Prevádzka virtuálnej spoločnosti so vzdialenými zamestnancami - výhody a nevýhody
Potom sa stalo niečo, čo som neočakával: Moja práca vyschla takmer takmer celú noc v bytovej kríze a vzal som si prácu na diaľku s mladým, virtuálnym spustením. Počas nasledujúcich 12 mesiacov prudko vzrástla a ja som sa stal jej viceprezidentom. To bolo pred 10 rokmi. Od tej doby som nikdy nepracoval v tradičnej osobnej práci a popri tom som začal svoju vlastnú činnosť zameranú iba na virtuálne podnikanie.
A zatiaľ čo virtuálne podniky prichádzajú s vlastnými jedinečnými výzvami, v porovnaní so svojimi náprotivkami z tehál a mált sa môžu pochváliť niekoľkými presvedčivými výhodami..
Čo je to virtuálna firma?
Stereotypom virtuálnych firiem je stereotyp online spoločností, ktoré predávajú digitálne produkty: softvérové spoločnosti, technologické spoločnosti, dátové spoločnosti - všetky spoločnosti a nula a nič fyzického ani hmotného.
V skutočnosti sú virtuálne spoločnosti iba podniky bez ústredia, obchodu alebo fyzického umiestnenia. Mnohí predávajú fyzické výrobky; jednoducho ich predávajú online alebo telefonicky. Ak neexistuje sklad, zadávajú zadávanie zákaziek subdodávateľským spoločnostiam. Dokonca aj realitné spoločnosti môžu byť virtuálne, ponúkajúce kótovacie služby, marketing a ďalšie služby, ktoré sa uskutočňujú v reálnom svete.
Zatiaľ čo niektoré podniky, ako sú kaviarne a bary, sa nikdy nemôžu stať virtuálnymi, pretože predávajú osobnú skúsenosť založenú na polohe, väčšina svetových firiem však môže decentralizovať, ak sa tak rozhodnú. Ukazuje sa, že farmové farmy a kancelárske priestory sú pre obchodný úspech menej dôležité, ako by ste verili mnohým komerčným realitným agentom..
V skutočnosti mnoho z dnešných najväčších spoločností začalo ako domáce podniky, podniky online alebo oboje. Jeff Bezos založil Amazon ako online kníhkupectvo zo svojej garáže. Steve Wozniak mal v garáži záľubu s počítačmi a Steve Jobs videl potenciál a pripojil sa k nemu. Mattel bol pôvodne obchod s obrázkami, ktorý spravovali traja kamaráti z garáže.
V poslednom čase spoločnosti ako Zapier, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs a You Need a Budget boli založené a zostávajú iba virtuálnymi spoločnosťami..
Výhody virtuálneho podnikania
Za posledných 10 rokov som zistil, na prvý pohľad, neuveriteľné výhody virtuálnych spoločností. Niektoré sú zrejmé, iné menej. A samozrejme existuje aj niekoľko výziev. Ale podľa mojej skúsenosti výhody prevažujú nad výzvami.
Čo v tom je pre vás ako podnikateľa, či už máte virtuálny podnik alebo uvažujete o jeho začatí?
1. Nižšie počiatočné náklady
Toto je zrejmé. Fyzický priestor stojí peniaze: peniaze na ich prenájom v prvom rade, peniaze na vybavenie a peniaze na udržanie svetiel. Ak chcete dať perspektívu fyzických nákladov podniku, zvážte, koľko peňazí zdravotná gigantka Aetna ušetrila zatvorením kancelárií a prechodom zamestnancov na prácu na diaľku. Po dokončení prechodu Aetna odstránila 2,7 milióna štvorcových stôp kancelárskych priestorov a ušetrila im 78 miliónov dolárov.
V mojom podnikaní boli naše náklady na uvedenie do prevádzky nízke. Doménové meno sme kúpili dňa Do toho, ocko za 9,99 dolárov, zakúpený hosting od Bluehost za 20 dolárov mesačne (základný hosting môžete začať už od 2,95 dolárov) a vyplniť LLC za 90 dolárov. To spôsobilo, že naše náklady na spustenie sa pohybovali okolo 100 dolárov v porovnaní s tisíckami dolárov na nájdenie a vybavenie fyzického miesta.
