Ako zabrániť podvodom a krádežiam zamestnancov vo vašom podnikaní - zásady a plány

Aj keď si môžete myslieť, že podvodníci sú tvrdými zločincami, ktorí skočia zo zamestnania do zamestnania, v denníku účtovníctvo sa uvádza, že väčšina jednotlivcov, ktorí sa dopustia podvodu z povolania, sú prvými páchateľmi. Veľmi málo podvodníkov sa tiež chopí práce s úmyslom podviesť podnik.

To znamená, že dôsledné postupy prijímania do zamestnania a dôkladné kontroly na pozadí nestačia na to, aby zabránili podvodom vo vašom podnikaní. Existujú však určité faktory, ktoré zvyšujú pravdepodobnosť, že jednotlivec sa dopustí podvodu.

Asociácia skúšajúcich vyšetrovaných podvodov tvrdí, že v prípade podvodu sú zvyčajne prítomné tri prvky. Po prvé, jednotlivec, ktorý sa dopustil podvodu, pociťuje finančný tlak - vysoké zdroje dlhu, opulentný životný štýl, členovia rodiny s finančnými problémami a závislosť od hazardných hier sú potenciálne zdroje tlaku.

Po druhé, jednotlivec potrebuje spôsob racionalizácie podvodu. Interný monológ „Nie som dostatočne platený“, „Pracujem tvrdšie ako šéf,“ „Spoločnosť to nikdy nezmešká“ a „Zaslúžim si to“ všetko pomôže človeku ospravedlniť neetické správanie..

Nakoniec, jednotlivci potrebujú príležitosť spáchať podvod. Aj keď vy ako vlastník firmy nemôžete vždy ovplyvniť finančnú situáciu alebo postoje jednotlivcov, faktor príležitostí môžete ovplyvniť kontrolami a zostatkami a vhodnými vnútornými kontrolami..

Bežné typy podvodov

1. Zneužitie majetku

Podľa Asociácie certifikovaných vyšetrovateľov podvodov je sprenevera majetku najbežnejším typom podvodov, ktoré sa vyskytujú v malých podnikoch. K sprenevere majetku dochádza, keď zamestnanec alebo dodávateľ vymyslí systém na odcudzenie alebo zneužitie zdrojov spoločnosti, napríklad hotovosti alebo inventára..

Venujte zvýšenú pozornosť tomu, ako vaše podnikanie zhromažďuje peniaze od zákazníkov. Ak nie sú zavedené správne opatrenia, jednotlivec môže zachytiť hotovosť a skryť ju pred vlastníkom.

2. Skimming

Skimming, populárny spôsob, ako ukradnúť hotovosť, zahŕňa krádež prichádzajúcej platby skôr, ako sa dá úplne zaznamenať do finančných záznamov spoločnosti. Povedzme napríklad, že zákazník chce kúpiť produkt v kamennom obchode. Zamestnanec predaja schémy mohol prijať platbu za tovar, ale namiesto zaznamenania transakcie vreckoval hotovosť.

Pri preskakovaní môže zamestnanec zaznamenať iba časť platby - napríklad zaznamenať iba 50 dolárov zaplatených, keď bola poskytnutá 100 $ - alebo nedokáže platbu zaznamenať úplne. Keďže sa predajná transakcia nezaznamenáva, inventár obchodu sa tiež neaktualizuje. To znamená, že skutočný obchodný inventár bude v skutočnosti menší, ako sa odráža v účtovných záznamoch.

Skimming nie je náchylný iba na osobné transakcie. Účtovný alebo administratívny zamestnanec, ktorý prijíma platby zákazníkom, môže tiež vreckové prichádzať v hotovosti. Zamestnanec môže potom sfalšovať dobropis alebo odpísať účet ako nedobytný, aby si spoločnosť nevšimla, že platba chýba..

Komplikovaný, ale pomerne bežný podvod s možnými pohľadávkami predstavuje lapovanie platieb od zákazníkov. V schéme lapovania účtovník alebo účtovník vreckuje hotovostnú platbu, ktorú zákazník vykoná na účet tohto zákazníka. Na pokrytie nedostatku účtovník používa platbu prijatú od druhého zákazníka na účet prvého zákazníka. Ak si druhý zákazník všimne nesprávny zostatok na účte, účtovník použije platbu od tretieho zákazníka na pokrytie deficitu - atď.

