15-kroková ročná kontrola vašej malej firmy - ste na dobrej ceste?

Finančné zdravie vašej firmy je rozhodujúcou súčasťou jej úspechu. Aspoň raz za rok si urobte čas, aby ste preskúmali, ako funguje vaša firma, a ubezpečte sa, že podnikáte kroky potrebné na dosiahnutie vašich cieľov. Tu je 15 krokov, ktoré môžete urobiť

príjmy

Výnosy sú sumy peňazí, ktoré vaše podnikanie prinesie alebo zarobí skôr, ako sa vylúčia akékoľvek výdavky. Bez výnosov nemôže vaša spoločnosť dosiahnuť zisk a dlhodobo zostať životaschopná. Takto zabezpečíte, aby vaše príjmy viedli k pozitívnym finančným výsledkom.

Krok 1: Porovnajte ciele výnosov so skutočným výnosom

Každé podnikanie potrebuje rozpočet, ktorý rozdelí predpokladané príjmy a výdavky. Majte však na pamäti, že rozpočet nie je určený na zhromažďovanie prachu po jeho vypracovaní. Je to živý dokument, ktorý vám môže pomôcť pri prijímaní lepších rozhodnutí a identifikácii oblastí zlepšenia počas celého roka.

Vytiahnite svoj aktuálny rozpočet a porovnajte svoje ciele v oblasti výnosov so skutočnými výsledkami. Chýba vám váš cieľ? Ak áno, prečo? Možno budete musieť upraviť svoje výdavky, aby ste nahradili nedostatky v príjmoch.

Ak ste dosiahli alebo prekročili svoje ciele v oblasti výnosov, čo ste urobili dobre? Môžete to urobiť v budúcnosti viac? Na vytvorenie pohotovostného fondu použite časť z vašich prebytkov z príjmu.

Krok 2: Diverzifikovať

Pri kontrole príjmov sledujte, koľko vášho príjmu pochádza od jedného klienta alebo jedného produktu. Ak významná časť pochádza z jedného zdroja, čo by sa stalo, keby zajtra tento tok výnosov vyschol? Mala by vaša firma vážne problémy? Diverzifikácia na nové výrobky alebo trhy môže byť riskantná, ale môže vám tiež pomôcť udržať mieru stability.

Krok 3: Zadávanie zákaziek

Koľko času trávite na úlohách, ktoré nevytvárajú príjmy, ako sú sociálne médiá, vedenie účtovníctva, údržba webových stránok alebo riešenie zdanlivo bezednej e-mailovej schránky? Ak čas, ktorý trávite na týchto úlohách, bráni rastu, je čas zadať outsourcing týmto oblastiam podnikania, aby ste sa mohli sústrediť na zvýšenie svojich príjmov..

Krok 4: Skontrolujte zoznam svojich klientov

Máte nejakých klientov alebo zákazníkov, ktorí vyčerpávajú vašu energiu? Možno sú to tí, ktorí vždy doháňajú nad cenou alebo sa sťažujú bez ohľadu na to, ako tvrdo pracujete, aby ste ich potešili. Možno je čas znížiť týchto klientov.

Pri zakladaní spoločnosti je bežné, že majitelia firiem prijímajú ktoréhokoľvek platiaceho klienta bez ohľadu na to, aké sú náročné. V určitom okamihu vás však títo problémoví klienti môžu stáť viac v stratenom čase a príjmoch, ako majú hodnotu. Ak čas, ktorý trávite na energeticky náročných zákazníkoch, vás podvádza mimo práce s klientmi, ktorých máte radi, zdvorilo a profesionálne ich vyhodíte.

výdavky

Je dôležité zamerať sa na predaj a rast, ale ak neriadite náklady, tržby vyletú z dverí tak rýchlo, ako prichádzajú. Tu je návod, ako si viac uvedomiť svoje obchodné výdavky..

Krok 5: Pozrite sa na medziročné trendy

Pozrite sa na svoje výkazy ziskov a strát za posledné roky. Ako sa zmenili vaše výdavky z roka na rok? Ak vaše podnikanie rastie, je určité zvýšenie nákladov primerané. Koniec koncov, výdavky často zvyšujú príjmy. Ak však nebudete venovať veľkú pozornosť, niektoré výdavky sa môžu vymknúť z rúk. Preskúmajte svoje výdavky a zistite, či môžete znížiť náklady bez toho, aby to negatívne ovplyvnilo kvalitu.