A ako každý, kto sa niekedy pokúsil získať financovanie na začatie podnikania, čím nižšie sú vaše počiatočné náklady, tým je pravdepodobnejšie, že si budete môcť dovoliť začať bez spoliehania sa na externé financovanie..
2. Nižšia nepretržitá réžia
Fyzický kancelársky priestor nestojí len peniaze raz. Isté podniky, ktoré vyrábajú tehly, majú nejaké jednorazové výdavky na vybavenie, ako je nábytok, dekor, počiatočné kolo počítačov a kancelárskej techniky a prípadne aj kabeláž. Mnohé z týchto výdavkov však stále nekončia. Nájomné je splatné každý mesiac, rovnako ako dane z energií a majetku, ktoré často nie sú zahrnuté v nájme komerčných priestorov. A všetci vieme, ako rýchlo sa technické vybavenie stáva zastaraným a treba ho vymeniť.
V analýze viac ako 4 000 štúdií o produktivite, nákladoch a iných rozdieloch medzi fyzickými verziami a virtuálnymi spoločnosťami spoločnosť Global Workplace Analytics zistila, že priemerné úspory nehnuteľností pre zamestnávateľov, ktorí prešli na prácu na diaľku, sú 10 000 dolárov na zamestnanca ročne. To sú len úspory nehnuteľností!
American Express uvádza, že každý rok ušetrí 10 až 15 miliónov dolárov tým, že do veľkej miery virtualizuje svoju pracovnú silu, ako uvádza Forbes. Agentúra pre riadené služby LAC Group odhaduje, že priemerný úradný zamestnanec stojí spoločnosti 200 dolárov ročne iba za kancelárske potreby.
Moje vlastné podnikanie by neprežilo, keby sme mali režijné náklady. Počas chudých mesiacov sme si mohli dovoliť len postupovať vpred, že naše povinné priebežné výdavky boli v priemere od 100 do 200 dolárov mesačne. Všetko ostatné bolo možné podľa potreby orezať.
Vyskúšajte tieto ďalšie tipy na zníženie administratívnych režijných nákladov vo vašej firme. Ak spravujete existujúcu firmu a ešte nie ste pripravení ísť 100% virtuálne, tu nájdete niekoľko nápadov, ako medzičasom znížiť svoje náklady na malé podniky..
3. Nižšie náklady na IT
Ako spoločnosť s virtuálnymi službami nemusíte svojim zamestnancom poskytovať počítače ani technickú podporu. Poskytujú svoje vlastné vybavenie a ak dôjde k zlyhaniu počítača, je na nich, aby ho opravili.
Network Alliance odhaduje, že priemerná spoločnosť minú mesačne na IT 700 dolárov na zamestnanca. Zahŕňa to vybavenie, pripojenie do kancelárie, technickú podporu a náklady na prácu s IT.
Namietajú zamestnanci proti zodpovednosti za poskytovanie vlastného vybavenia a technickej podpory? Ako sa ukázalo, vôbec nie.
4. Vyšší dopyt zo strany zamestnancov
Zamestnanci milujú prácu na diaľku. Agentúra Global Workplace Analytics uvádza, že 70% zamestnancov hodnotí schopnosť telekomunikačných služieb ako veľmi dôležitú pri výbere svojho budúceho zamestnania. V skutočnosti 37% zamestnancov tvrdí, že by znížili mzdovú sadzbu o 10% za možnosť telekomunikačných služieb.
To dáva zmysel. Pre mnohých pracovníkov má flexibilita - nastaviť si vlastné hodiny, byť k dispozícii pre svoje deti podľa potreby a žiť kdekoľvek chcú - stojí za viac ako peniaze..
Zamestnávatelia, ktorí ponúkajú prácu na diaľku, majú úžitok z väčšieho dopytu a konkurencie medzi potenciálnymi zamestnávateľmi, čo im pomáha rýchlejšie a kvalitnejšie obsadiť požadované pozície..