Pretože platby sú tak nesprávne spravované, niekto sa vždy do systému nakoniec dostane. Napriek tomu si podvodníci dokážu udržiavať schémy odchytu mesiace alebo dokonca roky bez toho, aby ich niekto chytil.

3. Hotovosť Larceny

Čistá hotovosť je podobná skimmingu v tom zmysle, že zamestnanec alebo dodávateľ kradne prichádzajúce peniaze. Rozdiel v porovnaní s hotovostnými peniazmi spočíva v tom, že zamestnanec ukradne hotovosť potom, čo bola zaznamenaná v obchodných knihách.

Napríklad zamestnanec môže ukradnúť peniaze z pokladnice po zaznamenaní transakcie. Zamestnanec môže zaznamenať podvodné vyplatenie pokladnice, aby skryl skutočnosť, že hotovosť chýba. Zamestnanec môže napríklad zrušiť predchádzajúci predaj alebo vydať vrátenie peňazí a zodpovedajúcu hotovosť z registra vybrať.

Známky toho, že hotovosť je ukradnutá
Schémy znižovania, ktoré zahŕňajú odpočúvanie hotovosti pred jej zaznamenaním, môžu byť zložité na odhalenie. Môžete si všimnúť tieto varovné signály:

Nízka inventarizácia. Ak je skutočný inventár v obchode nižší, ako by mal byť podľa kníh, je možné, že zamestnanec nezaznamenáva všetky tržby.
Medzery v očíslovaných dokumentoch. Pre reštaurácie a iné podniky, ktoré používajú vopred očíslované poukážky, môže medzera v poukážkach znamenať, že zamestnanec zahodil účtenku a ponechal si hotovosť..
Sťažnosti zákazníkov. Ak zamestnanec spláca platby, zákazníci majú sklon zavolať a sťažovať sa, že zostatky na ich výpisoch nie sú v poriadku.
Nízke príjmy počas určitých zmien. Ak je výber hotovosti nižší, kedykoľvek pracuje jeden konkrétny zamestnanec, môže to znamenať krádež hotovosti.

Vnútorné kontroly na zabránenie krádeži hotovosti

Vyžadovať súhlas manažéra na vydávanie kreditov, neplatných predajov alebo odpísania účtov. Akonáhle sa na transakcii podieľa niekto iný, zlý zamestnanec má menej príležitostí ukradnúť nepozorovane.
Vydávať mesačné výpisy z účtu. Zamestnanec má menšiu pravdepodobnosť, že sa bude snažiť splácať zákaznícke platby, ak klient dostane pravidelnú aktualizáciu stavu svojho účtu.
Povinný čas dovolenky a striedanie pracovných miest inštitútu. Programy lapovania sa rýchlo rozpadajú, keď vinný zamestnanec nemá možnosť pohybovať sa v hotovosti.
Vykonajte prekvapivé hotovostné počty. Porovnaním hotovosti v registri s príjmami z hotovosti môžu manažéri rýchlo zistiť nezrovnalosti v hotovosti.
Video kamery. Zamestnanci sa menej pravdepodobne správajú zle, keď existuje kamera monitorujúca registre.
Zamykacie skrinky. Tým, že sa platby zákazníkov posielajú priamo do bankového zámku, hotovosť neprechádza rukami zamestnancov a zamestnanci nemajú možnosť ich ukradnúť.

4. Podvodné vyplatenie hotovosti

Namiesto toho, aby zdvíhali peniaze, pokiaľ ide o podnikanie, iní podvodníci ukradli vyplatené hotovostné prostriedky. Zo všetkých spôsobov, ktorými zamestnanci a dodávatelia zneužívajú aktíva spoločnosti, je najčastejšie používanou taktikou krádež hotovosti pomocou podvodných vyplatení peňazí..