Krok 6: Skontrolujte opakujúce sa výdavky

Obchodný model založený na predplatnom sa rozvíja. Namiesto toho, aby ste kupovali produkty a služby podľa potreby, platíte mesačný alebo ročný poplatok za pravidelné prijímanie. Je to výhodné, pretože sa už nemusíte starať o vyčerpanie produktu alebo pozastavenie služby. Toto pohodlie však stojí za to, ak platíte za predplatné, ktoré nepoužívate.

Skontrolujte svoje odbery a zrušte všetky, ktoré už nepoužívate. Pre tých, ktorých sa rozhodnete ponechať, zvážte, či je úroveň plánu pre vás stále vhodná. Môžete napríklad platiť za prémiové funkcie vo svojom účtovnom softvéri alebo softvéri na správu sociálnych médií, keď máte nižšiu verziu od spoločnosti, ako je napríklad Quickbooks uspokojí aj vaše potreby.

Pre tip: Ak vaša firma platí zamestnancom alebo dodávateľom, je nevyhnutné mať spoľahlivú mzdovú spoločnosť. Mzdy v Quickbooks integruje sa priamo do vášho účtovníckeho softvéru Quickbooks a všetko je bezproblémové a jednoduché.

pohľadávky

Pohľadávky sú peniaze, ktoré zákazníci dlhujú za tovar alebo služby, ktoré ste už poskytli. Mnohé podniky sa dostali do úzadia, pretože aj keď boli tržby silné, jej príjmy boli uložené na pohľadávkach namiesto banky. Tu je návod, ako môžete investovať niekoľko minút svojho času, aby ste udržali svoj cash flow silný.

Krok 7: Skontrolujte postupy zhromažďovania

Máte nesplatené pohľadávky, ktoré sú 30, 60 alebo 90 dní po termíne splatnosti alebo staršie? Je čas skontrolovať svoje postupy zhromažďovania. Štúdia komerčných inkasných agentúr Ameriky zistila, že pravdepodobnosť inkasa na delikventnom účte drasticky klesá, čím dlhšie je nezaplatené. Po 30 dňoch splatnosti máte 88,7% šancu na inkaso, ale o 90 dní po splatnosti táto šanca klesne na 68,9%.

Ako teda zabrániť tomu, aby sa vaše ťažko zarobené príjmy v súvahe viazali?

• Skráťte platobné podmienky. Poštové faktúry a prijímajúce šeky boli štandardom. V tomto prostredí bolo dať zákazníkom 30 dní na zaplatenie zmysel, pretože umožnilo oneskorenie doručenia pošty. Dnes väčšina firemných e-mailových faktúr a vydávanie elektronických platieb. Zmeňte svoje platobné podmienky z „čistej 30“ na „platba splatná pri prijatí“ a po dvoch týždňoch ich sledujte.
• Pokračujte so zákazníkmi už čoskoro, keď sa platby stanú po splatnosti. Písomné zbierky a e-maily sa ľahko ignorujú. Zoberte telefón a zavolajte zákazníkom, keď majú oneskorené platby. Rýchlo zistíte, či existuje problém a dokážete ho vyriešiť pri zachovaní dobrého vzťahu so zákazníkom.
• Dajte zákazníkom motiváciu platiť. Motivovaní klienti, aby zaplatili včas, alebo potrestali tých, ktorí platia neskoro. Spoločnou motiváciou je zľava 10%, ak klient zaplatí do 10 dní. Oneskorené poplatky môžu byť paušálny poplatok alebo percentuálny podiel z výšky faktúry. Napríklad môžete zaplatiť 1,5% z nezaplateného zostatku za mesiac, počnúc dňom splatnosti faktúry 30 dní.

Zostať na vrchole pohľadávok a volať zákazníkom po splatnosti je nevyhnutnou obchodnou úlohou, ale úlohou, na ktorú veľa majiteľov malých firiem nemá čas ani sklon. Ak sú tieto úlohy vždy na spodku zoznamu úloh, nezabudnite, že sú vynikajúcimi vecami, ktoré môžete zadať externe.

