8 spôsobov, ako zvýšiť produktivitu zamestnancov vo vašej malej firme

Ale čo váš tím? Na rozdiel od veľkých spoločností nemáte obrovský rozpočet na mzdy, takže každú minútu, ktorú má váš tím načas, je potrebné čo najefektívnejšie využívať.

Pracovníci v Spojených štátoch však majú problém s produktivitou. Trávime viac času ako väčšina ostatných priemyselných krajín, ale celý tento čas navyše neznamená, že sa nám darí viac. V skutočnosti má produktivita od Veľkej recesie spravidla klesajúci trend.

Jedným z najlepších spôsobov, ako zvýšiť produktivitu, je zvýšiť zapojenie zamestnancov, pretože produktivita a zapojenie idú ruka v ruke. Existuje však mnoho ďalších nákladovo efektívnych stratégií, pomocou ktorých môžete získať viac zo svojho tímu.

Dôležitosť rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom

Pred implementáciou akýchkoľvek plánov na zvýšenie produktivity vášho tímu je dôležité porozumieť psychológii samotnej produktivity. Čo konkrétne vedie k tomu, že niektorí pracovníci sú produktívnejší ako ostatní?

Odpoveď je pomerne jednoduchá. Výskum z University of Warwick zistil, že keď sú pracovníci spokojní, sú o 12% produktívnejšie. Šťastie a pozitívna rovnováha medzi pracovným a súkromným životom sa často premietajú do pracovníkov, ktorí sa angažujú, angažujú a čo je najdôležitejšie, výrobné.

Ak to znie príliš jednoducho, pozrite sa na pracovný trh v Dánsku. Podľa prieskumu svetových hodnôt sú Dáni najšťastnejšími na svete, a to vrátane času stráveného v práci. Dánske ministerstvo zahraničných vecí tvrdí, že sú tiež druhou najproduktívnejšou krajinou Európskej únie.

Podľa indexu lepšieho života OECD je Dánsko a Holandsko na prvom mieste v zozname krajín s najlepšou rovnováhou medzi pracovným a súkromným životom. Ako možno hádajte, Spojené štáty sú takmer na spodku.

Z toho môžeme primerane usúdiť, že čím viac budete pracovať na zvýšení zdravia svojho tímu, šťastia a rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom, tým viac vám vrátia láskavosť s vyššou produktivitou. To zasa vedie k vyšším ziskom a lepšiemu pracovnému prostrediu pre všetkých.

Ako zvýšiť produktivitu vášho tímu

Na zlepšenie pracovného života ľudí nie je potrebný obrovský rozpočet na mzdy. Ako majiteľ malej firmy môžete urobiť veľa pre zlepšenie svojho tímu.

1. Nastavte primeranú pracovnú dobu

Môže sa to zdať kontraproduktívne, ale vyžaduje, aby váš tím pracoval menej môže ich inšpirovať k výrobe viac.

Podľa spoločnosti Fast Company pracujú pracovníci v Dánsku zvyčajne iba 33 hodín týždenne. A dostanú každý rok najmenej päť až šesť týždňov dovolenky (spolu s ročnou materskou dovolenkou, keď ju potrebujú).

V Spojených štátoch sa dlhé hodiny často vnímajú ako prejav záväzku. Môže to však vyústiť do „prezentácie“, čo je situácia, keď pracovníci pracujú, ale nefungujú naplno z dôvodu choroby, nedostatku spánku alebo iných lekárskych faktorov. Harvard Business Review uvádza, že súčasnosť môže znížiť individuálnu produktivitu o jednu tretinu. Dlhé hodiny môžu tiež ďalej znižovať produktivitu v dôsledku stresu, rozpojenia a skreslenej rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom.

V boji proti tomu robte, čo môžete, aby ste skrátili hodiny svojho tímu. Nechajte ľudí ísť domov skoro v piatok popoludní alebo im dajte flexibilitu, aby sa sem mohli vrátiť v pondelok ráno. Nielenže to pomôže znížiť mzdové náklady vo vašom podnikaní, ale pravdepodobne zistíte, že váš tím bude na oplátku pracovať tvrdšie.

2. Byť flexibilný s plánovaním

Jednou zo stratégií na zvýšenie produktivity je zníženie hodín. flexibilita s týmito pracovnými hodinami úzko súvisí.