5. Širší fond práce
Podobne aj zamestnávatelia, ktorí môžu najímať ľudí kdekoľvek na svete, majú prakticky neobmedzené množstvo potenciálnych zamestnancov. V prípade osobnej spoločnosti so sídlom v izolovanom malom meste je však potenciálna pracovná sila obmedzená na kohokoľvek, kto žije v okruhu 30 kilometrov. Táto malá skupina potenciálnych zamestnancov nemusí mať zručnosti, ktoré spoločnosť potrebuje.
V mojej vlastnej spoločnosti máme zamestnancov v Pensylvánii a Pakistane, v Houstone a v Indii. Väčšinu roka žijem v Abú Zabí. Menej sa zaujímame o to, kde zamestnanec žije, ako o svoje zručnosti, osobnosť, produktivitu a náklady.
Ak ste pripravení rozšíriť svoj tím, začnite rozhodnutím, či si najmete nezávislého pracovníka alebo skutočného zamestnanca.
6. Nižšie náklady na prácu
Ak si môžete najať ľudí odkiaľkoľvek na svete, môžete využiť geoarbitráž.
Geoarbitrage je nápadné slovo pre najímanie pracovníkov v oblastiach s nižšími životnými nákladmi, aby sa znížili náklady na zamestnancov. Napríklad som zaplatil 12 USD za hodinu za vývoj webových aplikácií prostredníctvom služieb v Indii. V mnohých prípadoch odviedli vynikajúcu prácu. A aj keď som mal nejaké zlé skúsenosti s nízkonákladovými webovými vývojármi, tiež som mal veľa zlých skúseností s vysokými nákladnými americkými webovými vývojármi..
Vzdelávacia služba pre vývoj webových stránok Codementor uskutočnila štúdiu o nákladoch na vývoj webových aplikácií po celom svete. Zistili, že priemerné náklady na prácu pre webového vývojára v Palo Alto sú 87 dolárov za hodinu. To je 7,25 krát viac ako 12 dolárov za hodinu, ktoré som zaplatil niektorým indickým vývojárom webu. Aj keď vývojár webu Palo Alto je kvalifikovanejší a skúsenejší, čo zďaleka nie je zaručené, je ťažké si predstaviť, že je 7,25-krát efektívnejší a produktívnejší.
Nižšie náklady na pracovnú silu však nie sú len odvodené od geoarbitrácie. Pamätajte na vyššie uvedený prieskum, v ktorom viac ako tretina zamestnancov uviedla, že by bola ochotná znížiť plat za prácu z domu?
Zvážte tiež počet zamestnancov, ktorí berú choré alebo osobné dni, keď to, čo skutočne potrebujú, je jednoducho byť v dome, zatiaľ čo ich chorá dcéra spí na poschodí. Možno by chceli, aby flexibilita trvala jednu hodinu dôležitú úlohu, alebo možno jednoducho nemali pocit, že sa toho rána obliekajú a budú vzdorovať dochádzaniu a ich klebetným spolupracovníkom..
Štúdia CareerBuilder zistila, že 35% zamestnancov je chorých, aj keď sa cítia dobre. Global Workplace Analytics našiel dôkazy, že opak je pravdou pre telekomunikačné spoločnosti; majú tendenciu pracovať, aj keď sú chorí, a po operácii alebo iných zdravotných problémoch sa vracajú do práce rýchlejšie ako zamestnanci. Americká asociácia manažmentu zistila, že spoločnosti, ktoré realizovali prácu na diaľku, zaznamenali 63% pokles neplánovaných neprítomností.
Tu je niekoľko ďalších tipov, ako znížiť svoje náklady na prácu pri rozširovaní svojej firmy.
7. Nižší obrat pracovnej sily
Obrat zamestnancov je drahý. Centrum pre americký pokrok analyzovalo 11 výskumných prác vykonaných počas 15-ročného obdobia a zistilo sa, že kvalifikovaní zamestnanci stoja v priemere 213% ich ročného platu, ktorý sa má nahradiť. Preto je dôležité, aby zamestnanci pracujúci v oblasti telekomunikácií boli spokojnejší so svojou prácou. V štúdii, ktorú preskúmala Forbes, mali pracovníci v oblasti telekomunikácií takmer dvojnásobnú pravdepodobnosť, že si prácu zamilujú.
