6 Nápady a tipy pre organizáciu domácej kancelárie

Ak pracujete z domu, je nevyhnutné, aby ste si chránili svoj pracovný priestor a svoje podnikanie vypracovaním plánu riadenia kancelárie. Či už ide o získavanie ergonomicky správneho nábytku pre domácu kanceláriu alebo vypracovanie plánu zálohovania v prípade porúch počítača a internetu, dobré riadenie domácej kancelárie potvrdí vašu profesionalitu a zvýši vaše zisky..

Tipy pre správu domácej kancelárie

1. Vytvorte samostatný pracovný priestor

Je múdre vytvoriť pocit oddelenosti vo vašej domácej kancelárii, aj keď je váš pracovný priestor súčasťou inej miestnosti alebo v rohu suterénu. Aj keď nie je vždy možné použiť samostatnú miestnosť, skúste čo najlepšie identifikovať miesto vo vašej domácnosti, ktoré bude vašou „kancelárskou časťou“. Ak nemáte kancelárske priestory na steny alebo priečky, môžete si vytvoriť mentálne hranice obmedzením pracovných činností (vrátane telefonických rozhovorov a odpovedania na e-mail) na toto miesto..

Existuje veľa dôvodov, prečo je konkrétne vyhradenie priestoru vo vašom dome dôležité iba pre prácu:

Jasne definovaný priestor domácej kancelárie určuje hranice pre vás aj členov domácnosti. Deti, spolubývajúci, manželia a partneri sa naučia rešpektovať vašu potrebu sústrediť sa na svoju prácu, ak môžu ľahko zistiť, kedy pracujete a nie sú k dispozícii na riešenie osobných alebo rodinných problémov..
Znižuje sa tým riziko straty papierovej administratívy a vybavenia vo zvyšku domu.
Pomáha vám nadviazať profesionálnu prítomnosť pri stretnutí s klientmi.
Ak plánujete odpočet dane z domácej kancelárie, je ľahšie obhajovať sa pred auditom, ak môžete preukázať, že vaša práca sa odohráva v oblasti vášho domova, ktorá sa používa výlučne na prácu..

2. Prejdite so svojimi kancelárskymi potrebami a nábytkom

Starožitný stôl a stoličky vašej starej mamy môžu vyzerať krásne, ale pravdepodobne ide o ergonomickú a organizačnú nočnú moru. Uistite sa, že máte v domácej kancelárii pohodlnú kancelársku stoličku a dobre navrhnutý počítačový stôl, ktorý vám pomáha chrániť sa pred namáhaním tela a znižovať neporiadok..

Tieto kúsky nemusíte kupovať nové - pozrite sa na Craigslist, kde nájdete jednotlivcov a firmy predávajúce starý kancelársky nábytok. Ďalšou možnosťou je zistiť, či sú nejaké obchody s kancelárskym nábytkom vo vašom okolí, ktoré sa zaoberajú použitým nábytkom - niektoré z nich dokonca môžu dodať. Dajte pozor, aby ste si nevyhľadali predaj, pretože tieto obchody často predávajú svoje vybavenie, kancelársky nábytok a dokonca aj kancelárske stroje (napríklad počítače a tlačiarne), zatiaľ čo sa snažia likvidovať svoje zásoby..

3. Zriadte samostatné e-mailové a telefónne účty

Pokiaľ ide o komunikáciu, je najlepšie vyhnúť sa zmiešaniu podnikania s potešením. Nechcete, aby vaše deti odpovedali na telefonický hovor klienta a nechcete riskovať zahrnutie klienta do hromadného e-mailu obsahujúceho najnovšiu verziu lolcats. Je tiež ľahké prehliadať alebo chýbať e-maily a správy od klientov, ak prídu do vašich osobných poštových schránok a účtov.

Ak sa nechcete obťažovať so samostatnou telefónnou linkou, stále môžete získať jednoúčelové číslo, ktoré sa pripája k hlasovej schránke, čo vám umožňuje prijímať správy od klientov a potenciálnych zákazníkov, aby ste ich mohli kedykoľvek volať späť..

4. Využite služby domácej kancelárie

Vyskúšajte kancelárske / obchodné služby, ktoré ponúkajú miestne kopírovacie strediská, ako aj podnikové reťazce, ako sú kancelária FedEx Office alebo obchod UPS vo vašej oblasti. Mnohé z týchto miest sa zameriavajú na svoje služby na majiteľov malých a domácich firiem, ktorí nemajú poštu alebo si nemôžu dovoliť najať pracovníkov technickej podpory.

Služby sa líšia v závislosti od miesta, ale okrem ponúkania kopírovacích služieb, súkromných poštových schránok a doručovania balíkov môžu tieto obchody tiež prijímať balíky vo vašom mene (čo je dôležité, ak dostanete veľa zásielok), a dokonca môžu zákazníkom poskytnúť bezplatné a nízke - prístup k počítaču.

5. Vytvorte plány zálohovania

Nikto nechce premýšľať o udalostiach, ktoré by mohli vykoľajiť ich podnikanie, ale ak ste vlastníkom malej firmy, je dôležité, aby ste tak urobili. Ak neidentifikujete hrozby pre svoje podnikanie, budete musieť bojovať, keď sa veci neplnia podľa plánu.

