiónov“, ktorí pomáhajú presvedčiť ostatných, je vždy dobrou stratégiou pri vykonávaní zložitých alebo kontroverzných zmien..

Výsledky monitorovania - spätná väzba

Napriek maximálnemu úsiliu niektoré riešenia nefungujú podľa plánu. Existuje mnoho dôvodov: nezohľadnenie všetkých faktorov, nedostatok dostupných informácií, neúmyselné skreslenie alebo nesprávne pochopenie alebo zmena základných podmienok ovplyvňujúcich problém alebo riešenie. Žijeme v neistom svete, takže existuje zriedka odpoveď zaručená, že bude vždy pravdivá alebo účinná.

Skvelé produkty a spoločnosti rastú procesom integrácie a neustálej inovácie. Neustálym sledovaním výsledkov, ich porovnávaním s očakávaniami a následným prispôsobovaním činností tak, aby lepšie dosiahli zamýšľaný výsledok - inak známy ako „spätná väzba“ - môžeme mať istotu, že riešenia zostanú platné a prinesú požadované výsledky..

Podľa Wired sú spätnoväzbové slučky také, ako sa učíme, či ich nazývame pokusom a omylom alebo korekciou kurzu. Boli dôkladne preskúmané a validované v psychológii, epidemiológii, vojenskej stratégii, environmentálnych štúdiách a ekonómii a sú bežným nástrojom v plánoch atletického výcviku, stratégiách koučovania výkonných pracovníkov a veľkým množstvom programov na zlepšenie seba. Elon Musk, vynálezca, podnikateľ a generálny riaditeľ spoločnosti Tesla Motors tvrdí, že je dôležité mať spätnú väzbu, kde neustále premýšľate o tom, čo ste urobili a ako by ste to mohli robiť lepšie..

Keďže výsledky z implementovaného riešenia vyplynú, je dôležité zbierať údaje a určiť, či sú dôsledky tak, ako boli pôvodne zamýšľané. Ak existuje neočakávaný negatívny výsledok alebo výsledok, ktorý nespĺňa očakávané parametre, lepší riešitelia problémov zopakujú kroky na riešenie problémov a podľa potreby vykonajú úpravy..

V mnohých prípadoch sú úpravy malé a možno ich rýchlo implementovať. V niektorých prípadoch je však potrebná nová stratégia alebo riešenie, čo znamená obnoviť problém s informáciami získanými pri implementácii.

Záverečné slovo

Riešenie problémov nie je vrodená schopnosť, ale nadobudnutá zručnosť. Ken Watanbe, bývalý konzultant spoločnosti McKinsey a autor knihy „Riešenie problémov 101“, učí, že pri praktizovaní zručností zameraných na riešenie problémov sa rozvíja spôsob myslenia, ktorý vedie ľudí k tomu, aby vychovávali to najlepšie zo seba a pozitívne formovali svet. Učiť sa a používať správne zručnosti sa môže stať zvykom, uľahčiť riešenie problémov a zmocniť každého z nás, aby zlepšil náš život a svet..

Pamätajte, že každý čelí problémom, veľkým i malým, každý deň, ktoré je potrebné vyriešiť. Tieto kroky môžu viesť k lepším rozhodnutiam a šťastnejšiemu životu. V mnohých prípadoch to nie je problém, ktorý spôsobuje najviac stresu, ale dôsledky zlého riešenia.