Zamestnávatelia si toho všimli. Podľa Global Workplace Analytics 95% opýtaných zamestnávateľov odpovedalo, že ponúkanie telekomunikačných služieb malo „vysoký vplyv“ na udržanie zamestnancov. Sám som to prežil. Z desiatok vzdialených pracovníkov, ktorých som v priebehu rokov zvládol, môžem myslieť iba na toho, kto skončil, a to malo viac spoločného s osobnostnými rozdielmi ako s nespokojnosťou so samotnou prácou..
Zadržiavanie zamestnancov sa netýka iba šťastia pracovníkov. Zamestnanci často prestávajú pracovať preto, že nenávidia svoje zamestnanie, ale preto, že sa pohybujú a buď nemôžu alebo nebudú dochádzať do zamestnania. Keď zamestnanci môžu pracovať odkiaľkoľvek a majú radi svoju prácu, nemajú len malý dôvod na zmenu zamestnania.
8. Vyššia produktivita
Je úžasné, koľko času sa stratí na „diskusiu o ochladzovaní vody“, improvizované stretnutia a ďalšie plytvanie časom na pracovisku..
Štatistiky o vyššej produktivite vzdialených pracovníkov sú presvedčivé. Podľa spoločnosti Forbes v spoločnosti American Express produkujú telekomunikácie o 43% viac práce ako ich úradní kolegovia. Rovnaká správa zaznamenala 35% ráz v produktivite zamestnancov Best Buy v produkcii zamestnancov Best Buy pri implementácii telekomunikačného programu. V štúdii Stanford, ktorá sa týka 16 000 pracovníkov call centra, boli telekomunikačné počítače o 16% produktívnejšie ako úradní zamestnanci.
Zamestnanci sa sami hodnotia rovnako produktívnejšie. Prieskum spoločnosti ConnectedSolutions zistil, že 77% pracovníkov uviedlo vyššiu produktivitu a výsledky pri telekomunikáciách.
Jedným z dôvodov tejto vyššej produktivity je to, že pracovníci nemôžu uniknúť iba tým, že sa ukážu a sú fyzicky prítomní. Vo svojej podstate vzdialená pracovná sila núti zamestnávateľov stanovovať konkrétne míľniky a presnejšie metriky práce a hodnoty zamestnancov (viac o tom v krátkom čase).
9. Škálovateľnosť
Čo sa stane, keď kancelárska spoločnosť s 15 zamestnancami, s kancelárskymi priestormi pre 15 stolov, potrebuje najať 16. zamestnanca? Potrebujú novú kanceláriu, ktorá je nákladná, časovo náročná a rušivá pre celú spoločnosť.
Vzdialené spoločnosti nemajú také obmedzenia. Keď sa môj partner minulý mesiac priblížil k nájmu nového zamestnanca, konverzácia prebehla takto: „Dobre, znie to dobre. Môžete uverejniť inzerát a postarať sa o kontrolu pokračovania? Dajte mi vedieť, keď budete pripravení na zapojenie sa. “ To je všetko. Žiadne diskusie o tom, kam by sme umiestnili nového zamestnanca, aký počítač by dostali, alebo či by sa dokázali vyrovnať s posedením vedľa Negative Nancy.
Rovnaký princíp platí nielen pri rozširovaní tímu, ale aj pri geografickom rozširovaní na nové trhy. Vo virtuálnej spoločnosti nemusíte otvárať novú kanceláriu v Texase, aby ste slúžili trhu v Texase.
10. Bez dochádzania
Harvard Business Review zistil, že ľudia neustále podceňujú, ako nešťastný je pre ich dochádzanie. V skutočnosti väčšina ľudí považuje svoju dochádzku za oveľa stresujúcejšiu ako svoju prácu.