Potreby každého sa budú líšiť, preto sa porozprávajte so svojimi ľuďmi, aby ste to zistili kde Potrebujú väčšiu flexibilitu s pracovným týždňom. Napríklad by ste mohli mať jednu osobu, ktorá by ráda v utorok dlhšiu prestávku na obed, aby sa mohla zúčastniť hodiny jogy, zatiaľ čo niekto iný by rád odišiel skoro v stredu, aby si vyzdvihol dieťa z dennej starostlivosti.

V závislosti od vášho podnikania môžete alebo nemusíte byť schopní uspokojiť potreby každého. Ak však zistíte, kto čo potrebuje, a urobíte maximum, aby ste svojmu tímu poskytli väčšiu flexibilitu, ukážte, že vám záleží na ich šťastí a pohode. To zasa môže zvýšiť angažovanosť a viesť k vyššej produktivite.

3. Dajte svojmu tímu väčšiu autonómiu

Každá spoločnosť má odlišné kultúrne normy a hodnoty. A tieto normy a hodnoty priamo ovplyvňujú naše správanie. Na začiatku sedemdesiatych rokov psychológ Geert Hofstede vyvinul rámec na meranie týchto spoločenských noriem pomocou Hofstedeho kultúrnych dimenzií..

Kultúrne dimenzie spoločnosti Hofstede merajú v každej kultúre šesť dimenzií. Tie obsahujú:

• Index výkonovej vzdialenosti
• Individualizmus vs. kolektivizmus
• Vyhýbanie sa neistote
• Mužskosť vs. ženskosť
• Dlhodobá orientácia vs. krátkodobá orientácia
• Zhovievavosť verzus zdržanlivosť

Keď pochopíte jedinečné dimenzie kultúry a ako sa ich kolektívne hodnoty líšia od vašich vlastných, môžete sa stať lepším komunikátorom a lepším manažérom..

Čo teda má spoločné so zvyšovaním produktivity vašej malej firmy? Trochu, najmä pokiaľ ide o autonómiu.

Autonómia alebo jej nedostatok priamo súvisí s indexom výkonovej vzdialenosti. Power Distance je očakávanie a presvedčenie, že energia je distribuovaná nerovnomerne. Takže v krajinách s vysokým indexom vzdialeností veria v mocenskú nerovnosť menej výkonní členovia organizácie. Ich manažér im povie, čo majú robiť, a robia to bez pochýb. V krajinách s nízkym indexom vzdialeností od výkonu sa členovia tímu domnievajú, že sú na rovnakej úrovni ako šéf. Vzťah je viac o spolupráci a menej o „šéfovi a zamestnancovi“.

Nemalo by byť žiadnym prekvapením, že Spojené štáty americké majú vysoký index energetickej vzdialenosti; sme na 40. mieste. Dánsko má najnižší index vzdialeností na svete; sú hodnotené na 18.

Dáni majú čiastočne bohatý a splnomocnený pracovný život, pretože majú veľkú autonómiu. A existuje veľa výskumov, ktoré podporujú to, čo Dáni poznali roky: Viac samostatnosti = väčšie šťastie = vyššia produktivita.

Štúdia uverejnená v Európskom vestníku pracovných a organizačných psychológií zistila, že pracovníci, ktorí mali väčšiu autonómiu a podporu, mali vyššiu spokojnosť a motiváciu. Ďalšia štúdia uverejnená v Nordic Journal of Working Life Studies zistila, že decentralizované rozhodovanie (známe tiež ako autonómia) vedie k vyššej produktivite fínskych pracovníkov..

To všetko poukazuje na rovnaký záver: Čím väčšiu kontrolu odovzdáte členom svojho tímu, tým šťastnejší a produktívnejší budú.

Je dôležité objasniť, že poskytnutie väčšej samostatnosti tímu neznamená nechať ich robiť to, čo chcú, keď chcú. Každý zamestnanec potrebuje hranice. Ale namiesto toho, aby ste svojim ľuďom povedali, čo majú robiť, povedzte im, čo chcete vidieť, a potom ich nechajte vybrať, ako to majú urobiť. Mať slobodu voľby ako vykonávať svoju prácu je nevyhnutnou súčasťou autonómie.