Od prírodných katastrof až po dlhodobé choroby môže zmena vášho podnikania skončiť, ak nebudete schopní pokračovať v práci. Dokonca aj krátkodobý problém, napríklad výpadok napájania alebo porucha počítača, môže poškodiť vaše podnikanie, ak nedokážete splniť termín klienta alebo efektívne spracovať objednávky..

Plánovanie významných udalostí
Prírodné katastrofy, terorizmus, občianske nepokoje alebo prepuknutie chorôb môžu mať ničivý vplyv na veľké aj malé podniky, a dokonca aj tie najlepšie stanovené plány môžu jednotlivým majiteľom podnikov sťažiť opätovné spustenie ich podnikania. Americká správa malých podnikov v USA ponúka na svojej webovej stránke rozsiahle informácie o plánovaní podnikových katastrof, ako aj informácie o vládnych programoch, ktoré môžu vlastníkom firiem pomôcť obnoviť prevádzku po závažnej udalosti, ktorá spôsobí narušenie v komunite..

Plánovanie pre neočakávané
Medzi veci, ktoré môžu narušiť vašu schopnosť vykonať prácu, patria výpadky napájania a utilít, poruchy zariadení, choroby, zranenia a núdzové situácie v rodine. Aj keď niektoré z týchto okolností nie sú nevyhnutné, riskujete stratu klientov a zákazníkov, ak nebudete schopní dodržať termíny, dodať výrobky včas alebo jednoducho poskytnúť svoju bežnú úroveň služieb.

Tu je niekoľko návrhov na správu bežných scenárov:

Identifikujte miesta na získanie online. Skontrolujte, či vo svojom okolí nie sú miesta ponúkajúce Wi-Fi a ktoré zákazníkom umožňujú využívať službu dlhší čas. Kaviarne, kopírovacie obchody, lodné obchody a verejné knižnice sú všetky potenciálne miesta na nájdenie WiFi. Domovy priateľov a rodiny môžu byť tiež dobrými miestami na pripojenie sa k internetu - nezabudnite zavolať a opýtať sa skôr, ako začnete pracovať! Identifikujte niekoľko hotspotov vhodných pre prácu vo vašej oblasti a poznačte si ich prevádzkové hodiny, aby ste pri výpadku Internetu nestrácali čas od miesta k miestu..
Pozrite sa do širokopásmového pripojenia Pay-As-You-Go. S modemom USB a širokopásmovým pripojením „pay-as-you-go“ budete môcť zostať doma aj v prípade, že sa vypne bežná internetová služba..
Technológia zálohovania. Aj keď je dobré uchovávať zálohy svojich súborov a projektov, mali by ste mať k dispozícii aj určitú technológiu zálohovania pre prípad, že počítač ide do fritz. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je kúpiť si lacný laptop alebo netbook, ktorý môžete použiť, ak váš primárny počítač klesne. Aj keď namiesto toho môžete mať na starosti starší model stolného počítača, nie je prenosný ani nabíjateľný, takže je zbytočné, ak dôjde k výpadku napájania súčasne s poruchou počítača. Môžete sa tiež pozrieť na záložné služby ako Backblaze a Mozy.
Kúpiť nepretržitý zdroj energie (UPS). UPS môže chrániť váš počítač pred prepätím a poskytnúť vám dostatok času na vypnutie vášho stolného systému - a tiež poslať klientom rýchly e-mail, aby im oznámili, že na chvíľu budete bez energie. Zdroje nepretržitého napájania nájdete na Amazone už za 50 dolárov.
Uschovajte si výtlačok dôležitých informácií. Je vhodné mať tlačenú kópiu kontaktných informácií klienta, aby ste s nimi mohli zostať v kontakte, aj keď nemáte prístup k Internetu alebo k počítačovým súborom..

6. Vedieť, kedy je čas sa presťahovať do nového priestoru

Zatiaľ čo veľa ľudí je schopných úspešne podnikať v domácom podnikaní, môžete prísť do bodu, keď už nie je praktické pracovať z domu, aspoň na plný úväzok. Možno sa budete musieť pravidelne stretávať tvárou v tvár s klientmi, ukladať veľa inventára alebo pracovať v prostredí s menším rozptylom.

Zvážte spoločné pracovné priestory, ktoré vám umožňujú prenajať si stôl v zdieľanom kancelárskom priestore, ak si nemôžete dovoliť alebo nepotrebujete úplnú kanceláriu. Mnoho priestorov na spoluprácu vám umožňuje prenajať si priestor podľa vašich potrieb, takže sa nemusíte zaviazať na plný úväzok, ak všetko, čo potrebujete, je miesto, kde sa stretnete s klientmi niekoľkokrát mesačne. Ďalšou možnosťou je zdieľanie kancelárií, ktoré vám umožňuje zdieľať kancelárske náklady s iným prenajímateľom alebo vlastníkom kancelárie.

Záverečné slovo

Výzvy práce z domu a odmeny môžu zostať v rovnováhe, keď vytvoríte domácu kanceláriu, ktorá funguje dobre. Majte na pamäti, že žiadna kancelária sa nespúšťa sama. Dobré rozhodnutia a uplatnenie sebadisciplíny pomôžu udržať hladký chod vašej firmy na dlhé vzdialenosti.

Aké sú niektoré z vašich najlepších tipov na efektívne fungovanie domácej kancelárie alebo pracovného priestoru?