5. Fakturačné schémy

Zamestnanci môžu fakturovať za tovary a služby, ktoré spoločnosť nikdy nedostala, a vreckovať hotovosť. Zamestnanec falšuje faktúry s hotovými službami alebo výrobkami a pri vyplatení šeku ich podvodník preplatí sám. Zamestnanec má vyplatenú platbu neexistujúcemu predajcovi s použitím mena škrupinovej spoločnosti, ktorú vlastní zamestnanec alebo priateľ alebo rodinný príslušník.

Zamestnanci sa tiež môžu dohodnúť s existujúcim predajcom, aby spoločnosť preplatili produkty za výrobky. Výmenou za presadenie nafúknutej faktúry predajca poskytne zamestnancovi zníženie zisku.

Známky fakturačnej schémy

Sadzby dodávateľa sa výrazne zvýšili. Keď sa sadzby jedného dodávateľa zvýšia o vyššie percento, ako je priemyselná norma, je možné, že nedostanete spravodlivú dohodu.
Preferencia zamestnanca pre určitého dodávateľa. Zamestnanec, ktorý trvá na určitom predajcovi alebo nie je otvorený prijímaniu ponúk od iných dodávateľov, môže dostať províziu.

Interné kontroly na zabránenie fakturačnej schémy

Udržiavajte zoznam schválených dodávateľov a šeky zapíšte iba schváleným dodávateľom. To vám bráni v platbách škrupinovým spoločnostiam alebo zamestnancom. Pred pridaním dodávateľa do zoznamu vykonajte prieskum a ubezpečte sa, že je to legitímna spoločnosť.
Spolu so zoznamom schválených dodávateľov udržiavajte schválený cenník. To sťažuje zamestnancom zvyšovanie cien v spojení s predajcami.
Pred podpísaním šekov si vyžiadajte kópiu správy o prijatí. Týmto spôsobom podpíšete šeky iba pre produkty, ktoré spoločnosť skutočne prijala.

6. Schémy úhrady výdavkov

Ďalším spôsobom, ako získať hotovosť zo spoločnosti, je správať sa o nákladoch. Zamestnanci môžu získať umelo veľkú kontrolu úhrady pridaním osobných výdavkov, neexistujúcich výdavkov alebo iným nafúknutím výdavkov na žiadosť o preplatenie výdavkov..

Známky schémy úhrady výdavkov

Extravagantné výkazy výdavkov. Ak sú niektoré výkazy výdavkov zamestnancov vyššie ako historické priemery alebo iné výkazy zamestnancov, je to znamenie, že zamestnanec míňa príliš veľa.
Zamestnanec neodovzdáva príjmy. Ak k výkazu výdavkov nie sú priložené pôvodné príjmy, nikdy neviete, či zamestnancovi skutočne vznikli náklady.

Vnútorné kontroly na zabránenie schém úhrad výdavkov

Vyžadovať príjmy na úhradu výdavkov. Ak tak neurobíte, môžu zamestnanci pridať výdavky, ktoré nikdy v skutočnosti nevznikli.
Zdokumentujte politiku úhrady výdavkov vašej spoločnosti. V nej musí byť jasné, ktoré druhy výdavkov môžu byť uhradené a čo nie je vhodné na preplatenie. Poskytnite kópiu tejto politiky všetkým zamestnancom.
Porovnajte výkazy výdavkov všetkých zamestnancov, ktorí sa zúčastnili konkrétnej cesty. Ak je jeden oveľa vyšší ako ostatní, je to znamenie, že výdavky sú nafúknuté alebo zamestnanec nadmerne míňa výdavky.

7. Skontrolujte programy manipulácie

Zamestnanci alebo dodávatelia, ktorí majú prístup k odchádzajúcim firemným šekom, môžu s nimi manipulovať vo svoj prospech. Ak nie sú šeky prázdne, niekto ich môže ukradnúť a dať ich sebe alebo priateľovi. Účtovník, ktorý vystaví šeky na podpis majiteľa podniku, môže neskôr zmeniť meno šeku, zachytiť ho a sám ho preplatiť..

Známky kontroly manipulácie

Medzery v kontrolných číslach. Ak je v očíslovaných prázdnych šekoch postupná medzera, je možné, že niekto zdvihol pár.
Sťažnosti dodávateľa. Keď vás predajca informuje, že nedostal platby, aj keď ste šek zrušili, platba mohla byť zadržaná.