Krok 8: Skontrolujte podmienky v zmluvách a faktúrach

Vaši klienti nezaplatia podľa plánu, ak nevedia, aký je váš rozvrh. Uistite sa, že zmluvy a faktúry vašich klientov stanovujú jasné očakávania o tom, kedy sú platby splatné a čo sa stane, keď budú platby oneskorené.

Napríklad pozastavíte službu? Budete požadovať platbu vopred za budúce služby? Pošlete ich do zbierok? Ak sú v zmluvách a faktúrach uvedené podmienky, máte pri rokovaniach s oneskorenými platiteľmi vyjednávací čip.

záväzkami

Splatné účty sú peniaze, ktoré vaše podnikanie dlhuje za veci, ako sú služby, inventár a spotrebný materiál. Spravovanie záväzkov je nevyhnutné, pretože ak svoje záväzky nekontrolujete, môžete rýchlo získať reputáciu pomalého platiteľa u svojich dodávateľov a dodávateľov. Môže vás to tiež stáť peniaze vo forme oneskorených poplatkov, zvýšených úrokových poplatkov a dokonca aj stratených dodávateľov. Tu je návod, ako zabezpečiť zodpovednú správu splatných účtov.

Krok 9: Skontrolujte oneskorené poplatky

Zaplatilo vaše podnikanie minulý rok nejaké oneskorené poplatky? Je to jedna vec, na ktorú zabudnete platbu občas, ale ak strácate veľa svojich príjmov z oneskorených poplatkov za záväzky po termíne splatnosti, musíte zistiť dôvod.

Možno máte ťažkosti s platením účtov, pretože vaši klienti vám pomaly platia. Alebo možno vaše knihy nie sú usporiadané a mali by ste úžitok z lepšieho účtovníckeho systému. Účtovníctvo a platby faktúrami sú opäť ľahké oblasti, ktoré možno zadať externe, ak sú niečo, s čím sa chcete vyrovnať sami.

Aktíva

Aktíva sú hodnotné položky, ktoré vlastní vaša firma. Patria sem hmotné položky, ako sú peniaze, zásoby, nábytok a vybavenie, ako aj nehmotný majetok, ako sú autorské práva, patenty a dobré meno vašej firmy. Ak nesledujete svoje aktíva správne, možno nebudete vedieť, ako sa používajú, kedy je potrebné ich opraviť alebo vymeniť alebo kedy dôjde k strate. Takto zabezpečíte ochranu svojich investícií.

Krok 10: Skontrolujte rozvrh svojich dlhodobých aktív

Čo vlastníš? Každý podnik potrebuje rozpis fixných aktív, ktorý obsahuje opis každého majetku, ako aj jeho nákupnú cenu a dátum. Môže to byť jednoduchá tabuľka alebo podrobný plán odpisov, ktorý vedie váš účtovník. Aspoň raz za rok si prečítajte tento zoznam a uistite sa, že boli pridané nové položky, aby vám nepremeškali žiadne cenné odpočty na daňovom priznaní..

Vyhľadajte tiež položky, ktoré ste zlikvidovali a ktoré je potrebné zo zoznamu odstrániť. Podniky často vymieňajú staré zariadenie alebo ho vyraďujú z prevádzky, ale zabudli ho odstrániť zo svojho registra fixných aktív. Ak sa od vás vyžaduje, aby ste poskytli daňové priznanie osobného majetku firmy u svojej štátnej správy alebo miestnej samosprávy, ponechanie starých aktív na zozname môže znamenať, že každý rok platíte túto daň..

Krok 11: Vykonajte opravu a výmenu

Skontrolujte svoje fyzické aktíva, ako sú vozidlá, vybavenie, nábytok a počítače. Potrebujete niektorú z nich údržbu? Teraz je ten správny čas to naplánovať. Keď už ste pri tom, zvážte, či je potrebné v nasledujúcom roku alebo dvoch zmeniť vaše fyzické aktíva. Ak áno, možno budete chcieť začať vyčleňovať prostriedky na pokrytie náhrady.

Krok 12: Sledujte svoju online povesť

Dobré meno vašej firmy nie je riadkovou položkou v súvahe, ale nemýlite sa: V dnešnom svete zameranom na web je sledovanie vašej online reputácie nevyhnutné.