Dajte svojim ľuďom právomoc robiť vlastné rozhodnutia vždy, keď je to možné. A ukážte im, že im dôverujete, že vykonajú svoju prácu tým, že ustúpia. Možno vás prekvapí, ako oveľa viac sa stane, keď odovzdáte opraty.

4. Pokúste sa obmedziť prerušenia

Podľa Washington Post je typický pracovník prerušený alebo mení úlohy každé tri minúty. Návrat do miesta, kde skončili, môže trvať aj 20 minút alebo viac.

Prerušenia sú obrovským odtokom produktivity a môžu nás okradnúť o naše najlepšie nápady a úsilie. Aj keď sa často nútime pracovať rýchlejšie, aby sme nahradili stratený čas, zvýšená rýchlosť je za cenu.

Vedci z Humboldtovy univerzity zistili, že pracovníci, ktorí boli neustále prerušovaní, kompenzovali tento stratený čas tým, že pracovali rýchlejšie na dokončení svojej úlohy. Aj keď to nie je prekvapenie (koniec koncov, všetci to robíme), táto zvýšená rýchlosť vedie k väčšiemu stresu, časovému tlaku a frustrácii. Tieto faktory môžu obmedziť produktivitu pri budúcich úlohách.

Washington Post uskutočnil rozhovor s odborníkom na efektívnosť Edwardom G. Brownom, ktorý navrhuje vytvorenie dohody o časovom zámku so členmi tímu. Časový zámok je dohodnutý „tichý čas“, keď sa každý môže jednoducho sústrediť na svoju prácu. V prípade časového zámku sa pracovníci musia písomne ​​dohodnúť, že svojich kolegov neprerušia, pokiaľ nenastane mimoriadna situácia.

Brown uvádza, že jeden klient konzervatívne odhadol, že osobná produktivita sa zvýšila o 40% až 60%, keď začali používať techniku ​​Time Lock.

Vaša firma samozrejme nemusí byť schopná použiť túto techniku. Denne alebo týždenne sa porozprávajte so svojimi ľuďmi o druhoch prerušenia, ktorým čelia. Zistite, ktoré prerušenia najviac poškodzujú ich produktivitu, a urobte všetko pre to, aby ste ich znížili alebo odstránili.

5. Nájom podporujúcich ľudí

Začnime fiktívnym scenárom. Vo vašej firme máte dvoch manažérov. Váš prvý manažér, Bill, sleduje všetkých v jeho tíme očami jastraba. Ak si zákazník sťažuje, okamžite predpokladá, že je to chyba jeho tímu, a rýchlo dá všetkým vedieť, že nie je spokojný s ich výkonom. Jeho tím pracuje v prostredí napätia, nedôvery a strachu.

Sarah, vaša druhá manažérka, je úplne pravý opak. Zaoberá sa tým ako s rodinou. Je rýchla dať niekomu počúvacie ucho a ako prvá podporuje nový nápad alebo iniciatívu. Vždy počúva obe strany príbehu, a keď ju niekto v jej tíme potrebuje, má späť. Atmosféra pod Sarah je podporná, vítajúca a uvoľnená.

Keby ste boli zamestnancom, pre ktorého manažéra by ste najťažšie pracovali?

Váš tím potrebuje podporu v práci a prvý riadok podpory pochádza od jeho manažéra, či už ste to vy alebo niekto, koho ste najali. Ak chcete zvýšiť produktivitu svojho tímu, musíte sa bližšie pozrieť na svojich manažérov (alebo na vlastný štýl riadenia)..

Najlepší manažéri dodržiavajú politiku otvorených dverí. To znamená, že ich dvere sú vždy otvorené pre členov tímu, aby mohli vstúpiť a vyjadriť svoje obavy, klásť otázky alebo diskutovať o problémoch. Ak sa členovia tímu nebudú cítiť pohodlne komunikovať so svojím manažérom, alebo ak sa obávajú, že budú tvrdo posúdení odhalením, že nevedia, ako niečo urobiť, produktivita utrpí.

Ďalej sa uistite, že váš tím vie, že sa môže spoľahnúť na vašu podporu. Ukážte tento záväzok každý deň a nenechajte sa odradiť, ak je čas získať jeho dôveru (najmä ak bolo pracovné prostredie toxické). V priebehu času vaši ľudia uvidia, že máte späť. A ich záväzok (a produktivita) sa zlepší.