Vnútorné kontroly na zabránenie kontroly manipulácie

Zabezpečte, aby boli kontroly prázdne. Mali by byť vždy zamknuté vo vašej kancelárii. Nezdieľajte svoj kľúč a šeky vystavujte iba vtedy, keď je váš účtovný personál pripravený ich vytlačiť.
Skontrolujte svoj výpis z obchodnej firmy každý mesiac. Vyhľadajte sumy šekov, ktoré nepoznáte. Požiadajte svoju banku o zahrnutie skenovania obrázkov šekov, ktoré môžete preplatiť, aby ste sa uistili, že pred schválením nedošlo k ich neoprávnenému zásahu..

8. Krádež zásob a iných aktív

Aj keď sú vaše peniaze v bezpečí, zamestnanci môžu nájsť spôsoby, ako ukradnúť alebo zneužiť fyzické aktíva, ako sú počítače, firemné produkty a zásoby.

Prijímanie schém
Zamestnanci zapojení do procesu prijímania môžu kradnúť zásoby alebo výrobky v mieste dodania. Zamestnanci schémy môžu upraviť prichádzajúcu prepravnú správu a spoločnosť prijímajúcu správu, aby skryli podvod. Ak títo zamestnanci majú tiež prístup k záznamom o nákupe, môžu zmeniť požiadavku na objednávku tak, aby zodpovedala falošným prepravným výkazom.

9. Majetok Larceny

Ak nie je k dispozícii veľa fyzických kontrol na sledovanie majetku, zamestnanci a dodávatelia môžu jednoducho zobrať majetok spoločnosti z priestorov a nikdy ho nevrátiť..

Znaky ukradnutia majetku

Nízka inventarizácia. Ak je inventár v knihách vyšší ako skutočné úrovne inventára, niekto môže kradnúť.
Dokumentácia nedostatočnej kvality. Ak podpora pri nákupe a prijímaní dokumentov nie je originálom alebo sa zdá, že bola zmenená, pravdepodobne sa zaoberáte prácou zlodeja.

Vnútorné kontroly na zabránenie krádeži fyzického majetku

Vykonajte náhodné počty zásob. To vás môže upozorniť na nedostatok zásob a znížiť pravdepodobnosť, že zamestnanci kradnú.
Oddelené povinnosti z inventarizácie. Tá istá osoba by nemala byť zodpovedná za nákup a prijímanie produktov.
Nainštalujte bezpečnostné kamery. Monitorujte najmä miestnosti a oblasti, v ktorých sa skladujú zásoby a cenné výrobky.
Udržujte zásoby a aktíva v bezpečí. Oblasti s cennými aktívami by sa mali podľa možnosti uzamknúť a kľúče by mali mať iba niektorí zamestnanci.

Ďalšie tipy na predchádzanie podvodom v malých podnikoch

Okrem toho existujú všeobecné stratégie, pomocou ktorých sa môžete vyhnúť podvodom. Zmenou spôsobu riadenia a spôsobu delegovania úloh môžete znížiť pravdepodobnosť, že niekto podvrhne vašu firmu..

1. Poznajte svojich zamestnancov

Cowan, Gunteski & Co., spoločnosť CPA, poznamenáva, že ak ste si vedomí zmien v správaní a postojoch zamestnancov, môžete potenciovať potenciálne podvody v zárodku. Pravidelne sa kontrolujte so svojimi zamestnancami a venujte čas rozhovoru o tom, ako sa veci vyvíjajú.

Dajte si pozor najmä na tieto rysy správania, ktoré sa najčastejšie spájajú s podvodníkmi:

Žijú mimo svojich možností - napríklad zamestnanec s nízkym platom, ktorý riadi luxusné vozidlo alebo si robí bohatú dovolenku
Zažívajú sa finančné ťažkosti alebo problémy s dosahovaním cieľov
Udržiavanie nezvyčajne úzkeho vzťahu s konkrétnym predajcom
Neochota dovoliť inému zamestnancovi prevziať niektoré zo svojich povinností
Nikdy nehovoriac o chorých alebo dovolenkách
Prechádza rozvodom alebo zápasí s rodinnými problémami

Samozrejme nikdy nechcete predpokladať, že zamestnanci kradnú len preto, že vykazujú niektoré z týchto vlastností. Ak máte podozrenie, že k podvodom dochádza, môžete svoje úsilie v oblasti monitorovania a predchádzania podvodom zamerať na oddelenia a oblasti, v ktorých pracujú vysokorizikoví zamestnanci. Pokúste sa pomôcť zamestnancom, ktorí sú stresovaní alebo finančne bojujú akýmkoľvek spôsobom, ako môžete - zachováte si viac pracovníkov a získate lojalitu zamestnancov.