Prejdite na svoje obchodné meno a zistite, čo sa objaví. Skontrolujte recenzie na službe Yelp a ďalších stránkach s recenziami. Ak nájdete negatívne recenzie, odpovedzte na konštruktívnu spätnú väzbu spôsobom, ktorý ukazuje zákazníkom, že chcete veci napraviť. Ak vidíte informácie, ktoré sú nepresné alebo nevhodné, skúste ich odstrániť.

Iné oblasti

Tu je niekoľko ďalších krokov na zaistenie toho, aby bola vaša firma zdravá a smerovala tam, kam chcete.

Krok 13: Skontrolujte svoju právnu štruktúru

Je vaše podnikanie výhradným vlastníctvom, partnerstvom, LLC, S-korporáciou alebo korporáciou? Má táto právna štruktúra stále zmysel? Ak sa vaše podnikanie od zvolenia typu entity podstatne rozšírilo, porozprávajte sa so svojím účtovníkom alebo poradcom o tom, či je vaša súčasná obchodná štruktúra pre vás stále tou pravou..

Daňová reforma priniesla niekoľko zmien v daňových predpisoch pre podniky, najmä pre spoločnosti. Zmenou podnikovej štruktúry môžete využiť nové príležitosti na daňové plánovanie a znížiť daňový výmer.

Krok 14: Skontrolujte poistenie vášho podnikania

Ako sa vaše podnikanie zmenilo za posledný rok? Zmeny vo vašej obchodnej veľkosti, štruktúre a obchodnom modeli môžu ovplyvniť typ a výšku poistného krytia potrebného na jeho ochranu. Poistný program, s ktorým ste začali, už nemusí byť vhodný.

Naplánujte si stretnutie s poisťovacím agentom, aby ste prediskutovali, či potrebujete pridať krytie alebo zvýšiť svoje limity týkajúce sa všeobecnej zodpovednosti, majetku, profesionálnej zodpovednosti, náhrady zamestnancom alebo zastrešujúceho krytia. Keď ste pri tom, získajte konkurenčné ponuky od iných spoločností. Nakupovanie v okolí vám môže priniesť lepšiu sadzbu za rovnaké pokrytie.

Krok 15: Otestujte svoju online bezpečnosť

Udržiavanie vašich informácií a informácií vašich klientov, bezpečné a súkromné, je dôležité. Podľa pokynov Národnej aliancie pre kybernetickú bezpečnosť zabezpečte ochranu svojich údajov:

• Uistite sa, že bezpečnostný softvér na všetkých vašich zariadeniach je aktuálny na ochranu pred vírusmi, škodlivým softvérom a inými hrozbami online.
• Ak je to možnosť, zapnite automatické aktualizácie softvéru.
• Vždy používajte silné heslá a dvojfaktorové overenie, kedykoľvek je to možné.
• Pravidelne zálohujte údaje v cloude alebo na samostatnom pevnom disku.
• Zabezpečte, aby bol prístup k údajom alebo kritickým systémom obmedzený na zamestnancov, ktorí ich potrebujú na vykonávanie svojich pracovných úloh.
• Majte jasnú politiku toho, čo môžu zamestnanci uchovávať a inštalovať na svoje pracovné počítače a zariadenia.
• Vyškolte zamestnancov, aby nikdy neotevierali podozrivé odkazy e-mailom alebo nenavštívili neznáme webové stránky.

Záverečné slovo

Zdravá spoločnosť nie je len o ziskoch. Je to tiež o čítaní medzi riadkami a kladení správnych otázok, aby ste zistili, ako môžete zlepšiť svoje podnikanie. Vyššie uvedené kroky si vyžadujú čas, takže ak sa vám zdá, že nie je možné vyčleniť niekoľko dní na riešenie všetkého, čo sa týka raz za rok, každý mesiac alebo štvrťrok vyčleniť niekoľko hodín na niekoľko hodín a zoznam rozdeliť na zvládnuteľné kúsky..

Nech už si vyberiete ktorúkoľvek metódu, vykonanie obchodnej kontroly vám dá dobrý pocit o tom, čo sa deje s vašou firmou, a pomôže vám vyhnúť sa akýmkoľvek finančným škytavám neskôr.

Pravidelne kontrolujete finančné zdravie svojej firmy? Aké kroky by ste do tohto zoznamu pridali?