6. Rešpektujte svoje hranice

Vždy sa uskutoční ďalší telefónny hovor, ktorý sa má vrátiť, a ďalší e-mail, na ktorý sa má odpovedať. „Digitálne tečenie“ pracovného života v 21. storočí ovplyvňuje každého, šéfa i zamestnancov. Očakávať, že členovia tímu budú reagovať na e-maily o 22:00 alebo dokončiť prácu v deň voľna, však nie sú iba neprimerané, ale aj nezdravé..

Ak chcete zvýšiť produktivitu, je dôležité si uvedomiť, že vaši zamestnanci majú život mimo práce. To platí aj pre prestávky na obed. Štúdia publikovaná v časopise Academy of Management Journal zistila, že produktivita klesla (a únava sa zvyšovala), keď pracovníci preskočili na obed.

Pre pracujúcich môže byť ťažké opustiť prácu, najmä v Spojených štátoch (kde sú opäť dlhé hodiny často považované za väčší záväzok). Dajte teda svojim ľuďom vedieť, že si ceníte ich životy mimo práce. Spýtajte sa ich na ich rodiny a koníčky a povzbudzujte ich, aby si naplánovali čas na tieto aktivity a záväzky rovnako ako pri stretnutiach a projektoch..

Musíte tiež ísť príkladom. Investujte čas do svojej vlastnej rodiny, koníčkov alebo duchovných aktivít a porozprávajte sa o svojich záujmoch so svojím tímom. Ak je to možné, vyhnite sa odosielaniu e-mailov svojim ľuďom, keď nie sú v práci.

Napokon sa uistite, že všetci vo vašom tíme majú riadnu prestávku na obed; to znamená jesť preč od svojich stolov, ideálne vonku, kde môžu získať nejaké slnečné žiarenie a čerstvý vzduch. Ak je to možné, vytvorte pre nich čistý a príjemný priestor na jedenie, a to v interiéri aj exteriéri.

7. Monitorujte úrovne stresu

Možno si myslíte, že vyššie napätie by viedlo k zníženiu produktivity. To je pravda, ale iba v určitom okamihu. Tam, kde je stres skutočne, existuje magická plošina zvýšiť produktivita.

Yerkes-Dodsonov zákon, vyvinutý psychológmi Robertom Yerkesom a Johnom Dillinghamom Dodsonom v roku 1908, nariaďuje zvýšenie výkonu a produktivity so zvyšovaním úrovne vzrušenia (stresu). Ak sa však úroveň stresu príliš zvýši, produktivita sa začne klesať.

Napríklad, ako často ste sa ocitli v náročnom termíne, o ktorom ste si neboli istí, že by ste sa mohli stretnúť? Pustili ste sa alebo ste vyrobili najlepšiu prácu? Ak táto úloha nebola príliš náročná, je pravdepodobné, že ste sa k tejto príležitosti obdivovali. Toto je Yerkesov-Dodsonov zákon v akcii. Ak je stres a zložitosť na správnej úrovni, výkonnostný nárast stúpa.

Chúlostivou časťou je teraz vedieť, koľko stresu vedie k optimálnemu výkonu. Nové alebo zložité úlohy vyžadujú pre optimálny výkon menej vzrušenia, zatiaľ čo známe alebo ľahké úlohy vyžadujú vyššiu mieru stresu, aby sa zvýšila motivácia a produktivita..

Preto je dôležité pozrieť sa na to, čo vaši zamestnanci robia, a analyzovať, aký stres môže byť spojený s rôznymi úlohami. Potom môžete podniknúť kroky na zvýšenie alebo zníženie úrovne vzrušenia, aby ste zvýšili produktivitu.

Tu je príklad: Predstavte si, že ste požiadali Pam, jedného zo svojich zamestnancov, aby napísal tento mesiac zákaznícky spravodaj. Urobila to už niekoľkokrát a hoci píše dobre, jej dokončenie zvyčajne trvá niekoľko dní. Pre ňu je to známa úloha s nízkym vzrušením, takže by mohla trochu ťahať nohami.