Štúdie ukazujú, že čím dlhšie ľudia dochádzajú, tým nižšia je ich produktivita práce a nižšia spokojnosť so svojou prácou všeobecne. Jedna švédska štúdia dokonca zistila, že páry mali o 40% vyššiu šancu na rozvod, ak jeden z partnerov mal dochádzku dlhšiu ako 45 minút. Niet divu, že pracovníci sú ochotní znížiť plat na diaľku. (A buďme úprimní, ani práca na pyžame nie je zlá.)
Podľa Global Workforce Analytics sa viac ako dve tretiny zamestnancov v rámci celého kruhu venujú udržaniu a dopytu zamestnancov. Ak ponúkate toto usporiadanie, môžete najať lepších ľudí a udržať ich dlhšie.
Na záver možno povedať, že práca na diaľku dramaticky znižuje cestnú dopravu a emisie uhlíka. Štúdia z roku 2017 zameraná na internetovú stránku so zoznamom pracovných miest FlexJobs zistila, že ľudia, ktorí vysielali najmenej polovicu času, ušetrili 7,8 miliárd kilometrov cestovaním vozidlami, 3 miliónmi ton emisií skleníkových plynov a 980 miliónmi dolárov v rope iba v roku 2017..
Výzvy virtuálneho podnikania
Virtuálne podniky neprídu bez svojich rizík a nevýhod. Tu sú výzvy, ktoré som našiel vo virtuálnych podnikoch, a niekoľko tipov na ich zmiernenie.
1. Tímová komunikácia, kameraman a kultúra
Stále nie je nič ako hovoriť s niekým tvárou v tvár. E-mailová a telefonická komunikácia sú všetky dobré a dobré, ale existujú sociálne nuansy a narážky, ktoré si vyberiete, keď hovoríte s niekým osobne. Trochu úst, tu mierne zamračenie, iskru dobromyseľného humoru v oku, ktorý vám umožní vedieť, že ste súčasťou vtipu, nie jeho zadku..
Tieto komunikačné výzvy môžu byť zväčšené tímovou dynamikou, keď sa viacerí ľudia snažia spolupracovať a brainstorming. A ak máte členov tímu z celého sveta, s odlišnými normami a kultúrnym zázemím, riziko nedorozumení a rozhorčenia exponenciálne rastie.
Pocity izolácie a osamelosti môžu byť skutočným problémom aj pre vzdialených pracovníkov, od generálneho riaditeľa až po virtuálneho asistenta na čiastočný úväzok..
Taktiky zmierňovania
Najskôr používajte videokonferencie, kedykoľvek je to možné. Pomáha to vidieť ľudí, s ktorými hovoríte. RingCentral je skvelý nástroj pre malé podniky. Slúži nielen ako webový telefónny systém, ale tiež vám poskytuje prístup k videu, aby ste videli ľudí, s ktorými hovoríte.
Po druhé, naplánujte si pravidelné hovory, aj keď sú rýchle. Členovia tímu si musia navzájom počuť hlasy a navzájom sa pozerať na tváre, aj keď iba na pár minút raz alebo dvakrát týždenne. Každé stretnutie otvorte najmenej dvoma alebo dvoma osobnými udalosťami, v ktorých všetci zdieľajú, čo sa deje v ich živote.
Taktiež vytvorte neformálne komunikačné kanály pre zamestnancov. Niekedy ľudia potrebujú iba minútu, aby si niečo prebrali z hrude. V mojich firmách používame Skype ako flexibilný spôsob, ako môžu pracovníci komunikovať prostredníctvom okamžitých správ, hlasového hovoru alebo videohovoru, buď v skupinách, alebo medzi sebou..
Nakoniec dajte zamestnancom vlastníctvo ich časti daného projektu. Uistite sa, že vedia, ako ich špecifická práca zapadá do širšieho celku; Nielenže im dáva väčší zmysel pre účel, ale tiež pomáha objasniť ich úlohu a zodpovednosť.
2. Vzdialená správa
Ako viete, či zamestnanec pracuje, ak nemôžete vidieť, že pracujú?