2. Spravujte integritou

Ako sa správate ako majiteľ firmy, môže ovplyvniť postoje vašich zamestnancov v súvislosti s krádežami. Ak znížite rohy a nebudete konať eticky, ľudia, ktorí pre vás pracujú, sú viac naklonení urobiť to isté. Naopak, ak urobíte spoločné úsilie, aby ste boli čestní a etickí vo svojich obchodných rokovaniach, zamestnanci pochopia, že od nich sa očakáva rovnaké správanie..

Vytvorte kódex správania, ktorý načrtáva typ správania, ktoré očakávate od všetkých vo vašej firme. Tiež objasnite, že vaše dvere sú vždy otvorené zamestnancom, ktorí sa chcú podeliť o svoje obavy z obchodných operácií. Asociácia osôb poverených prieskumom podvodov zistila, že väčšina manažérov sa dozvie o podvodoch v zamestnaní po tom, ako sa k nemu došlo, preto zvážte zavedenie anonymnej horúcej linky na hlásenie podozrenia z podvodu..

3. Oddelené povinnosti

Jednou z najlepších vnútorných kontrol na zabránenie podvodom je oddelenie povinností. Inými slovami, jedna osoba by nemala byť zodpovedná za toľko úloh, že podvod môže byť spáchaný a zakrytý bez vedomia majiteľa. S cieľom odstrániť príležitosti na podvod by žiadna osoba nemala mať úschovu aktív (ako napríklad hotovosť a cenné produkty), schopnosť zaznamenávať alebo meniť účtovné informácie o týchto aktívach a právomoc schvaľovať transakcie týkajúce sa týchto aktív..

V malej firme je segregácia povinností zložitá, pretože medzi nimi nemáte dosť ľudí na rozdelenie úloh. Stále však môžete podniknúť kroky na rozdelenie kľúčových funkcií iba s dvoma alebo tromi zamestnancami.

Napríklad povedzte, že vy a administratívny pracovník ste vo svojom podnikaní jedinými dvoma zamestnancami. Aj keď váš správca kancelárie môže mať prístup k nedefinovaným finančným prostriedkom, zosúladiť výpis z účtu a vytvárať faktúry a bankové vklady, mali by ste byť tým, kto kontroluje výpis z účtu, otvára poštu, kontroluje transakcie a schvaľuje dobropisy..

Ak máte tretieho zamestnanca - povedzme kancelárskeho asistenta - nechajte tohto zamestnanca zladiť výpis z účtu, otvoriť poštu a pripraviť bankové vklady. Týmto sa z vašej platne odstráni určitá zodpovednosť a pre manažéra kancelárie je ťažšie skryť ukradnuté platby.

Záverečné slovo

Implementácia vnútorných kontrol je kritickou súčasťou ochrany vášho podnikania. V praxi však môže byť nepríjemné.

Zamestnanci a dodávatelia nemusia pochopiť, prečo sa ich povinnosti menia. Oznámte svojim zamestnancom, že sú zavedené kontroly, ktoré ich chránia ako pracovníci a podniky. Zapojte ich do procesu zlepšovania podnikovej bezpečnosti a pravidelne požiadajte o ich príspevky. Ako jednotlivci, ktorí vykonávajú každodennú prácu, môžu mať prehľad o určitých procesoch, ktoré vám môžu pomôcť zlepšiť ovládacie prvky. Môžu vám tiež oznámiť, ktoré ovládacie prvky fungujú dobre a ktoré nie.

Už ste niekedy vlastnili alebo pracovali v podniku, kde sa niekto dopustil podvodu? Ako sa to stalo?