Môžete zvýšiť jej produktivitu tým, že úloha bude náročnejšia; napríklad jej požiadaním, aby urobila rozhovor so zákazníkom pre tento mesiac, alebo aby jej dala kratšiu lehotu.

Na opačnom konci spektra je Daniel. Práve ste ho poverili vypracovaním týždenných finančných správ svojich firiem. Stále sa tento proces učí a každý týždeň robí niekoľko chýb. Nepomáha to, že správy musia byť vyplnené najneskôr v piatok popoludní. Pokiaľ ide o ďalšie povinnosti, považuje za takmer nemožné dodržať tento termín.

Toto je príklad novej a zložitej úlohy, ktorá má tiež vysoké vzrušenie (od krátkych termínov a zložitosti úlohy). V tomto prípade by ste chceli urobiť všetko, čo by ste mohli, aby ste zbavili Daniela niektorých ďalších povinností, aby znížil úroveň stresu, aby mohol venovať viac času a energie učeniu sa, ako generovať finančné správy..

Pri analýze úloh a úrovne stresu je nevyhnutné sústrediť sa na rovnováhu. Ak príliš zvýšite vzrušenie pri nesprávnych úlohách, skončí to znížením produktivity.

8. Využite stratégie riadenia času

Ďalšou stratégiou, ktorú môžete použiť na zvýšenie produktivity, je naučiť váš tím efektívnym stratégiám riadenia času. Jednou z populárnych stratégií je Pomodoro technika, ktorú vyvinula Francesco Cirillo koncom 80. rokov.

Táto technika je osviežujúco jednoduchá. Pomocou časovača pracujete určitý čas, zvyčajne 25 minút. Potom si urobte krátku prestávku, zvyčajne 3-5 minút. Tieto prestávky sa nazývajú pomodoros, Talian pre „paradajku“ pomenovaný pre časovač v tvare paradajky, ktorý Cirillo použil, keď bol študentom.

Po štyroch pomodorách si urobíte dlhšiu prestávku, zvyčajne 15 - 30 minút.

Stratégia funguje z niekoľkých dôvodov. Po prvé, začiarknutie časovača vám pomôže sústrediť sa na danú úlohu. Môžete doslova počuť odškrtávanie času, čo môže byť neuveriteľne motivujúce. Časovač vám tiež pripomína krátke prestávky. Výskum ukázal, že časté prestávky skutočne zvyšujú produktivitu.

Štúdia uverejnená v časopise Ergonomics zistila, že časté krátke prestávky, najmä keď sú sprevádzané napínaním, viedli k vyššej produktivite v porovnaní s menším počtom dlhších prestávok. Ďalšia štúdia uverejnená v časopise Work & Stress zistila, že časté prestávky na odpočinok boli jedným z najúčinnejších spôsobov udržania výkonnosti pracovníkov..

Dôležité je efektívne riadenie času a časté prestávky. Dôležité je však aj to, čo robíte so svojimi prestávkami. Vedci s MIT zistili, že keď sa zamestnanci prestali s kolegami v ich sociálnej skupine, zvýšila sa produktivita, ako aj sila samotnej sociálnej skupiny. Výkon môžete ďalej zvýšiť naplánovaním prestávok zamestnancov s prestávkami kolegy, s ktorými sú priatelia.

Výkon sa môže tiež zvýšiť, keď sa pracovníci dostanú vonku na slnečné žiarenie a na čerstvý vzduch, preto povzbudzujte členov tímu, aby sa po prestávkach vybrali na krátku prechádzku. To je ďalšia oblasť, v ktorej môžete najlepšie viesť príkladom. Urobte si časté prestávky a vynakladajte úsilie, aby ste sa na nejaké cvičenie dostali von.

Záverečné slovo

Majitelia malých podnikov zvyčajne nemajú dosť času ani peňazí na to, aby urobili všetko, čo chcú. Zvyšovanie produktivity si však nevyžaduje veľké investície. Väčšinu času si jednoducho vyžaduje väčšiu informovanosť vlastníkov aj manažérov.

Ak ste vlastníkom firmy, čo robíte, aby ste povzbudili vyššiu produktivitu svojho tímu? Ak pracujete pre väčšiu organizáciu, čo vaša spoločnosť robí pre zvýšenie produktivity?