Je pravda, že je to čiastočne iracionálny strach. Koniec koncov, fyzicky sa nepozeráte cez rameno každého zamestnanca každú minútu každý deň a len preto, že vidíte niekoho, kto sedí pri stole, to neznamená, že pracuje. Ale tu je jadro pravdy; manažéri sú nútení presnejšie definovať očakávania a metriky úspechu, keď dohliadajú na vzdialených pracovníkov.
Postavenie pri pohľade na prácu ľudí a občas na nich kričanie, aby pracovali rýchlejšie, to vo virtuálnych podnikoch nezastaví. (Z tohto hľadiska to nie je účinné ani na tradičných pracoviskách.)
Taktiky zmierňovania
Pre niektorých zamestnancov, napríklad pre predajcov, je úspech ľahko merateľný. Pre ostatných je to nepríjemnejšie. Je zástupca zákazníckej podpory úspešný, ak odpovie na veľký počet lístkov? Čo keď rýchlo odpovedia na vstupenky, ale nechajú svojich zákazníkov nespokojných a pripravených opustiť svoju značku?
Každý zamestnanec by mal vo vašej firme plniť špecifickú funkciu. Opatrne ho definujte a komunikujte presne to, čo od nich očakávate a ako budete merať ich úspech.
Naplánujte si pravidelné hovory s každým zamestnancom, aby ste sa s nimi oboznámili a zistili, ako sa im darí, či už profesionálne alebo osobne. Pamätajte, že každý sa musí cítiť prepojený s niečím väčším ako oni, a toto spojenie sa môže cítiť obzvlášť ťažké pre vzdialených pracovníkov.
3. Diaľkové zamestnávanie
Nájom na diaľku, rovnako ako všetko ostatné o práci na diaľku, môže byť zložitý bez osobných stretnutí. Dôvera vašej čreve a intuícii je ťažšia, keď nevidíte jej mikroexpresie a manýrismy. Je ťažšie vedieť, kedy niekto klama alebo získať z nich presnú mieru.
Jednoduchá skutočnosť je, že nie každý je vyrezaný pre prácu na diaľku. Telekomunikácie musia byť vnútorne motivované a musí v nich horieť vlastný oheň. Vo virtuálnom podnikaní nie je miesto pre byrokratické typy, ktoré miešajú papier, a ktoré tvrdo pracujú na tom, aby pracovali tvrdo..
Taktiky zmierňovania
Ak prenájom nie je „sakra“ áno, potom je to „sakra“ nie.
Rozhovory sľubných kandidátov toľkokrát, koľko potrebujete na prenájom so 100% istotou. Udržujte rozhovor s čerstvými tvárami, až kým nepocítite teplo tohto vnútorného ohňa. Videokonferencie opäť pomáhajú.
Ďalšou možnosťou je najať ľudí na miestnej úrovni a pohovory usporiadať osobne. Spoločnosť sa môže občas osobne stretnúť podľa potreby na cvičeniach zameraných na budovanie tímu, na večierkoch a na dôležitých stretnutiach, ale každý deň môžu zamestnanci pracovať z domu. Moja bývalá spoločnosť zaujala tento prístup a fungovalo to dobre.
Záverečné slovo
Je ľahšie založiť a škálovať spoločnosť v dnešnom svete ako kedykoľvek predtým. Predaj miniaplikácií v 20th storočia si možno vyžadovali drahý výkladný priestor s dostatkom pešej premávky, ale v súčasnosti stačí na názov domény 9,99 dolárov..
Napriek tomu tento nôž odrezáva oboje. Keďže je prekážka vstupu na trh oveľa nižšia, znamená to, že majitelia podnikov čelia neustálemu narušeniu a výzvam zo strany existujúcich konkurentov a začínajúcich začínajúcich spoločností. Stať sa virtuálnym podnikom vám môže pomôcť zostať štíhly, zelený a agilný, znížiť vaše náklady a pomôcť vám sústrediť svoje úsilie tam, kde je to najproduktívnejšie: marketing, predaj, vylepšenie a rozšírenie..
Aké máte skúsenosti so vzdialenými pracovníkmi, telekomunikáciami a virtuálnymi firmami?
